Municipi. Trimestrali, semestrali, indipendentemente dalla cadenza, hanno seguito per lo più lo stesso formato dall'inizio dell'ora del municipio. Pensa a diapositive con testo pieno, dialoghi unidirezionali ascoltati solo da quelli nella stanza e un'email di riepilogo simile a un tomo.
Ultimamente, tuttavia, le aziende sono passate da presentazioni rigide a discussioni più autentiche e coinvolgenti con i dipendenti. Come? Ospitando municipi inclusivi e interattivi in live streaming che forniscono un ambiente aperto in cui i dipendenti possono esprimere le proprie preoccupazioni e allinearsi con gli obiettivi aziendali.
Imparare a trasmettere in streaming gli eventi del municipio ha aiutato molte aziende a raggiungere più dipendenti in tutto il mondo. Prendi Rite Aid, per esempio. Sulla scia del distanziamento sociale dovuto al COVID-19, il gigante dei drugstore si è recato a Vimeo per ospitare la sua prima riunione virtuale in municipio per 3.000 partecipanti.
Il risultato? Il loro evento dal vivo ha portato più dipendenti a partecipare a oltre un decennio di riunioni di persona.
La crescente forza lavoro globale, remota e generazionalmente diversificata richiede una nuova soluzione per il posto di lavoro. Ecco la cosa:
- Il 60% dei dipendenti americani non conosce le strategie della propria azienda.
- I lavoratori disinformati hanno una probabilità 12 volte maggiore di affermare che la loro soddisfazione e il morale del lavoro sono "molto scarsi".
- Pre-COVID, il 44% - quasi la metà - dei dirigenti ha affermato che la comunicazione tra loro e il personale era "eccellente". Nemmeno un quarto del personale si è sentito allo stesso modo.
La soluzione è chiara. Le riunioni interattive del municipio, facilitate dai giusti strumenti di comunicazione interna, possono avere un effetto positivo sul coinvolgimento dei dipendenti. I municipi non solo allineano i dipendenti alle strategie della tua azienda, ma offrono loro anche una piattaforma per porre domande e esprimere preoccupazioni.
Se vuoi pianificare una riunione del municipio di successo e coinvolgente per la tua attività, possiamo mostrarti come. Esamineremo cos'è una riunione del municipio, approfondiremo il suo scopo, i vantaggi, un piano d'azione in 6 fasi per organizzare il tuo evento e suggerimenti importanti per assicurarci che il tuo evento si svolga ogni volta senza intoppi.
In questo articolo:
- Cos'è un municipio?
- Cinque vantaggi di un municipio
- Come organizzare una riunione del municipio
- Cinque consigli per un municipio di successo
Cos'è un municipio?
Un municipio è un forum in cui i leader possono condividere contesto, processi decisionali e fattori ambientali rilevanti a un pubblico più ampio. È anche un'opportunità per un pubblico di fornire feedback e porre domande. Un municipio è più efficace quando i leader cercano sinceramente di condividere informazioni obiettive e di ascoltare feedback autentici.
Che aspetto ha in pratica una riunione del municipio? Tipicamente, queste riunioni sono opportunità per i leader di un'istituzione per fare un rapporto sullo stato delle cose all'interno dell'istituzione (ecco perché in Vimeo li chiamiamo lo Stato del Vimeo ) e per parlare di alcuni degli argomenti più importanti che interessano ai membri del pubblico (dipendenti).
Un "municipio" per tradizione presuppone un dialogo bidirezionale, che potrebbe non essere sempre il caso per una serie di motivi (es. limiti di tempo, quantità di contenuti da coprire, problemi di sensibilità, rilevanza del pubblico, ecc.).
Qual è un'altra parola per riunione del municipio?
Le riunioni del municipio sono spesso chiamate riunioni di tutto il personale, riunioni di tutti i mani e riunioni di tutti i mani sul ponte. Alcune aziende hanno nomi interni anche per questi incontri. Ad esempio, Splash, una piattaforma di marketing di eventi, si riferisce alle riunioni del municipio come "chiamate cittadine".
