12 Cose da fare e da non fare per l'etichetta delle videochiamate di successo

Se la tua organizzazione è come la maggior parte delle aziende in tutto il mondo, ultimamente trascorri molto del tuo tempo su Zoom, Google Hangouts Meet, GoToMeeting o Skype. Queste videochiamate remote sono cruciali in un momento che non ci consente di collaborare faccia a faccia, ma gli strumenti digitali hanno le loro peculiarità e sfide.

Per fortuna, ci sono molti suggerimenti e trucchi per aiutarti a navigare nelle videoconferenze, ma non tutti sono intuitivi. Per salvarti dagli errori delle chat video e allineare il tuo team alle migliori pratiche, condividiamo le nostre 12 migliori cose da fare e da non fare sull'etichetta di successo delle videochiamate.

Iniziamo!

Etiquette delle videochiamate da fare

1. Testa la videocamera e il microfono in anticipo.

Ciò è particolarmente importante se stai utilizzando un nuovo strumento software o se accedi da un nuovo computer. Quando inizi a utilizzare un software di videoconferenza, ti capita spesso di incontrare una raffica di pop-up che ti chiedono di autorizzarlo, abilitarlo e così via.

Se non l'hai fatto in anticipo, tutti gli altri ti aspetteranno per essere configurato. Quindi, se il tuo microfono non funziona o la tua fotocamera non è accesa, sono costretti a risolvere i problemi con te. Risparmia tempo a tutti (e risparmia a te stesso l'imbarazzo) facendo questo in anticipo.

2. Scegli un luogo con una buona illuminazione.

L'illuminazione è essenziale per le videochiamate, quindi fai attenzione al modo in cui la luce colpisce il tuo spazio di lavoro. Idealmente, vorrai essere vicino alla luce naturale ma senza luce intensa che risplende direttamente su di te. Se ciò non è possibile nel luogo in cui svolgi la maggior parte del tuo lavoro, considera l'assegnazione di un altro spazio della tua casa (come il tavolo della sala da pranzo o un piano di lavoro) come area per le videochiamate.

Il mio trucco per valutare l'illuminazione è aprire Photo Booth (su un PC è possibile eseguire un test della fotocamera della webcam o utilizzare un'app per foto diversa) per assicurarsi che l'illuminazione sia buona circa dieci minuti prima dell'inizio della chiamata. Lo faccio ogni giorno (qualcosa più volte al giorno) solo per assicurarmi che quando la luce cambia, so quando devo chiudere una tenda o accendere una lampada per rendere tutto più normale.

3. Presentati prima di iniziare a parlare.

A meno che tu non abbia un'incredibile familiarità con tutti i partecipanti alla chiamata (ad esempio, lavori insieme ogni giorno), presentati all'inizio della chiamata. Questo aiuta a mettere i volti ai nomi e facilitare il legame del team a distanza.

(Mancia bonus :se stai effettuando una teleconferenza senza video, dovrai presentarti ancora più spesso. Non tutti ti riconosceranno solo dalla tua voce, quindi può essere utile dire qualcosa del tipo:"Questo è John, a quel punto, credo..." per suggerire a tutti quali commenti provengono da ciascuna persona.)

4. Vestiti in modo appropriato (dalla vita in su, almeno!).

Sì, uno dei vantaggi inespressi del lavorare in remoto è che tu tecnicamente non devi cambiarti i pantaloni della tuta. Ma, se hai intenzione di essere in videochiamata, i tuoi colleghi o clienti potranno vederti almeno dalla vita in su.

Rimani nei tuoi pantaloni della tuta, se necessario, ma indossa un normale abbigliamento da lavoro sopra per mantenere la professionalità che tutti si aspettano. È più facile fare questa prima cosa al mattino, anche se non hai già programmate chiamate, perché non sai mai quando ti potrebbe essere chiesto di rispondere a una chiamata.

5. Disattiva l'audio o riduci al minimo il rumore di fondo.

È una buona abitudine disattivare l'audio ogni volta che non parli in modo che gli altri partecipanti non debbano sentire alcun rumore di fondo nel tuo spazio. Il rumore di fondo potrebbe includere il suono della tua digitazione, il tuo bambino che urla il tuo nome dalla stanza accanto, una sirena che suona in fondo alla strada o un numero qualsiasi di altre distrazioni.

Se parlerai solo sporadicamente, familiarizza con il pulsante muto e usalo ogni volta che qualcun altro ha il controllo. Se hai bisogno di parlare per la maggior parte della chiamata e disattivare l'audio non ha molto senso, fai la tua parte per eliminare il rumore di fondo prima che inizi la chiamata.

