Non devi temere gli eventi ibridi:esistono da anni. Nel 2011, il CDC ha lanciato un evento ibrido di quattro giorni in cui 1.600 partecipanti si sono uniti di persona e 1.875 dipendenti CDC da tutto il mondo si sono uniti online. Oltre il 50% dei partecipanti era a distanza!
Video e live streaming consentono modalità flessibili di connessione, importante per le persone che partecipano agli eventi in remoto o lavorano da casa. L'ultimo anno ci ha dato l'opportunità di evolvere gli eventi tradizionali in modi che non avremmo mai immaginato.
In questa guida parleremo di eventi ibridi e suggerimenti su come organizzare un evento ibrido con video. Immergiamoci!
Cosa sono gli eventi ibridi?
Un evento ibrido è un evento con due esperienze diverse ma connesse.
Può sembrare una fiera, una conferenza, una riunione o un seminario che combina un aspetto dal vivo di persona con un'esperienza di evento virtuale. Il bello degli eventi ibridi è che c'è una grande libertà di costruire la componente digitale.
La componente digitale può variare dall'inclusione nei social media allo streaming live dell'intero evento. La chiave del successo è diventare creativi e scegliere ciò che funziona per il tuo pubblico.
5 motivi per investire in eventi ibridi
Perché dovresti investire in un evento ibrido? Anche se il tuo pubblico potrebbe non partecipare sempre di persona a un evento, avere un accesso ad hoc ai contenuti del tuo evento è comunque prezioso. Passare all'ibrido ti assicura di poter raggiungere un pubblico più ampio rendendo un evento disponibile di persona e online.
Ecco cinque vantaggi chiave da considerare quando ospiti il tuo primo evento ibrido:
1. Estendi la tua portata
Non sei limitato al pubblico locale con esperienze ibride. Puoi soddisfare e connetterti con un pubblico globale. Lo streaming live di un evento offre molti vantaggi, tra cui:ampliare la tua portata, entrare in contatto con il tuo pubblico, rafforzare il tuo marchio, aiutare a promuovere i prodotti e (con la soluzione giusta) dare vita a un evento online in modo rapido e semplice.
Hybrid espande anche l'orizzonte per potenziali relatori di eventi. Vuoi talenti da un altro continente? Nessun problema. Puoi fare in modo che i relatori contribuiscano virtualmente.
2. Crea più offerte di sponsorizzazione
Gli sponsor dell'evento possono ora investire in due esperienze con un modello ibrido. Quello che una volta era un mondo di cabine sponsor e posizionamento di insegne con logo può migrare al settore immobiliare digitale.
Uno sponsor di eventi ibridi può esplorare nuove opzioni come sponsorizzare sessioni e workshop di eventi virtuali, condurre esperienze di networking virtuale e altro ancora. Gli eventi ibridi offrono agli sponsor più motivi per investire nel tuo evento, aumentando al contempo le entrate per la tua attività.
3. Nuove opportunità per il coinvolgimento del pubblico
Gli eventi ibridi creano opportunità per i membri del pubblico di socializzare in diversi modi. Il pubblico digitale può interagire tra loro e con i partecipanti di persona. Allo stesso modo, i partecipanti di persona possono connettersi tra loro e con il pubblico digitale tramite chat dal vivo e sondaggi supportati dalla tua piattaforma. La tua piattaforma virtuale è un mezzo che connette entrambi i segmenti di pubblico a uno spazio digitale in cui la maggior parte di questa interazione può vivere.
4. Rafforza la comunità
Una sfida comune a un evento di qualsiasi tipo è sostenere la conversazione una volta che l'evento è terminato. Gli eventi ibridi possono passare senza problemi a una community online che la tua organizzazione può coltivare nel tempo. I partecipanti possono interagire tra loro e con il tuo marchio mentre accedono a contenuti on demand. Puoi anche esplorare come monetizzare i contenuti del tuo evento con lo streaming VOD.
Il coinvolgimento continuo aiuterà anche a generare più affari per la tua pipeline di vendita.
5. Minori costi ambientali
La pandemia ci ha mostrato l'impatto che la riduzione dei viaggi e il consumo di energia possono avere sull'ambiente. Secondo l'IEA, l'attività media globale di trasporto su strada è scesa al 50% del livello del 2019 entro la fine di marzo 2020.