Cinque vantaggi di un municipio
Ci sono numerosi vantaggi nel condurre regolarmente riunioni del municipio ricorrenti.
Sia che tu adotti un approccio più "stato di un'unione", in cui i leader aziendali offrono una panoramica di alto livello dei messaggi aziendali chiave, aggiornamenti e scadenze o un municipio più tradizionale che si concentra sul coinvolgimento del pubblico con domande e risposte dal vivo, ecco alcuni dei migliori motivi per iniziare a produrre il tuo prossimo municipio.
Promuovere la trasparenza
Idealmente, il contenuto del municipio è strutturato in modo da essere rilevante per tutto il pubblico, indipendentemente dal dipartimento, dall'azienda, dall'unità o dall'ubicazione. Ciò promuove la trasparenza e migliora il flusso di informazioni tra dipartimenti, team e ruoli individuali.
Poiché i dipendenti ricevono un aggiornamento sull'attività a livello dirigenziale, ottengono anche preziose informazioni sulle aree che non fanno sempre parte del loro lavoro quotidiano.
Riconosci ed evidenzia team e dipendenti
I municipi sono un luogo ideale per far luce su diversi dipartimenti e squadre che svolgono un ottimo lavoro. I vantaggi qui sono duplici:in primo luogo, i dipendenti e i team possono essere riconosciuti per i loro contributi e in secondo luogo, i team che normalmente non interagiscono sono esposti alle priorità e ai successi degli altri.
Rafforzare la cultura aziendale
I dirigenti possono rafforzare la fiducia dell'azienda con aggiornamenti di alto livello, sottolineando i valori aziendali e ricordando ai dipendenti programmi, servizi, vantaggi e iniziative a loro disposizione. A sua volta, questo può rafforzare importanti valori aziendali e promuovere la cultura aziendale.
Crea comunicazioni esecutive
Un dipendente potrebbe non vedere o interagire regolarmente con i dirigenti su base giornaliera. I municipi offrono una finestra sul dialogo e sulla mentalità del gruppo dirigente dell'organizzazione. Questo può aiutare a umanizzare un gruppo dirigente, fornendo un volto, una voce e una personalità ai nomi. E, in tempi difficili, può ricordare ai dipendenti che anche i leader sono persone.
Allinea i team e affronta problemi importanti
Uno dei valori di una sessione di domande e risposte in municipio è che i dirigenti possono ascoltare il feedback direttamente da coloro che guidano. La spontaneità delle domande e risposte in tempo reale e il coinvolgimento dei dipendenti consentono ai dirigenti di affrontare in modo proattivo il feedback prima che sia teso o distorto.
La comunicazione non è solo dire una cosa in un posto. La comunicazione più efficace viene rafforzata nel tempo, attraverso i canali e in diversi formati in modo che sia accessibile a tutti e disponibile nel canale preferito di qualsiasi individuo.
Come si fa una riunione in municipio?
Puoi ospitare una riunione fisica, un live streaming o accoppiarli entrambi per la riunione del municipio. Inizia con l'impostazione dell'ordine del giorno. Quindi vai a decidere il formato, seleziona una data adatta a tutti e pianifica il contenuto della tua riunione. Non dimenticare di inviare gli inviti in anticipo in modo che tutti possano bloccare il tempo per l'evento nel proprio programma.
Come organizzare una riunione del municipio
Dalla pianificazione del flusso della tua riunione alla preparazione dell'impostazione del live streaming, abbiamo esposto i dettagli essenziali per ospitare una riunione del municipio che è un successo strepitoso.
1. Seleziona la tua sede e i relatori
Inizia con l'ordine del giorno della riunione. Chiediti:quale/i argomento/i tratteresti? Cerca di limitarli a 2-3 in modo da poter approfondire, non in modo ampio, ogni argomento.
Stabilisci chi parlerà dopo. Ciò dovrebbe includere il tuo CEO, ma anche i capi dipartimento o team in modo che possano aggiornare tutti sui progressi compiuti in ciascuna area dell'azienda.
