È sicuro dire che il 2020 non è andato come nessuno aveva pianificato. E per molte aziende, un'implicazione del risultato dell'anno è che alcuni, la maggior parte o tutti i dipendenti lavorano in remoto. Ma cosa significa questo per la giornata lavorativa? Per collaborazione e delega? Per la cultura aziendale e il morale dei dipendenti?
La maggior parte di noi ha visto articoli che trattano molti di questi argomenti negli ultimi mesi. Il consenso tra molti esperti e leader aziendali è che il lavoro e la cultura aziendale non devono soffrire, ma che è necessario mettere in atto sistemi per aiutare i team a lavorare insieme in modo più efficace da sedi remote. Il passaggio dal lavoro di persona al lavoro a distanza non è sempre senza soluzione di continuità, e questo è particolarmente vero data la natura affrettata del trasferimento a distanza per combattere il COVID.
Uno strumento che può essere implementato per rendere il processo più fluido è il contenuto video. Diamo un'occhiata più da vicino a come le aziende possono utilizzare i video per mitigare quattro sfide che spesso accompagnano un improvviso turno di lavoro a distanza.
Utilizzare il video per portare avanti i progetti
Il lavoro a distanza può essere impegnativo perché i dipendenti non hanno la stessa visibilità sul lavoro degli altri membri del team. Anche il più distaccato dei manager potrebbe trovare difficile tenere d'occhio i progetti dei dipartimenti perché è più difficile controllare lo stato di un determinato progetto.
In parte ciò è dovuto al fatto che le conversazioni rapide e casuali di solito vengono quasi eliminate negli ambienti di lavoro remoti, specialmente quelli nuovi. In ufficio, potresti incontrare un compagno di squadra mentre riempi il caffè e fai una breve conversazione sui prossimi passi o sulla sequenza temporale del progetto. Oppure, mentre vai a una riunione, potresti incrociarti e dire qualcosa del tipo:"Ehi, ti riceverò quel risultato nelle prossime ore". Questi aggiornamenti casuali sono incorporati in modo più naturale nella giornata lavorativa e, in quanto tali, si verificano più frequentemente.
Il video può aiutare a colmare queste lacune. Molte aziende incorporano riunioni video più regolarmente quando passano al lavoro a distanza o anche quando alcuni dipendenti sono in ufficio e altri lavorano in remoto.
La chiave qui è che anche impilare la tua giornata lavorativa con le riunioni non è la risposta, soprattutto se quelle riunioni sono tutte solo per tenere sotto controllo gli aggiornamenti del progetto. L'approccio corretto all'implementazione di questo suggerimento può dipendere dalla struttura della tua organizzazione e dalle esigenze specifiche dei membri del tuo team, ma ecco alcuni metodi collaudati su cui riflettere.
Opzione 1:inizia ogni giornata lavorativa con una riunione video veloce
Questa opzione può essere ottima per i team che non vogliono che la giornata lavorativa venga interrotta dall'ora della riunione, ma che apprezzano gli aggiornamenti regolari. Cerca di mantenere queste riunioni a 15 minuti o meno e concentrati sul dare al team visibilità su ciò su cui ogni persona sta lavorando in un dato momento.
Nota che questa non è intesa come una tattica di microgestione, quindi non chiedere ai dipendenti di raccontarti come trascorreranno la giornata. Invece, tieni traccia di chi ha i passaggi successivi su eventuali progetti congiunti e valuta la larghezza di banda per ciascun membro del team per portare avanti i progetti.
Ad esempio, se un membro del team dedicherà l'intera giornata a un'attività personale, il resto del team può quindi capire che qualsiasi azione di quella persona potrebbe essere ritardata. Oppure, se un membro del team sarà pronto a passare il proprio lavoro a un altro membro del team entro metà mattina, entrambe le persone possono pianificare le proprie giornate in modo più efficace sapendo che aspetto ha quel lasso di tempo.
