La creazione di un webinar è un modo per i marketer e le aziende di generare lead e attirare clienti. Possono espandere la tua portata, rafforzare la tua autorità e aiutarti a connetterti digitalmente in un mondo sempre più distribuito.
I migliori webinar catturano rapidamente l'attenzione del pubblico, forniscono competenze utili, il tutto offrendo un'esperienza prodotta professionalmente. Tuttavia, la sfida per ogni marketer è fare tutto ciò in modo efficiente con la sicurezza di poter produrre risultati.
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Presenta la tua prossima grande idea con un modello di mazzo di eventi virtuale. Metti in evidenza citazioni stimolanti, statistiche stimolanti e risorse aggiuntive che il tuo pubblico può portare con sé dopo l'evento.
Scarica oraQuindi, in questa guida, demistificare come creare un webinar:dall'ideazione, alla promozione, alle prove e alla trasmissione dal vivo, fino alla logistica post-evento e alle migliori pratiche.
Includeremo suggerimenti utili lungo il percorso per assicurarti che tu possa concentrarti sulla creazione di contenuti e storie accattivanti per affascinare il tuo pubblico e assicurarti di poter realizzare la visione dell'evento più ambiziosa dal vivo.
Immergiamoci!
Cosa imparerai
- Il segreto per un webinar di successo è l'ottimo contenuto
- Come creare un webinar nel 2022 (guida passo passo)
- Come produrre un webinar con Vimeo
- Tre importanti statistiche sui webinar
Il segreto per un webinar di successo è un ottimo contenuto
Alla fine della giornata, il segreto per un webinar di successo è il tuo contenuto. I tuoi strumenti video dovrebbero aiutarti a potenziare i tuoi contenuti.
Investi il tuo tempo e le tue risorse nella scelta di un argomento, trova relatori pertinenti e accattivanti e scegli una piattaforma in grado di mostrare tutto. Con così tanta concorrenza per mantenere l'attenzione del tuo pubblico, è importante che tu possa fornire l'esperienza più preziosa per il momento.
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Come creare un webinar nel 2022 (guida passo passo)
La posta in gioco può sembrare alta quando crei un webinar. C'è un sacco di logistica da navigare, creatività da scegliere e relatori da coinvolgere, ma ne vale la pena una volta che lo spettacolo sarà pubblicato.
Se ti senti un po' nervoso, non preoccuparti! Puoi abbracciare l'incertezza con alcuni passaggi utili. Abbiamo suddiviso le quattro fasi principali della produzione del webinar:
- Pianificazione
- Promozione e produzione
- In diretta
- Post-produzione
Ogni fase richiederà persone diverse per ruoli diversi. Non importa quanto grande, piccola, complessa o semplice sia la tua idea da pubblicare, ti consigliamo di prenotare una finestra di produzione tra le 4 e le 8 settimane.
Questa finestra di 4-8 settimane ti darà abbastanza tempo per pianificare, reclutare relatori, provare la produzione e andare in diretta con la sicurezza e i campanelli professionali per distinguerti!
Fase di pianificazione
1. Inizia con i tuoi obiettivi.
È importante collaborare con il tuo team per identificare gli obiettivi del tuo webinar o evento. Questo ti aiuterà a capire quale impatto vuoi avere e come vuoi misurare le prestazioni del tuo webinar.
Ciò può includere indicatori chiave di prestazione come:
- Numero totale di registrazioni
- Numero di partecipanti dal vivo o conversione di iscritti a partecipanti
- Numero di potenziali clienti o potenziali target che si registrano
- Totale offerte vinte chiuse attribuite al tuo webinar
Suggerimento per professionisti: Una volta che hai una serie di obiettivi, costruiscila in un riassunto o in un piano di progetto.
2. Assegna ruoli al tuo team.
A seconda delle dimensioni del tuo evento, potresti prendere in considerazione l'assegnazione di ruoli ai membri del team. Ad esempio, Vimeo designa alcuni "ruoli" che sono fondamentali in diverse parti della produzione del webinar:
Promozioni: Questa funzione è responsabile del piano di promozione di un webinar. Ciò include promozioni via e-mail, promozioni social, marketing in loco e altri canali per attirare il tuo pubblico a registrarsi.
Programmazione dei contenuti: Questa funzione è responsabile della determinazione degli argomenti, dei relatori, dei messaggi, della progettazione e della produzione del contenuto del webinar.