Suggerimento da professionista :sii inclusivo nella selezione dei relatori coinvolgendo le persone timide con la telecamera come fa Empersand nelle loro riunioni.
Una volta terminato, stabilisci una data per la riunione adatta ai programmi di tutti e appiana la struttura e il flusso della riunione. Ad esempio, stabilisci per quanto tempo parlerà il CEO, chi passerà il microfono a chi e così via. Questo assicura che tutto vada liscio.
Infine, decidi il tuo luogo. Se stai conducendo una riunione di persona, cerca un posto che possa ospitare tutti. Prestare particolare attenzione ai posti a sedere. Un arrangiamento simile a un teatro invia il messaggio che i dipendenti saranno in ascolto. Una tavola rotonda ravvicinata, al contrario, indica che i partecipanti sono i benvenuti per la partecipazione.
D'altra parte, se prevedi di trasmettere in streaming la tua riunione del municipio, avrai bisogno di uno spazio per ospitare tutto l'hardware.
Dopo aver spuntato tutte queste attività dall'elenco, inizia a inviare gli inviti. Assicurati di menzionare l'argomento in modo che i dipendenti possano venire preparati con le loro domande.
2. Configura il tuo live streaming
Stai pianificando un evento ibrido o un municipio virtuale? Stupendo! Troverai utili i suggerimenti in questa sezione. Sentiti libero di passare al passaggio successivo se hai intenzione di ospitare un evento di persona.
Vantaggi delle riunioni del municipio in live streaming
Ci sono cinque vantaggi principali che le riunioni del municipio dal vivo possono aiutare la tua azienda:
- Migliore copertura e connettività tra i fusi orari, poiché i dipendenti possono accedere dai loro spazi di lavoro in qualsiasi parte del mondo. Anche se non riescono ad arrivare in tempo, possono accedere al live streaming archiviato in un secondo momento.
- Più "umano" con maggiore tempo di contatto con i dipendenti. Michael Weinstein, Video Studio Lead di Deloitte Global, sottolinea:"Quando è dal vivo, senti quella persona, puoi comunicare con loro e anche loro la umanizza davvero".
- Partecipazione in tempo reale mentre fai in modo che il personale condivida la propria opinione e le proprie domande con chat dal vivo, sondaggi e domande e risposte.
- Più contenuti per vari altri scopi. Ad esempio, il nostro cliente, Rite Aid, ripropone e riutilizza i propri contenuti in live streaming per l'onboarding e la formazione di nuovi dipendenti.
- Promuovere un maggiore coinvolgimento, collaborazione e connessioni peer-to-peer sul lavoro. Un recente rapporto di GlobalWebIndex e Vimeo ha rilevato che il video ha avuto un impatto positivo sul coinvolgimento dei dipendenti.
Progetto in 3 fasi per la preparazione del tuo evento live
Ora che sai quanto possono essere utili i municipi fumanti dal vivo, dovrai preparare la tua configurazione live. Abbiamo una guida dettagliata su come trasmettere in streaming la riunione del municipio, ma ecco un rapido progetto in 3 passaggi per iniziare.
- Prepara il tuo hardware
Avrai bisogno di una fotocamera di livello professionale, un microfono per l'audio e un cavo AV per portare il flusso audio. Non dimenticare un codificatore per convertire i dati grezzi in uno streaming live visualizzabile e uno switcher per andare avanti e indietro tra varie sorgenti audio e video.
- Fai girare il tuo software
La giusta piattaforma di live streaming trasforma il tuo computer in uno studio di produzione live. Se sei ancora alla ricerca di una soluzione sul mercato, di seguito abbiamo alcuni suggerimenti su come scegliere quella giusta per la tua attività.
- Test drive prima del tuo stream
Infine, visualizza in anteprima il tuo stream per vedere che tutto è a posto. Assicurati di controllare la velocità di Internet per impedire il buffering del flusso. Non dimenticare di organizzare un backup di alimentazione. Dopotutto, non vorrai che l'alimentazione interrompa il flusso della tua riunione.