Utilizzando questo approccio, la maggior parte della giornata è ancora protetta per il lavoro da soli, ma la comunicazione è mantenuta in modo tale che non ci sia mai più di un singolo giorno lavorativo di incertezza su dove si trova un progetto o cosa dovrebbe essere fatto per andare avanti.
Opzione 2:incoraggia i membri del team a convocare riunioni video secondo necessità
Questa opzione funziona bene per i team che sono relativamente autonomi ma necessitano occasionalmente di collaborazione o guida per portare avanti un progetto. In questo scenario, tutti lavorano individualmente e non ci sono riunioni programmate regolarmente, ma ogni membro del team si sente autorizzato a convocare una riunione video ogni volta che si verifica una rapina.
Ciò preserva la maggior parte della settimana lavorativa per il lavoro individuale, ma assicura anche che i progetti non vengano trattenuti quando emergono elementi di azione per la discussione dell'intero team.
Un avvertimento qui è che questa opzione richiede un tipo specifico di squadra. Ogni dipendente deve sentirsi veramente a suo agio nel chiedere il contributo del gruppo convocando una riunione. Se c'è disagio attorno a quell'azione, i ritardi che questo sistema cerca di evitare si verificheranno comunque.
Opzione 3:pianifica una riunione video ogni volta che raggiungi un traguardo
L'opzione n. 3 è simile all'opzione n. 2, ma offre una pianificazione leggermente più pianificata per i team che vogliono sapere quando si verificherà il prossimo incontro/checkpoint. In questa situazione, i team scompongono un progetto nelle pietre miliari che richiederanno la collaborazione. L'idea è che ogni traguardo dovrebbe rappresentare un momento in cui il gruppo dovrà riunirsi di nuovo per parlare dei dettagli per andare avanti. Ciò potrebbe accadere quando tutti devono rivedere il lavoro svolto finora, quando i passaggi per andare avanti diventano poco chiari o quando è necessaria l'approvazione della direzione.
Una volta identificate queste pietre miliari, pianifica di organizzare riunioni video quando le raggiungi. Ciò significa che i membri del team non sapranno necessariamente esattamente quando si terrà la prossima riunione in termini di data e ora, ma tutti saranno sulla stessa pagina su ciò che deve accadere prima della prossima riunione. L'idea dovrebbe essere che tra un traguardo e l'altro, ognuno sia in grado di lavorare autonomamente senza essere frenato dalla mancanza di collaborazione. (In caso contrario, potresti combinare questa opzione con uno dei primi due approcci per una maggiore visibilità quotidiana.)
Utilizzo del video per allinearsi agli obiettivi
Allineare i team agli obiettivi aziendali (o dipartimentali) può essere particolarmente impegnativo in un mondo remoto. Inoltre, nel bel mezzo del COVID-19, molti obiettivi aziendali e dipartimentali stanno cambiando in un attimo poiché le normative e i problemi di sicurezza continuano a cambiare.
Il video è un ottimo modo per allineare i team attorno a questi obiettivi massimizzando il buy-in. Senza una sede aziendale centralizzata, a volte i dipendenti sentono la mancanza di connessione con gli obiettivi aziendali. Dopotutto, può essere difficile sentirsi come una forza trainante per uno scopo più grande senza sentirsi fisicamente collegati a quello che è quello scopo più grande.
Il video colma questa lacuna fornendo un mezzo per spiegare gli obiettivi e aumentando la probabilità che sembri personale per ciascun dipendente. Un'e-mail a livello aziendale o un messaggio Slack in genere non hanno il potere di ispirare e allineare i team come farebbe un messaggio video. Usalo a tuo vantaggio in un momento in cui è più importante che mai che tutti lavorino insieme per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Dal punto di vista logistico, i video per questo scopo possono essere preregistrati o live (come una videochiamata). I video preregistrati possono andare in qualsiasi direzione:un video animato che svela gli obiettivi di vendita del prossimo trimestre, un messaggio personale del CEO che affronta gli obiettivi del progetto di un dipartimento o qualsiasi altra via di mezzo.
