Quindi stai lottando per gestire la tua azienda di video in continua crescita? Con questo articolo, ti mostrerò come utilizzare Trello per gestire qualsiasi aspetto della tua azienda di video.
Trello è una popolare app di gestione dei progetti che ti consente di utilizzare un sistema di schede in stile Kanban per tracciare facilmente qualsiasi cosa, che si tratti delle fasi di un progetto/produzione, dei clienti nella tua pipeline o di qualsiasi altra situazione in cui è necessario che le varie fasi di qualcosa siano tracciato.
E soprattutto:è gratis!
Entriamo nell'articolo.
Come utilizzare Trello per la tua società di video
La chiave per creare video di alta qualità è avere un team di produzione video eccezionale che lavori insieme come una macchina ben oliata.
Devi avere persone che non siano solo brave nei loro compiti individuali, ma che siano rapide ed efficienti e possano lavorare insieme senza problemi per produrre un video che soddisfi il tuo cliente.
Quando si lavora su un progetto con un obiettivo in mente, la chiave per garantire che le cose si svolgano senza intoppi è mantenere ogni membro del team aggiornato e aggiornato. Devono sapere in quale fase si trova il progetto video, chi sta lavorando a una fase specifica del progetto e quando devono lavorare da parte loro.
Forse ci sono molte attività e molte persone che lavorano producono un solo video completato. Spesso, sebbene queste persone stiano lavorando allo stesso progetto nello stesso momento, potrebbero non trovarsi necessariamente nella stessa area.
Il tuo montatore potrebbe essere in studio, il tuo tecnico del suono potrebbe essere a casa e il tuo direttore della fotografia potrebbe essere sul posto.. Il tuo team può essere ovunque a fare cose diverse e la comunicazione potrebbe essere difficile.
Mantenere tutto in ordine
Per mantenere ogni processo fluido e in ordine e per garantire che ogni membro del team sappia cosa sta succedendo, potrebbe essere una buona idea utilizzare uno strumento di gestione dei progetti. Un ottimo strumento di gestione dei progetti da utilizzare per mantenere un progetto di produzione video senza intoppi è Trello.
Trello, come dicono i suoi sviluppatori, è fondamentalmente una pagina web in cui crei una serie di elenchi. Per usare Trello tu:
- crea una bacheca di progetto.
- In quella bacheca del progetto, puoi creare elenchi specifici di attività che devono essere completate.
- Questi compiti sono posti su carte mobili che possono essere trascinate sul tabellone per riorganizzare gli elenchi.
Trello consente ai membri del team di collaborare a un progetto consentendo loro di accedere alla bacheca. Questo è ottimo per tutti i tipi di aziende, in particolare le società di produzione video in cui i membri del team potrebbero lavorare ovunque.
Puoi invitare i membri del tuo team a visualizzare la bacheca. Trello ti consente di assegnare attività ai membri e impostare date di scadenza per le attività. I membri del team potranno anche commentare e apportare modifiche alle schede attività e persino spostare e riorganizzare gli elenchi, se necessario.
Foto scattata da Lifehacker
Usi di base di Trello
L'immagine sopra mostra il modo più semplice per utilizzare Trello per collaborare a un progetto.
Come puoi vedere, il project manager ha creato tre elenchi nella bacheca e li ha etichettati:
- Cose da fare,
- Fare e
- Fatto.
Sotto ciascuno di questi elenchi ci sono schede che rappresentano le attività che devono essere eseguite per completare il progetto.
Il primo elenco che dovresti creare sarebbe un elenco di cose da fare . Sotto questo, creeresti quindi delle schede attività.
Queste schede attività dovrebbero contenere informazioni su ciò che è necessario fare per portare avanti il progetto. La scheda attività conterrebbe una data di scadenza e un elenco dei membri del team che avrebbero bisogno di lavorare sull'attività.
Il secondo elenco, Fare , verrebbe creato dai tuoi collaboratori trascinando una scheda da To-Do. Possono aggiornare le informazioni sulla scheda per far sapere al resto del team come stanno facendo l'attività.
Il terzo elenco, Fatto , verrebbe creato trascinando le carte da Fare. Ciò consentirà a tutti i collaboratori di sapere quali attività sono state completate. Una rapida occhiata a questo elenco aiuterà i collaboratori a sapere in che fase si trova il progetto e se ora è il loro turno di Fare qualcosa.
Tutti i collaboratori della bacheca possono aggiungere modifiche e note alle schede attività, quindi è anche un buon mezzo per la comunicazione all'interno del team.
Poiché Trello è basato sul Web, è possibile accedervi in qualsiasi momento e ovunque ne abbia bisogno uno qualsiasi dei collaboratori. Funziona con dispositivi Apple e Android.
Per un team i cui membri sono spesso in giro, come un team di produzione video, la capacità di Trello di tenere aggiornati i membri ovunque si trovino lo rende uno strumento particolarmente prezioso.
Foto scattata dall'eccellente bacheca di Mowhawk Media su Trello
Utilizzo di Trello per la produzione video
Per la produzione video, puoi utilizzare Trello per tenere traccia di ciò che deve essere fatto e chi deve farlo durante le fasi di pre-produzione, produzione e post-produzione.
Puoi anche creare bacheche Trello più dettagliate per tenere traccia del processo collaborativo. Prendi l'esempio qui sotto.
Il creatore di questa bacheca ha creato le proprie liste identificando i passaggi specifici che dovevano essere eseguiti durante la fase di produzione (riprese) e la fase di post produzione (montaggio e revisione).
In ciascuno di questi elenchi ci sono schede che elaborano le attività che devono essere eseguite per garantire che ogni fase del processo di produzione video sia completata.