Quattro cose da cercare nella tua piattaforma di live streaming
👉 Diretta streaming di alta qualità
Non c'è niente di più dirompente di un flusso irregolare. Cerca una soluzione che fornisca strumenti di live streaming professionali per aiutarti a ridurre al minimo i problemi tecnici.
Suggerimento per professionisti: Costruisci credibilità aziendale personalizzando le riunioni del municipio dal vivo e ospitandole in una videoteca.
👉 Sicurezza con SSO
Questo è fondamentale in modo da poter controllare chi nella tua azienda ha accesso all'evento dal vivo. Assicurati di considerare le opzioni che consentono il controllo con la funzione SSO e la whitelist del dominio.
👉 Archiviazione automatica
Uno dei principali vantaggi degli eventi live è che i team globali possono accedere ai contenuti. È importante scegliere un servizio che consenta ai dipendenti di accedere facilmente all'evento molto tempo dopo che è terminato.
👉 Facile da usare
Per non parlare del fatto che vuoi qualcosa che non sia un osso duro da rompere. Lo streaming live è già abbastanza difficile, quindi pianifica di utilizzare una piattaforma con un'interfaccia utente intuitiva, opzioni di branding e strumenti interattivi per aiutarti a offrire un'esperienza live coinvolgente senza il mal di testa.
3. Crea una bozza dei tuoi contenuti
È qui che decidi cosa dire. Una riunione di successo in municipio racchiude contenuti concisi e intenzionali. Quindi un buon punto di partenza è creare uno schema che descriva in dettaglio ciò che vuoi coprire.
Con i suggerimenti chiave sulla carta, arricchisci ogni sezione, chiedendoti:come posso fornire queste informazioni in modo da motivare i dipendenti?
Ecco quattro modi per farlo:
- Utilizza i dati e i casi di studio dei clienti per raccontare storie . Invece di rigurgitare una lista di numeri di lavanderia, sii selettivo con le statistiche che condividi. Usa la tecnica del problem-agitate-solve (PAS):evidenzia il problema, strofinalo un po', condividi i risultati supportati da 1-2 numeri di impatto.
- Sfrutta i contenuti generati dagli utenti (in questo caso, cliente o dipendente generato). Axalta Coating Systems, ad esempio, condivide i contenuti inviati dagli utenti sotto forma di video nei loro municipi dal vivo. "Poiché dobbiamo certificare i nostri utenti, facciamo in modo che ci inviino video come parte della loro certificazione", afferma Steve Hamaday, Virtual Training Manager di Axalta.
- Attingi alle emozioni dei dipendenti per coinvolgerli . Ad esempio, il team di Buffer ha una sessione di 10 minuti sulle celebrazioni nei loro municipi in cui si occupano dei risultati aziendali e dei dipendenti come nuovi animali domestici, matrimoni, nuove case e altro ancora.
- Modifica il formato dei tuoi contenuti . Invece di eseguire diapositiva dopo diapositiva nella presentazione, aggiungi tutorial e clip di presentazione registrate. In questo modo parlerai meno, mostrerai di più, ad esempio dimostrando una nuova funzionalità.
4. Prepara la tua presentazione
Ora per impacchettare tutte le informazioni in una presentazione.
Può sembrare facile, ma creare diapositive coinvolgenti richiede un certo sforzo. Ma siamo qui per semplificarti le cose. Segui questi suggerimenti per creare la tua presentazione:
- Mira a utilizzare non più di 10 diapositive per coprire il tuo argomento in 20 minuti.
- Scrivi diapositive di facile lettura con testo minimo. Inoltre, usa un carattere leggibile con una dimensione di 30 punti.
- Diversificare il formato delle diapositive. Cerca di posizionare solo 5 diapositive con testo pesante alla volta. Rompili con tutorial video, GIF e diapositive con grafici. Ove possibile, organizza il contenuto in 6 punti elenco per diapositiva contenente 6 parole per punto.
5. Elabora il tuo piano di coinvolgimento
Poiché l'obiettivo di una riunione del municipio è facilitare le conversazioni bidirezionali, è essenziale non perdere la pianificazione del coinvolgimento.
