Oggi, i vertici di persona non sono l'unico modo per creare relazioni commerciali significative. I vertici e gli eventi virtuali riuniscono le persone per discutere di argomenti importanti, generare contatti e aumentare le vendite. La potenza degli strumenti di produzione e video può aiutare qualsiasi azienda o creatore a creare spazi digitali significativi in cui i leader del settore possono connettersi, prosperare e far crescere la propria attività.
Quindi, come si inizia? In questo articolo, tratteremo le nozioni di base su cos'è un vertice virtuale, come creare un evento virtuale straordinario e perché possono avere un impatto significativo sulla tua attività.
Che cos'è un vertice virtuale?
Un vertice virtuale è un evento collaborativo online esclusivo in cui i relatori sono invitati a discutere un argomento specifico. I vertici virtuali sono una grande opportunità di lead generation per le aziende poiché i partecipanti in genere si registrano per partecipare all'evento. Alcuni vertici sono solo su invito con la partecipazione di dirigenti di alto livello o persone influenti, il che li rende un luogo ideale per condividere nuove informazioni sul settore.
Ulteriori informazioni sugli eventi VimeoProprio come un vertice di persona, un vertice virtuale è un ottimo modo per attirare clienti e coltivare le relazioni con i clienti esistenti, il tutto senza il costo di organizzare un evento fisico.
In genere, i vertici virtuali possono durare 3-5 giorni a seconda del volume dei contenuti dell'evento e dell'elenco degli oratori. Tuttavia, un recente sondaggio ha mostrato che il 70% degli intervistati ritiene che un evento dovrebbe durare un'ora o meno . Gli organizzatori di eventi dovrebbero prendere in considerazione l'idea di suddividere i contenuti dei relatori nel corso di alcune settimane, per aiutare a mitigare l'affaticamento di video o eventi. Ciò consente a tutti gli argomenti dell'evento di riunirsi per risolvere i problemi del settore e supportare il tema generale del vertice virtuale.
Perché i vertici virtuali sono in forte espansione
Raggiungi più partecipanti all'evento
Un grande motivo per cui i vertici virtuali sono popolari è perché hanno un'impronta globale estesa. Ciò garantisce che il contenuto dell'evento abbia il potenziale per raggiungere più persone e attirare più relatori, creando un evento ricco e inclusivo con vaste opportunità di networking e apprendimento. Questi eventi hanno il potere di collegare i leader del settore di tutto il mondo che altrimenti non avrebbero potuto partecipare di persona.
I vertici virtuali sono anche interessanti per i dirigenti o i principali responsabili delle decisioni aziendali. Con gli impegni occupati, i dirigenti in genere hanno difficoltà a riunirsi tutti in un unico posto. Per non parlare della seccatura di organizzare il viaggio e l'alloggio. Ma un vertice virtuale rende facile per la c-suite adattarsi ai loro già impegnativi programmi. Ciò significa che gli esperti di marketing possono trovare un canale chiave di generazione di lead attraverso vertici virtuali e altri eventi virtuali o serie di webinar.
Crea esperienze di eventi di impatto e convenienti
Prendendoti il tempo necessario per pianificare il tuo evento virtuale con i contenuti e l'esperienza giusti, puoi creare l'influenza e il prestigio del tuo marchio e rendere il tuo vertice un evento del settore da non perdere.
Il contenuto giusto, i relatori e la progettazione di eventi virtuali possono aiutarti ad attirare il pubblico di destinazione dell'evento e puoi coinvolgerli con istruzione, leadership di pensiero, dimostrazioni di prodotti e opportunità di networking.
I vertici virtuali sono generalmente convenienti rispetto ai vertici di persona. Mentre gli eventi di persona possono richiedere mesi o addirittura un anno di pianificazione con più persone, team e risorse coinvolte, i summit virtuali possono essere trasmessi direttamente da un browser con risorse minime come un'uscita video e audio. Sono un modo sostenibile per creare eventi senza perdere il numero di potenziali partecipanti.