Oltre ad aiutare l'ambiente, gli eventi ibridi possono ridurre i rischi finanziari. Il blocco alberghiero un tempo rischioso di oltre 200 suite d'albergo può essere drasticamente ridotto. Diminuiscono anche la ristorazione e le risorse usa e getta.
Tipi di eventi ibridi
La cosa fantastica degli eventi ibridi è la flessibilità. È possibile implementare un formato ibrido per eventi sia interni che esterni. Analizzerò alcune differenze e casi d'uso comuni di ciascun tipo di evento.
Eventi interni
Gli eventi interni aiutano ad approfondire il coinvolgimento dei dipendenti, ad allineare i team e contribuiscono al successo fondamentale di un marchio. Ma riunire tutti i dipendenti per una riunione è quasi impossibile. È qui che entra in gioco un approccio ibrido.
Offri ai dipendenti due opzioni per partecipare a una riunione:prepara il terreno per coloro che desiderano partecipare a un evento interno di persona e dota i restanti dipendenti distribuiti di video sicuri, strumenti di coinvolgimento e una libreria video per accedere a tutti i contenuti.
Ecco alcuni casi d'uso per eventi interni che possono diventare ibridi:
- Municipali
- SKO (Inizio delle vendite)
- Sessioni di squadra ricorrenti
- Laboratori di team building
- Onboarding di persona e remoto
Eventi esterni ed eventi virtuali
Gli eventi esterni si rivolgono ai tuoi clienti, potenziali clienti e pubblico in generale. L'intenzione qui è spesso quella di generare nuovi affari e coltivare clienti. Trasformare il tuo evento solo di persona in un tipo di evento virtuale o ibrido ti aiuterà ad estendere la tua portata. Potresti vedere risultati come un aumento degli iscritti all'evento tramite la tua pagina di registrazione o un aumento degli obiettivi di entrate con tipi di biglietti aggiuntivi.
Ecco alcuni eventi esterni da considerare per un'impostazione ibrida:
- Conferenze
- Seminari
- Webinar
- Fiere
- Lanci di prodotti
- Eventi di apprezzamento dei clienti
Suggerimenti per la creazione di un evento ibrido
Non c'è momento migliore per iniziare! Molti organizzatori di eventi ospiteranno per la prima volta un evento ibrido. E con la strategia e gli strumenti video giusti, qualsiasi organizzazione o azienda può produrre un'esperienza ibrida di successo. Ricorda solo:come qualsiasi altro evento, fissare i tuoi obiettivi è essenziale per dare il via al processo creativo.
Ecco alcuni passaggi che puoi eseguire per creare la tua esperienza di evento ibrida:
Imposta una strategia realistica
Ci sono alcune cose nuove da considerare quando si pensa a come creare un evento ibrido. Ti consigliamo di identificare quali componenti dovrebbero essere virtuali e quali di persona, chi sarà coinvolto e la pianificazione di emergenza.
Avere problemi? Di seguito, ci sono cinque aree da considerare quando si delinea una strategia per un evento:
- Luogo virtuale: Qual è il limite alla quantità di contenuti che la tua piattaforma di streaming virtuale o live può contenere? Ciò include la larghezza di banda e le funzionalità di streaming.
- Luogo fisico: La tua sede è disponibile e disposta ad ospitare eventi di persona? In caso affermativo, qual è la capienza del locale? Prendere nota anche delle misure e dei requisiti di sicurezza, se presenti.
- Sponsor e partner: C'è un'opportunità di sponsorizzazione per il tuo evento ibrido? Contatta i tuoi sponsor per avere un'idea di quanto siano disposti e pronti a partecipare a un evento ibrido.
- Assegna team interni: Determina chi del team guiderà l'esperienza dell'evento fisico e la componente virtuale dell'evento ibrido.
- Piano di backup: A nessuno piace pensare allo scenario peggiore. Ma in caso di misure di blocco, gli organizzatori di eventi dovrebbero prepararsi a diventare virtuali al 100%.
Progetta il tuo evento pensando a due tipi di partecipanti
La parte unica degli eventi ibridi è che stai unendo due pubblici diversi. Da un lato, c'è il pubblico di persona presente a un evento fisico. Stanno partecipando per quel fattore di evento esperienziale. Nel frattempo, il tuo secondo pubblico è costituito da partecipanti virtuali che si sintonizzano sui contenuti in streaming e interagiscono con relatori e partecipanti.
