In questo momento, è impossibile ignorare l'impatto che il coronavirus COVID-19 sta avendo sui luoghi di lavoro. Mentre le informazioni continuano a fluire, sempre più organizzazioni stanno adottando azioni preventive per rallentare la diffusione del virus.
Una soluzione che sta guidando lo sforzo preventivo per molte aziende è il lavoro a distanza, in cui i dipendenti sono incoraggiati o obbligati a lavorare da casa per ridurre al minimo i contatti con i colleghi. Nel contesto di una pandemia, il lavoro a distanza consente ai dipendenti di stare al passo con le attività lavorative mentre si mettono in quarantena o limitano in altro modo i loro contatti con gli altri.
Una delle sfide del lavoro a distanza è che la comunicazione di persona, su cui gran parte del business ha fatto affidamento, viene eliminata dall'equazione. Per fortuna, poiché la forza lavoro globale si mobilita e favorisce sempre più la libera professione o il lavoro a distanza costante, ci sono strumenti a tua disposizione per massimizzare le capacità di comunicazione quando vengono introdotte barriere geografiche.
Come utilizzare i video per il lavoro a distanza
Il video è uno di quegli strumenti. Nel mezzo di questa crisi sanitaria globale, il video è il modo perfetto per mantenere la comunicazione faccia a faccia senza mettere a repentaglio il benessere di nessuno. Quando è impossibile incontrarsi di persona per discutere di idee o eseguire altre attività lavorative, il video può colmare le lacune.
Chat video individuali
Esistono due opzioni principali per introdurre il video nella tua strategia di lavoro a distanza e possono essere utilizzate separatamente o in combinazione tra loro. La prima opzione consiste nell'utilizzare il video per la comunicazione live one-to-one, che è l'offerta fornita da Zoom e da altre piattaforme di videocomunicazione (Skype, GoToMeeting, ecc.).
Queste piattaforme sostituiscono efficacemente l'idea di una riunione o discussione di persona con una virtuale. Utilizzi una webcam e un microfono, che sono incorporati in quasi tutti i laptop di oggi, per organizzare una riunione digitale in cui puoi vedere e ascoltare gli altri partecipanti, proprio come faresti in una sala conferenze tradizionale.
Ci sono diversi vantaggi in questo approccio. Per uno, è il più vicino possibile a una riunione fisica senza essere effettivamente nella stessa stanza. Puoi ottenere feedback per le tue idee, risposte alle tue domande e qualsiasi altra informazione di cui potresti aver bisogno e puoi ottenerlo immediatamente poiché gli altri partecipanti alla videochiamata possono intervenire in qualsiasi momento.
Anche gli strumenti di oggi come Zoom semplificano il processo. Non è necessario essere un esperto di video, o anche un esperto digitale, per farlo funzionare poiché la piattaforma che scegli farà la maggior parte del lavoro pesante per te. Con pochi clic, sarai in grado di condividere il tuo "indirizzo" della chat room virtuale tramite link web e altri potranno fare clic su quel link per partecipare alla tua videochiamata unica.
Aggiornamenti video
Se una videochiamata dal vivo non soddisfa completamente le tue esigenze, il video può servire anche a un altro scopo. Per i contenuti in cui una discussione dal vivo non è necessaria o non hai bisogno di risposte immediate, puoi filmare un breve video di te stesso che fornisci informazioni e quindi inviarlo a tutti i destinatari pertinenti.
Soprattutto nel contesto del Coronavirus, questo è un ottimo modo per manager e dirigenti di fornire aggiornamenti sul protocollo e sui processi che sono stati colpiti dall'epidemia. I collaboratori diretti possono utilizzare questo tipo di video anche per fornire aggiornamenti di fine giornata ai superiori o per segnalare eventuali dubbi o domande che non sono così urgenti.
Come puoi vedere, queste due strategie si integrano a vicenda, quindi la maggior parte delle aziende farebbe bene a usarle entrambe. Le opzioni di videoconferenza ricoprono il ruolo di riunioni di persona e altre conversazioni del team, mentre gli aggiornamenti video ricoprono il ruolo di debriefing o memo del team.
Il risultato finale
In definitiva, le organizzazioni di oggi devono affrontare tutte la stessa sfida:bilanciare produttività e senso di normalità proteggendo al contempo la salute dei dipendenti. Se non hai mai utilizzato il video per mantenere attiva la tua organizzazione, ora è un ottimo momento per testarlo e vedere come funziona per la tua azienda. Non si sa mai, forse scoprirai che il video è lo strumento perfetto da avere a tua disposizione, pandemia o meno!