Puoi anche aumentare la generazione di lead e le opportunità di guadagno con opzioni di biglietti a pagamento che offrono l'accesso a contenuti esclusivi di cui il tuo pubblico ha bisogno. Questo apre le porte a potenziali profitti e terrà occupati i tuoi team di vendita.
Scopri come creare un playbook di video marketing
Scopri come i professionisti del marketing utilizzano una strategia di marketing incentrata sui video per produrre contenuti straordinari che stimolano il coinvolgimento del pubblico.
Ottieni la guidaCome ospitare un vertice virtuale
Ospitare un vertice virtuale è molto simile a ospitare un evento virtuale. Ciò che distingue davvero un vertice è l'attenzione alla collaborazione. Dai contenuti, ai relatori, alle opportunità di coinvolgimento, vorrai fare spazio alle discussioni mentre costruisci il tuo vertice virtuale.
Ecco alcuni passaggi chiave da considerare nel processo:
Pianifica il tuo evento e stabilisci obiettivi
La pianificazione e la definizione degli obiettivi è della massima importanza. Poni alcune domande importanti tra cui:
- Chi è il tuo pubblico di destinazione per questo vertice?
- Qual è il problema che il tuo pubblico sta cercando di risolvere?
- In che modo questo pubblico contribuirà alle soluzioni?
Rispondere a queste domande ti aiuterà a creare un progetto per il tuo vertice. Quindi, determina quando avere il tuo vertice. Tieni a mente le vacanze, la stagione del rientro a scuola e i fusi orari. Fai attenzione anche ad altri potenziali eventi competitivi.
Sebbene il tempo per preparare il tuo vertice virtuale possa variare a seconda delle dimensioni e degli obiettivi, in genere è sicuro stimare 12-20 settimane di tempo di consegna. Il motivo principale per un lead time più lungo è che si desidera includere sia il tempo per organizzare il vertice sia la preparazione e l'inserimento dei relatori per l'evento. Ciò include il tempo per presentare, restringere gli argomenti di discussione, creare presentazioni di eventi o webinar, prove e promozioni generali.
*Suggerimento per professionisti: Gli oratori del vertice virtuale richiedono un po' più di attenzione. È comune inviare promemoria per scadenze e aggiornamenti sui numeri di registrazione degli eventi. La trasparenza con i relatori è fondamentale per costruire una relazione forte.
Costruisci il sito web del tuo evento e valuta le tue esigenze tecnologiche
La creazione di siti Web e l'impostazione della tecnologia sono fondamentali per il tuo vertice virtuale. Quando costruisci l'esperienza di registrazione per l'evento, tieni sempre in primo piano l'esperienza dei partecipanti.
Ad esempio, la pagina di registrazione dell'evento dovrebbe essere progettata per catturare l'attenzione del pubblico. La tecnologia dell'evento dovrebbe anche essere facile da navigare il giorno del vertice virtuale, il che significa meno tempo per scaricare app e più tempo per dedicarsi ai contenuti all'interno di un browser.
Abbiamo messo in evidenza le caratteristiche chiave del vertice virtuale da cercare quando si valuta una soluzione per un evento:
Portale di registrazione personalizzabile: Un modulo di registrazione, un portale o una pagina è il modo in cui i partecipanti si registrano per il tuo evento. Se hai opzioni di biglietto a pagamento, qui i tuoi partecipanti possono anche acquistare biglietti aggiornati per tutti i pass VIP di accesso
Esperienza di visione di alta qualità: Il contenuto dell'evento e l'esperienza di visualizzazione sono fondamentali per coinvolgere i partecipanti al vertice. E con così tanti modi per passare il tempo, passando da una scheda all'altra, è utile scegliere una soluzione che offra agli spettatori la facilità di guardare l'evento all'interno del proprio browser, invece di chiedere loro di scaricare un'applicazione in anticipo.