Chiediti, in che modo il pubblico interagirà con i contenuti? Come posso offrire al mio pubblico di persona un'esperienza memorabile rimanendo allo stesso tempo connesso al mio pubblico virtuale? Potresti trovarti con due diversi team interni dietro le quinte. Questo per garantire che entrambi i percorsi del pubblico rimangano interconnessi.
Attira il tuo pubblico con i contenuti
L'ultima cosa che il tuo pubblico vuole vedere è un flusso di relatori che si presentano da un podio. Ti consigliamo di investire nella produzione video professionale per fornire un'esperienza cinematografica per i tuoi contenuti.
Le presentazioni e la grafica dovrebbero essere incontaminate per attirare gli spettatori. Sia che i tuoi relatori stiano parlando in profondità sul palco o che facciano domande e risposte dal vivo durante una presentazione webinar, ti consigliamo di assicurarti che i tuoi strumenti di produzione aiutino a ravvivare il contenuto. Lo streaming video di qualità professionale aiuterà anche a mantenere il tuo pubblico virtuale sintonizzato sullo schermo.
E non dimenticare i tuoi altoparlanti! Ricordati di preparare e provare con i relatori in modo che siano completamente preparati a fornire il miglior contenuto possibile. Fornisci ai relatori di persona e virtuali un'area verde per provare e incontrare il team di produzione.
Crea diversi ambienti di conversazione
Quando pensi alla scenografia e al design, considera di espanderti oltre l'area di una sessione generale dell'evento. Nuovi ambienti per diversi tipi di sessioni di eventi o solo collisioni casuali possono completare l'esperienza di persona. Garantisce inoltre che il pubblico remoto possa sperimentare luoghi di eventi diversi. Un cambiamento nella scenografia può servire a uno scopo simile.
E per i relatori che contribuiscono virtualmente, assicurati che i loro contenuti siano complementari al programma. Invia in anticipo pacchetti di relatori dettagliando le linee guida che la loro sessione virtuale deve seguire. È sempre utile inviare kit di altoparlanti per assistere con l'illuminazione e/o sfondi con marchio per la migliore presentazione visiva.
Crea esperienze esclusive
Vuoi offrire al tuo pubblico esperienze che lo facciano sentire speciale indipendentemente da dove si sintonizza. Ecco due idee per creare un senso di esclusività sia per il tuo pubblico di persona che per quello virtuale:
- Commercia il valore di ogni esperienza: Considera i modi in cui puoi rendere ogni esperienza diversa. Ad esempio, per i possessori di biglietti di persona, offri un'esperienza VIP per i primi 50-100 partecipanti. I limiti di capacità possono anche aumentare la domanda. Per gli iscritti virtuali o i possessori di biglietti, fornisci un accesso in anteprima, clip dietro le quinte o accesso anticipato alle presentazioni dei contenuti.
- Segnala in diretta dall'evento: Pensa a questo come al tuo team interno di notizie o media. Segnala in diretta dall'evento di persona e trasmetti al tuo pubblico virtuale. Non solo stai coinvolgendo i partecipanti di persona, ma stai anche estendendo tale coinvolgimento al pubblico remoto. Riporta tra le sessioni e intervista sia i partecipanti che i relatori. Tieni solo a mente, segnalazione dall'evento sarebbe distinto da hosting l'evento.
Divertiti con i formati
Per i partecipanti remoti, considera l'invio di materiali o gadget pertinenti (in quanto si riferiscono al contenuto) prima dell'evento. Ciò può incoraggiare il pubblico digitale a testare un prodotto da casa e condividere le proprie esperienze durante una sessione. Usa chat dal vivo, sondaggi, sale riunioni virtuali e altro per favorire il coinvolgimento e le collisioni casuali tra i partecipanti digitali.
Per i partecipanti di persona, cambia l'impostazione con ambienti interni ed esterni. Rendi le sessioni più interattive con elementi di realtà virtuale. Soprattutto, dai spazio ai tuoi partecipanti. Con così tante cose da fare in un ambiente ibrido, dai al tuo pubblico di persona il tempo di assimilare sia l'evento stesso che i contenuti di valore.
Collega entrambi i segmenti di pubblico con i team giusti
Cerca di non sopraffarti con l'aspetto tecnico di un evento ibrido. Innanzitutto, vuoi assicurarti di avere la piattaforma giusta per connettere entrambi i segmenti di pubblico. Ti consigliamo di assicurarti di avere i team appropriati pronti a monitorare quanto segue:
- Team per la risoluzione dei problemi IT: Avere esperti di piattaforma sul ponte per qualsiasi esigenza di risoluzione dei problemi. Il loro ruolo riguarda esclusivamente gli aspetti tecnici del tuo live streaming o della tua piattaforma virtuale.