Ecco alcuni modi per stimolare il coinvolgimento:
Apri presto il terreno alle domande . In effetti, puoi iniziare a cercare domande già dopo aver inviato gli inviti. È anche una buona idea fermarsi dopo ogni sessione, come fa HelpScout nelle riunioni del municipio, per far entrare le domande prima di andare avanti.
Coinvolgi il tuo pubblico con sondaggi e chat dal vivo durante la riunione e una sessione di domande e risposte dal vivo dedicata alla fine . Tanto più meglio se riesci a renderlo anonimo. Alcune aziende hanno riscontrato che il 78% dei dipendenti preferisce interrogare in modo anonimo. Anche i Vimean fanno domande in modo anonimo. Il COO di Vimeo, Courtney Sanchez, sottolinea l'importanza di uno spazio sicuro per porre domande spontanee. “Crediamo nel dialogo trasparente e nella creazione di un ambiente in cui sia sicuro per chiunque porre una domanda. Utilizziamo strumenti di domande e risposte anonimi e i dipendenti possono votare verso l'alto e verso il basso le domande che ritengono siano le più importanti a cui rispondiamo."
Pianifica in anticipo i rompighiaccio . Qualsiasi cosa divertente e spensierata aiuterà a scongelare l'imbarazzo. Ad esempio, il team di Buffer ha sperimentato come far meditare e allungare i partecipanti insieme (una posa divertente può far ridere tutti di sicuro!). Allo stesso modo, su Vimeo, abbiamo avuto successo con i video in cui tutti presentano i propri animali domestici.
Hai bisogno di altre idee su come coinvolgere la tua forza lavoro remota?
Scopri come i team di leadership utilizzano i video per unire, allineare e motivare virtualmente più team con municipi, workshop di formazione e altro ancora.
Leggi di più6. Pianifica il feedback
Senza ottenere feedback, non puoi davvero dire quanto bene stai colmando il divario di comunicazione con i dipendenti.
Quindi, ecco tre modi utili per raccogliere feedback:
- Conduci sondaggi e sondaggi anonimi. Il primo può porre domande come "questa sessione è stata utile" e il secondo può scavare in profondità, ponendo domande aperte come "cosa ti è piaciuto di più" e "come pensi che possiamo migliorare questo incontro per te". Puoi anche sfruttare i sondaggi per chiedere ai dipendenti di valutare la loro esperienza su una scala da 1 a 10.
- Chiedi ai nuovi dipendenti cosa pensano della riunione del municipio . Chiedi loro come hanno apprezzato l'evento e se c'è qualcosa che i loro precedenti datori di lavoro hanno fatto meglio.
- Guarda le tue analisi del live streaming . La dashboard di analisi di Vimeo ti aiuta a estrarre statistiche sul tempo di visualizzazione e sul totale degli spettatori dal vivo per capire chi si è sintonizzato e per quanto tempo la riunione ha coinvolto lo staff.
Cinque consigli per un municipio di successo
Ottieni l'allineamento in anticipo
Collaborare con la leadership e i "frequent flyer" (coloro che di solito si presentano a queste riunioni) per allinearsi all'ordine del giorno, al contenuto e all'elenco dei relatori eccezionali il prima possibile.
L'ordine del giorno dovrebbe essere deciso con almeno 10 giorni di anticipo in modo che le persone abbiano abbastanza tempo - almeno cinque giorni lavorativi - per trovare/sviluppare contenuti, provare i punti di discussione e dare gli ultimi ritocchi prima dell'inizio dello spettacolo.
Opera pensando agli ascoltatori
Sulla base di controlli del polso, feedback, commenti dei dipendenti e domande frequenti, pianifica un'agenda su ciò di cui i dipendenti hanno bisogno e vogliono sapere. Assegna priorità alla tua agenda in base agli argomenti più rilevanti per i tuoi obiettivi aziendali di alto livello, nonché agli argomenti che i dipendenti riemergono nel tempo. Ad esempio, potresti voler parlare degli obiettivi trimestrali o annuali che stanno arrivando, mentre i dipendenti potrebbero anche voler più contesto nei cambiamenti o nelle decisioni dei dirigenti.