Studio di produzione intuitivo: I programmatori di eventi virtuali hanno bisogno della sicurezza per andare in diretta. Strumenti di trasmissione potenti e intuitivi che consentono a un singolo utente di caricare e manipolare i contenuti prima di un evento dal vivo sono un ottimo modo per assicurarsi che tutto sia a posto per andare dietro le quinte prima di andare in diretta.
Marchio dell'evento :il controllo di colori, caratteri, opacità e loghi aiuta a creare un'esperienza virtuale coerente e basata sul marchio.
Videoteca: I vertici virtuali includono moltissimi contenuti video come keynote, sessioni di relatori, tavole rotonde e workshop. Una videoteca può fungere da luogo in cui i partecipanti possono accedere ai materiali dell'evento e alle presentazioni dopo l'evento. Questa funzione è un punto di svolta soprattutto dopo l'evento.
Strumenti di coinvolgimento: Il tuo pubblico parteciperà all'evento per imparare e portare avanti la propria carriera, ma sperano anche di costruire nuove relazioni commerciali. Chat dal vivo, domande e risposte moderate, quiz, sondaggi, riunioni 1:1 e sessioni di networking dedicate possono aiutare a facilitare le collisioni casuali online.
Accettazione elenco email: Aggiungi alla tua canalizzazione di marketing e fai crescere il pubblico del tuo marchio con le opzioni per iscriverti a newsletter o elenchi di e-mail. Esplora le soluzioni per eventi che includono integrazioni alle tue operazioni di marketing e agli strumenti CRM.
Analisi post-evento: Ottieni un'idea delle prestazioni del tuo evento virtuale con statistiche di eventi macro come visualizzazioni totali, tempo di visualizzazione medio e picco di spettatori, nonché analisi a livello di spettatori come il numero di iscritti rispetto ai partecipanti, il tempo di visualizzazione e qualsiasi coinvolgimento da sondaggi e domande e risposte. Questi dati possono aiutare i produttori di eventi a comprendere il comportamento dei partecipanti a livello granulare al fine di ottimizzare le esperienze future degli eventi.
Strumenti di editing video: Dopo l'evento, puoi ritagliare il video e aggiungere capitoli prima di ospitare il contenuto per l'uso on-demand. Vuoi creare una bobina highlight? Cerca piattaforme in grado di creare GIF divertenti dai tuoi contenuti in modo da poter condividere via e-mail o campagne social una volta terminato l'evento.
* Suggerimento per professionisti: Assicurati che i contenuti del tuo sito web parlino direttamente al tuo pubblico. Prendi in considerazione l'assunzione di un copywriter esperto nell'argomento o nel settore in questione. Possono anche aiutare nella revisione di presentazioni, contenuti del sito Web e qualsiasi grafica visiva.
Promuovere l'evento con partner e sponsor
La collaborazione con marchi di nicchia può portare un vasto pubblico al nostro vertice virtuale. È meglio iniziare a cercare all'interno della tua rete esistente. Non si sa mai, potresti scoprire nuove connessioni o ricevere presentazioni di altri marchi.
Quando si pianifica la strategia di sensibilizzazione degli sponsor, la personalizzazione è fondamentale. Attira la loro attenzione in pochi secondi dalla lettura dell'e-mail. La tattica chiave è notare quale sia la proposta di valore per loro. Potresti anche considerare di registrare un video nell'e-mail che riassume "Cosa c'è in loro per partecipare?" per aiutarli a rispondere a questa domanda e avviare la conversazione.
Una partnership adeguata può fare miracoli per il tuo vertice e avere un impatto anche sul settore in generale. Mediaweek di Adeek ha il supporto dell'Association of National Advertisers (ANA) e delle 4A. L'ANA da sola rappresenta i marketer che rappresentano oltre 400 miliardi di dollari in marketing e pubblicità all'anno. Le 4A servono oltre 700 agenzie membri che aiutano a dirigere oltre l'85% della spesa pubblicitaria totale degli Stati Uniti. Questo è ciò che io chiamo partnership potenti.