- Team di coinvolgimento della comunità: Assegna i membri del team come moderatori o host in tutti i breakout virtuali, le chat dal vivo e le app.
- Team dei social media: Designa un team per gestire le community online e condividere i contenuti sulle tue piattaforme social.
Investi in un'esperienza di live streaming professionale
La qualità video è fondamentale in un mondo di eventi ibrido. I tuoi partecipanti virtuali desiderano un'esperienza di trasmissione professionale.
Sebbene la tua piattaforma di live streaming possa aiutare a fornire video di alta qualità, ti consiglio di investire in un team di produzione per eseguire l'esperienza di persona e virtuale. Un buon team di produzione saprà come gestire entrambi. Ciò significa che possono eseguire gli aspetti di persona come illuminazione, videocamera, audio, transizioni di presentazione/video, ecc.) e gestire il flusso per il pubblico di visualizzazione digitale.
Poiché i budget tendono ad aumentare qui, prendi nota di questo costo in anticipo. L'assunzione di un team di produzione professionale vale l'investimento. Un produttore professionista, un operatore del suono e un ingegnere possono contribuire a dare vita a una visione ibrida di successo.
Crea una fantastica esperienza in loco
Mentre gran parte dell'attenzione sembra essere concentrata sul pubblico remoto, anche il tuo pubblico fisico ha bisogno di una grande esperienza. Tutto questo ruota attorno all'esperienza in loco. Con un minor numero di partecipanti di persona, puoi investire in tutte le cose esperienziali come il check-in dell'evento, gli strumenti di networking e il cibo!
Richiedi feedback dopo l'evento
La cosa con gli eventi ibridi è che impareremo e sperimenteremo per un po' di tempo. Ciò significa che il feedback è fondamentale. Usa sondaggi e sondaggi per ottenere feedback dal tuo pubblico. Le risposte ti aiuteranno a perfezionare la tua strategia di eventi ibridi per il futuro.
Acquisisci l'analisi giusta
L'analisi degli eventi può includere iscritti all'evento, partecipanti di persona e virtuali, punteggi di coinvolgimento del pubblico, visualizzazioni dei contenuti, tempo di visualizzazione, approfondimenti sui relatori e altro ancora. Nel caso in cui utilizzi un'app per eventi o una piattaforma di comunicazione come Slack o Discord, monitora i picchi di coinvolgimento. Prendi nota degli argomenti di tendenza o delle visualizzazioni dei contenuti per ottenere informazioni migliori su ciò che stimola i partecipanti.
Rimani flessibile
Preparati per l'imprevisto. Le linee guida sanitarie, i protocolli statali e i mandati nazionali potrebbero avere un impatto sugli eventi di persona e ibridi. È importante avere una mentalità flessibile e un piano ben ponderato se la raccolta non è un'opzione.
Ecco alcuni suggerimenti per preparare il tuo evento agli imprevisti:
- Trattativa della sede: Prima di essere pronto a firmare sulla linea tratteggiata per la tua sede di persona e i fornitori, assicurati che ci sia una clausola aggiuntiva che ti salva da una perdita in caso di un altro ciclo di blocchi.
- ROS di produzione :Fornisci al tuo team di produzione due serie di spettacoli:uno per un evento ibrido e uno per un evento virtuale. In caso di pivot dell'ultimo minuto, sarai dotato del piano B.
- Linee guida per i relatori :Riassumi tutti i relatori di persona per uno scenario virtuale. Includi i dettagli nel loro pacchetto di altoparlanti per fare riferimento in caso di modifiche dell'ultimo minuto.
- Biglietti pivot di persona: Prepara un piano per convertire i biglietti di persona in virtuali.
Conclusione
Gli eventi si sono trasformati drammaticamente nell'ultimo anno e mezzo. Gli eventi ibridi ci danno l'opportunità di scalare, raggiungere e coinvolgere un pubblico più ampio.
Mentre esplori il modello ibrido, chiediti: "Come possiamo migliorare le cose?" Potrebbe sembrare che tu stia sempre cercando di ottimizzare la logistica degli eventi, le strategie di marketing e l'esecuzione. Ma i professionisti degli eventi sono in un settore in continua evoluzione. E con potenti strumenti video a portata di mano, puoi vincere gli eventi ibridi.