6. Avvisa le persone intorno a te che sarai impegnato in una chiamata.

Parlando di eliminare il rumore di fondo, se lavori nello stesso spazio di altre persone, dovresti far loro sapere che stai per essere in videochiamata. Abbiamo tutti sentito storie dell'orrore di un altro significativo che cammina dietro la telecamera in mutande o di un bambino che corre nella stanza senza essere richiesto.

Già che ci siamo, questo potrebbe essere un buon momento per chiudere tutti gli animali domestici fuori dalla stanza in cui stai lavorando. Se i tuoi animali domestici sono qualcosa come i miei, un laptop è solo un invito aperto a mettersi a proprio agio vicino alla scrivania. Mentre tutti apprezzano un buon avvistamento di animali domestici di tanto in tanto, blocca Fluffy fuori se pensi che sarà una distrazione significativa.

Non fare il galateo delle videochiamate

7. Non avviare una videochiamata spontanea senza preavviso.

C'è un motivo per cui le persone non rispondono a chiamate FaceTime non pianificate e la stessa logica si applica all'area di lavoro. Sorprendere qualcuno con una videochiamata è il peccato cardinale dell'etichetta video.

Per evitare ciò, invia un messaggio di chat veloce o un'e-mail per avvisare e ricevi un esplicito ok prima di avviare la chat video. Se non riesci a ottenere risposta, prova prima una telefonata e poi passa al video. Nessuno vuole essere colto alla sprovvista dalla telecamera.

8. Non fare tardi.

Questo dovrebbe essere ovvio, ma non essere in ritardo! Alcune persone pensano che le videochiamate siano meno ufficiali della corrispondenza in ufficio, ma non c'è motivo per questa distinzione.

Stai impiegando tempo prezioso che i tuoi colleghi e clienti potrebbero utilizzare per altre attività, quindi tratta una videochiamata con la stessa serietà di una riunione in ufficio e presentati in tempo.

9. Non fare affidamento sul linguaggio del corpo per esprimere il tuo punto.

A tutte le persone "Parlo con le mie mani" là fuori, sì, puoi ancora usare i gesti e altri indizi del linguaggio del corpo per migliorare il tuo messaggio, ma questi movimenti distraggono più durante una videochiamata che di persona.

Cerca di ridurre al minimo i movimenti quando possibile, e sicuramente non usare il linguaggio del corpo o i gesti per sottolineare un punto che non esprimi verbalmente. Ad esempio, se indichi un grafico dietro di te, dovresti spiegare verbalmente a quale grafico stai puntando. Non puoi presumere che gli occhi di tutti siano incollati allo schermo, quindi spiega di nuovo a parole ogni volta che fai un gesto particolarmente importante.

10. Non interrompere quando qualcun altro sta parlando.

Questo dovrebbe essere ovvio poiché è importante nel mondo reale come lo è nelle videochiamate, ma non interrompere le altre persone mentre parlano. Al di là della solita mancanza di rispetto e confusione che può innescare, durante una videochiamata può creare statico o causare la distorsione dell'audio in altro modo.

Potresti parlare accidentalmente con qualcuno se entrambi iniziate a parlare contemporaneamente, ma correggilo il più rapidamente possibile e dai la parola a una persona. Altrimenti, nessuno può sentirti comunque, quindi è nel tuo migliore interesse astenersi dalle interruzioni e lasciare che una persona alla volta parli.

11. Non eseguire multitasking in background.

Le riunioni video (come tutte le riunioni) non sono il momento di recuperare le e-mail, scorrere i feed delle notizie sui social media o svolgere qualsiasi altro lavoro che non sia rilevante per la riunione a cui ti trovi. Può essere più difficile rimanere concentrati durante una riunione virtuale riunione, ma è ancora più importante perché è più difficile leggere nella stanza ciò che è importante, quando sarà necessaria la tua opinione e così via.

Anche durante le videochiamate è più facile dire chi non sta prestando attenzione. Se non sei disattivato, tutti possono sentirti digitare in background. Anche se lo sei, la differenza tra la faccia di qualcuno quando sta fissando un'e-mail o un browser web e quando sta ascoltando attentamente è chiara. Non essere questa persona. Presta attenzione alla riunione che hai di fronte e fai le altre cose non appena è finita.

12. Non dimenticare di disattivare la chat quando hai finito.

Infine, assicurati di chiudere correttamente la chat o di spegnere la fotocamera e il microfono quando hai finito. La maggior parte delle piattaforme esclude tutti dallo spazio della riunione non appena l'organizzatore della riunione o il primo partecipante chiude la finestra, ma non tutte funzionano in questo modo.

Per mantenere la tua privacy al termine della chiamata, assicurati di chiudere la finestra della chiamata. Un modo per risolvere questo problema su un Mac (e su alcuni PC) è controllare se la spia della videocamera della tua webcam è ancora accesa. Se la spia è ancora accesa, la videocamera è ancora accesa e dovresti ricontrollare di aver lasciato la chiamata correttamente.