Ricorda che le persone hanno tempi di attenzione brevi. Una riunione più lunga di 75 minuti può rischiare che le persone cadano all'ora.
Allo stesso modo, una riunione ricca di contenuti può disimpegnare i dipendenti per due motivi. In primo luogo, i partecipanti possono ottenere solo i dettagli di superficie di ciascun argomento. In secondo luogo, potrebbero non essere in grado di discernere a quali informazioni dare la priorità o quali azioni eliminare dalla riunione.
Trova un equilibrio nel fornire i contenuti più pertinenti, ribadire le priorità e fornire chiari passaggi successivi entro il lasso di tempo consentito per il tuo municipio.
Punta i tuoi io e incrocia le tue T
I municipi possono avere molte parti mobili, il che è aggravato dalle realtà del lavoro virtuale o ibrido. Per semplificare le cose, sviluppa una sequenza temporale e una lista di controllo.
Una sequenza temporale ti aiuterà a rimanere aggiornato sulla pianificazione e ti assicurerà di contattare le persone giuste in modo tempestivo.
Una lista di controllo garantisce che le basi siano coperte da tecnologia, logistica, contenuto e comunicazioni.
La checklist può contenere:
- Nome del produttore
- Nome del professionista dell'assistenza tecnica
- Dettagli dell'invito dei partecipanti
- Dettagli sulla preparazione dei relatori
- Promemoria e notifiche per i dipendenti
- Presentazioni o altri contenuti di eventi
Sii coerente ma non monotono
Come best practice, cerca di avere una cadenza costante per le riunioni del municipio. Questo aiuta a stabilire le aspettative consentendo ai partecipanti non solo di pianificare in base a ciò, aumentando le loro probabilità di partecipare, ma crea anche fiducia poiché i dipendenti sanno che i dirigenti forniranno notizie importanti su base regolare.
Per quanto riguarda il formato, i segmenti di riunione ricorrenti aiutano a creare interesse, fiducia e affidabilità. Ad esempio in Vimeo, la gente sa che ci sarà sempre un aggiornamento sull'attività dell'azienda e ci sarà sempre un riflettore sul prodotto:questo aiuta a creare un certo livello di interesse e anticipazione poiché queste sono cose di cui (la maggior parte) dei dipendenti sentirebbe parlare regolarmente.
È altrettanto importante sorprendere e deliziare i dipendenti. Dai ai partecipanti una sbirciatina in qualcosa di totalmente fuori dall'ordinario, qualcosa che entusiasmerà e ispirerà.
Cercare accessibilità e semplicità
Consenti ai dipendenti di sintonizzarsi sulla riunione stessa. Genera un link e condividilo universalmente.
Inoltre:
- Assicurati che l'audio funzioni
- Attiva i sottotitoli automatici
- Assicurati che i relatori abbiano etichette/nomi rispecchiati
- Registralo e condividi la registrazione lo stesso giorno dell'evento
- Se tieni la riunione su Vimeo, capitoli o movimenti chiave per aiutare i partecipanti a passare ai segmenti a loro rilevanti.
Concludere:reinventare i municipi
Per ricapitolare, le riunioni del municipio offrono un ottimo modo per entrare in contatto con i dipendenti, allineandoli ai tuoi obiettivi e rispondendo alle loro domande.
Mirare a fornire un ambiente trasparente e aperto per incoraggiare la comunicazione bidirezionale tra il personale e la leadership. Il video dal vivo aiuta al meglio in questo poiché personalizza le riunioni, incoraggia un'ampia partecipazione e migliora il coinvolgimento con funzionalità come chat dal vivo, sondaggi e sessioni di domande e risposte. Scegli gli strumenti giusti e scopri come lo streaming live può aiutare a trasformare i tuoi municipi oggi.
Pubblicato originariamente il 5 dicembre 2019 da Emily Gover, modificato il 1 luglio 2021 da Masooma Mamon e il 19 maggio 2022 da Dominique Scott.