Prepara i contenuti dell'evento dal vivo e preregistrati
Una delle domande più grandi per qualsiasi evento virtuale è se le sessioni debbano essere live o preregistrate. Poiché i summit virtuali sono più collaborativi e funzionano meglio con il coinvolgimento dei partecipanti dal vivo, è meglio andare dal vivo al 100%. Ciò consente domande e risposte del pubblico in tempo reale. Questo è importante per un vertice per avere un dialogo costante con i punti di discussione in corso che contribuiscono. I contenuti preregistrati dovrebbero essere per brevi frammenti di video o contenuti informativi provenienti dal tuo marchio in questa impostazione.
Indipendentemente dal fatto che i relatori arrivino dal vivo o vadano in onda in simultanea, vorrai che appaiano al meglio e si sentano sicuri. Come parte del loro processo di onboarding, invia loro un kit di altoparlanti virtuali. Ciò include tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo quando vanno in diretta come luci, un microfono e uno sfondo per un display professionale completo. Le prove dovrebbero includere il test di tutte le apparecchiature con largo anticipo.
* Suggerimento per professionisti: Gli standard per un vertice virtuale sono superiori rispetto ad altri eventi virtuali. Se hai un margine di manovra nel tuo budget, assumi un team di produzione professionale per gestire le registrazioni dal vivo. Di solito sono costituiti da un regista, produttore, operatore del suono e ingegnere di trasmissione. Garantiranno che lo streaming sia di alta qualità, mantengano i livelli audio, utilizzino l'attrezzatura giusta e passino a riprese diverse senza problemi.
Esamina feedback e analisi post-evento
Il feedback è essenziale per misurare il successo del tuo evento virtuale. Il feedback dei partecipanti fornirà informazioni sul valore del contenuto e dell'esperienza dell'evento. Il feedback dei relatori ti darà informazioni su come è stato il processo di onboarding e su come si sentono i relatori di successo riguardo alle loro sessioni. In definitiva, i tuoi relatori dovrebbero sentirsi in controllo delle loro presentazioni, ma chiaramente guidati dal tuo team. I moduli di feedback possono essere inviati via e-mail con diversi ruoli di partecipante basati sulla messaggistica, partecipazione all'evento o altri dettagli utilizzati per segmentare il pubblico.
Inoltre, l'analisi degli eventi come il numero di iscritti, partecipanti, tempo di visualizzazione totale, picco di spettatori e dettagli su domande e risposte, sondaggi e commenti possono offrire agli organizzatori di eventi una maggiore visibilità su quali parti dell'evento sono coinvolgenti e su come migliorare per il futuro.
Fornire più modi per interagire con i contenuti e connettersi con i partecipanti
La fine del tuo vertice virtuale non dovrebbe segnare la fine delle conversazioni di lavoro. Non dimenticare di modificare i tuoi contenuti video e di ospitarli su richiesta per gli iscritti e i partecipanti all'evento.
Puoi anche incoraggiare i partecipanti a connettersi e collaborare dopo il vertice. Considera l'idea di ospitare una community esclusiva attraverso canali social come Facebook o Slack. Monitora questi canali regolarmente e alimentali con gli incentivi del tuo marchio. Questo può assomigliare a gruppi di difesa, programmi di tutoraggio, gruppi di appartenenza, incontri, gruppi di consulenza e altro ancora.
* Suggerimento per professionisti: Un follow-up spesso trascurato è il punto di contatto post-evento con i tuoi partner. Vai oltre l'invio di un elenco di partecipanti e organizza una chiamata o un pranzo dopo il vertice. Vuoi che i tuoi partner si sentano apprezzati e che i loro feedback e opinioni siano ascoltati. Potrebbero anche avere suggerimenti per vertici futuri che assicureranno il loro sostegno per i vertici virtuali a venire.