Si preoccupano inoltre di includere in ogni scheda attività i nomi dei membri del team che devono lavorare sull'attività e la data in cui l'attività deve essere completata.
Foto scattata da Drupalize
Inizia a usare Trello
Per iniziare a utilizzare Trello per tenere traccia del lavoro svolto dal tuo team di produzione video, segui questi due passaggi di base:
1. Definisci le fasi del processo
Innanzitutto, fai un elenco completo di tutti i passaggi che il tuo team deve intraprendere per garantire che il video venga prodotto. I passaggi che identifichi in questo elenco costituiranno gli elenchi che crei.
Ecco un suggerimento, etichetta gli elenchi sulla tua bacheca Trello in base ai termini con cui tu e il tuo team siete più a vostro agio.
Dai un'occhiata agli esempi sopra.
Nella prima immagine sopra, il team ha creato tre elenchi nominandoli in base ai passaggi o fasi generali del processo di produzione video.
Solo tre liste definite dalle condizioni generali di:
- Pre-produzione,
- Produzione e
- Post produzione.
Nel secondo esempio, il team ha deciso di creare i propri elenchi nominandoli in base ad attività specifiche durante il processo di produzione video.
2. Crea le tue Carte Trello
In ogni fase, pensa ai compiti che il tuo team dovrà svolgere affinché la fase sia considerata "completata".
Crea una scheda Trello per rappresentare ogni attività.
- Determina quali membri del tuo team sono responsabili di ogni attività. Inserisci i loro nomi sulla scheda Trello per assegnare loro l'attività.
- Imposta una scadenza per l'attività e inseriscila nella scheda Trello.
È importante aggiungere i membri del team specifici alle schede attività di cui sono responsabili. Trello li informerà delle modifiche apportate alla carta e delle scadenze delle attività.
Un sistema più rapido e organizzato
Il regista Zack Arnold, editore di programmi TV di prim'ordine come Avviso di bruciatura e Gioia , è un convertito a Trello. Lo usa per mantenere la sua sanità mentale quando lavora alla sua miriade di compiti e produrre più progetti video.
Paragona l'utilizzo di Trello al suo precedente sistema di gestione e organizzazione dei progetti in cui era solito appendere schede colorate su un muro:
“Creavo pareti di schede per tutte le funzionalità indie che stavo modificando. . . trascorrevamo giorni a costruire queste schede, scegliendo i colori giusti per le diverse trame, decidendo cosa scrivere su di esse e quindi mettendo le carte su una gigantesca lavagna magnetica bianca. . .” ricorda.
Secondo Arnold, la parte peggiore del sistema "scheda indice su schede" era quanto fosse laborioso il processo. La semplice stesura di una scheda per un grande progetto potrebbe richiedere due o tre giorni per la mappatura.
Quando ha scoperto Trello e le sue schede attività online, l'app gli ha fatto risparmiare tempo e lo ha davvero aiutato a organizzare meglio il suo lavoro. Ed è ottimo anche per il suo flusso di lavoro di editing.
Ha anche apprezzato il fatto che gli consenta di comunicare con altri membri del team di produzione.
"Tutti non solo possono visualizzare quelle carte, ma possono anche comunicare direttamente su quelle carte con te e tutti i membri del tuo team", afferma Arnold.
Un uso di Trello che Arnold apprezza particolarmente è il modo in cui può usarlo per organizzare un volume elevato di video.
Crea una bacheca che elenca tutti i suoi progetti video e tiene traccia dei loro progressi fino al giorno della consegna. Arnold ha utilizzato con successo una sola scheda Trello per tenere traccia di oltre 125 progetti in varie fasi della produzione.
In primo luogo, Arnold identifica tutti i suoi progetti consegnabili. Ciascuno di questi progetti diventa un elenco separato sulla lavagna.
Dopo aver etichettato tutte le sue liste, identificherà tutti i passaggi necessari per portare i progetti dalla concettualizzazione alla consegna. Crea schede individuali per ciascuno di questi passaggi.
Per mantenere le attività in linea, Arnold consiglia di allegare le seguenti informazioni in ogni elenco:
- Tutti i membri che lavorano a quel progetto.
- Tutti i documenti necessari per quel progetto.
- Qualsiasi elenco di controllo del flusso di lavoro.
- Tutte le scadenze e i benchmark per il progetto.
Secondo Arnold, da quando è passato a Trello, è stato più efficiente nelle sue attività di produzione video. Scopri altri modi in cui usa Trello per organizzare il suo processo video nel suo post qui.
Utilizzo di Trello:una conclusione
Come puoi vedere, Trello è uno strumento straordinario per qualsiasi azienda, e in particolare una società di produzione video. Spero che questo articolo sia stato utile per mostrarti come utilizzare Trello nella tua azienda di video.
Non sei ancora convinto su Trello? Prendi qualche ispirazione per Trello qui. E l'app di automazione Zapier ha un fantastico elenco di oltre 17 modi creativi per utilizzare Trello e organizzare tutto.
E non dimentichiamo che Trello può essere utilizzato anche per aiutare a gestire i contenuti sui tuoi siti Web, aiutare con il tuo processo di vendita e marketing e persino gestire qualsiasi (e ogni) aspetto della tua vita!
Tutto sommato, Trello offre una piattaforma eccezionale per qualsiasi tipo di gestione dei progetti ed è davvero utile per i team che potrebbero non lavorare sempre insieme nello stesso ufficio.
E non dimenticare che è gratuito!
Hai esperienza con Trello ? Hai trovato il sistema di bordo vantaggioso per la gestione dei progetti ? Facci sapere nei commenti qui sotto.