La chiave è che il video dovrebbe rispondere a tutte le domande che i compagni di squadra potrebbero avere su quali sono gli obiettivi e dovrebbe sembrare il più autentico e personale possibile per garantire che ogni dipendente si connetta alla propria missione.
Utilizzare il video per preservare la cultura aziendale
Uno degli argomenti più comuni degli scettici contro gli ambienti di lavoro a distanza è che la cultura aziendale non può esistere per una forza lavoro remota. Per fortuna, questo non è vero! Mentre è vero che il mantenimento di una cultura aziendale può richiedere uno sforzo maggiore quando i dipendenti lavorano in remoto, è possibile e vale la pena investire in tale sforzo.
Un modo per preservare la cultura aziendale con una forza lavoro remota è utilizzare i video. Quando l'obiettivo è la conservazione della cultura, il video è un ottimo modo per riportare la personalità nella tua azienda. Senza video, può essere facile dimenticare che il lavoro ambiguo in corso in tutta l'azienda rappresenta in realtà gli sforzi di molte persone, ognuna con le proprie personalità, talenti, stranezze e storie.
Il video aiuta i dipendenti remoti a connettersi a questo livello personale. Riporta l'elemento umano nelle routine quotidiane che spesso mancano di un tocco umano.
Anche in questo caso, sia i video preregistrati che quelli live possono funzionare bene qui. I video preregistrati potrebbero includere messaggi dal management, discussioni sulla missione o sui valori dell'azienda o persino vantaggi come chat al caminetto o sessioni di sviluppo professionale.
I video dal vivo aiutano quindi a costruire un rapporto tra le persone. Alcune idee potrebbero includere chat di tutoraggio dal vivo, happy hour video a livello aziendale, sessioni di curiosità o incontri tra dipartimenti o team. Qualsiasi esecuzione di video che faccia sentire le persone più connesse tra loro e con l'azienda è una vittoria.
Utilizzare i video per incoraggiare il pensiero creativo
Infine, il lavoro a distanza può anche rendere più difficile pensare fuori dagli schemi. Se ti sei mai seduto attorno a un grande tavolo da conferenza per una sessione di brainstorming aziendale, sai di cosa stiamo parlando. Il brainstorming in genere sembra un'attività molto personale e, a volte, i dipendenti remoti sono così concentrati sulla quotidianità che sembra innaturale dedicare del tempo a quelle conversazioni di brainstorming a distanza.
Tuttavia, essere remoti rende queste conversazioni ancora più importanti e il video le rende logisticamente possibili. Ci sono tonnellate di opzioni software per videoconferenze che hanno componenti aggiuntivi progettati specificamente per il brainstorming, con strumenti come mappe mentali o lavagne virtuali condivise su tutti i dispositivi.
L'elemento virtuale può anche far sentire alcune persone più autorizzate a parlare. Ci sono due ragioni per questo. Uno è che durante una videochiamata, la natura dell'interfaccia introduce il sentimento che tutti sono uguali. Ogni persona è solo un quadrato sullo schermo, indipendentemente dal fatto che quel quadrato rappresenti l'amministratore delegato o lo stagista estivo. Questo può aiutare a mitigare alcune delle politiche dell'ufficio che possono impedire a qualcuno di condividere.
In secondo luogo, molte persone che sono più pacate per natura possono sentirsi potenziate dal riparo dello schermo. Non essere di persona davanti a un tavolo da conferenza può far sentire alcuni dipendenti a proprio agio nel condividere idee pronte all'uso che potrebbero aver scelto di non esprimere in ufficio.
Alla fine, nessuno sa davvero cosa porteranno i prossimi mesi. Ma, se il tuo ufficio ha scelto di lavorare da remoto durante questo periodo (o sempre!), usa questi suggerimenti per pensare ai molti modi in cui puoi incorporare il video nell'equazione. Siamo fiduciosi che il video sia lo strumento giusto per il lavoro.