Operazioni: Questa funzione è responsabile della creazione di moduli, della creazione di pagine di destinazione, della creazione di pagine video su richiesta, nonché della gestione delle operazioni tecniche tra strumenti per webinar, strumenti per operazioni di marketing e strumenti CRM per assicurarsi che i dati siano accurati.
3. Organizza un incontro preliminare con gli stakeholder interni.
Il kickoff meeting riunisce tutte le parti interessate per allinearsi sugli obiettivi, identificare il pubblico di destinazione, fare brainstorming su argomenti, ideare relatori e assegnare compiti e progetti. Il kickoff potrebbe anche essere un ottimo punto di partenza per iniziare la tua pianificazione promozionale (ne parleremo più avanti).
A seconda del numero di parti interessate, potresti volere un incontro separato con il tuo team di produzione per delineare l'ambito della produzione, nonché un incontro con il tuo team di progettazione per definire i componenti visivi per il tuo webinar. Gli elementi di design possono includere diapositive, grafica, design della pagina di destinazione e promozioni social.
Fase di promozione e produzione
4. Promuovi il tuo webinar.
Per costruire la tua strategia promozionale webinar, concentrati sul tuo pubblico. Una volta che hai capito chi stai cercando di raggiungere, considera quali canali di marketing sono più rilevanti per loro.
Come best practice, pianifica almeno 3-5 settimane di promozione prima di pubblicare il tuo webinar.
Suggerimento da professionista :prendi in considerazione i seguenti canali per aumentare la consapevolezza del tuo evento:
- Social a pagamento e organico
- Pubblicità interna al prodotto
- Promozioni in loco
Suggerimento per professionisti: Pianifica di coinvolgere il tuo team creativo il più in anticipo possibile quando pianifichi le promozioni del tuo webinar. A seconda dei canali che intendi promuovere, potresti dover dedicare più tempo in anticipo per finalizzare risorse creative come intestazioni di design, creatività per pagina di destinazione e registrazione, inviti via email e risorse social prima di pubblicare le promozioni.
5. Inizia il coinvolgimento dei relatori.
Una volta definito un chiaro schema di programmazione dei contenuti, è il momento di trovare il tuo talento!
I tuoi relatori sono fondamentali per dare vita all'argomento e al contenuto. Ciò può includere membri del team interno o esperti interni o relatori esterni come leader del settore, clienti o altri relatori professionisti che possono parlare con l'argomento in questione.
Suggerimento per professionisti: Dedica del tempo alla ricerca di altri eventi e webinar che riguardano la tua area tematica o il tuo settore per vedere chi altro sta parlando sull'argomento. Questo è un ottimo modo per vedere come i relatori possono agire dal vivo durante il tuo webinar.
Dopo aver identificato un potenziale oratore esterno, trova le sue informazioni di contatto e avvia la tua sensibilizzazione.
Indipendentemente da come prevedi di contattare gli oratori, ricorda di definire le aspettative nella tua sensibilizzazione includendo informazioni importanti come:
- L'impegno di tempo previsto per i relatori per partecipare al webinar (es. 1-2 incontri e la data di inizio)
- Cosa devono fare per la produzione dal vivo?
L'obiettivo è renderlo facile e non intimidatorio!
Hai bisogno di aiuto per trasmettere in diretta i contenuti del tuo webinar?
Scopri tutto ciò di cui hai bisogno per andare in diretta con la nostra serie di master class in live streaming.
Guarda ora6. Presentazione del relatore e chiamata iniziale.
Congratulazioni! Dopo aver confermato i relatori del webinar, assicurati di chiedere tutti i media importanti che aiuteranno a facilitare le presentazioni e le promozioni dei relatori. Questo può includere:
- Scatti alla testa dei relatori
- Titoli esatti
- Moduli di rilascio o contratti
- Rulli sfrigolanti
Il kickoff del relatore è un'opportunità per consentire ai relatori di soddisfare, stabilire aspettative e condividere lo schema del webinar.
7. Prepara i tuoi contenuti e crea una serie di spettacoli.
Man mano che ti avvicini alla data dell'evento, ti consigliamo di finalizzare il contenuto dell'evento. Il contenuto potrebbe includere:
- Agenda o schema
- Script o note di benvenuto
- Video
- Immagini o grafici
A seconda della complessità del tuo evento, potresti voler creare uno schema del contenuto o creare una serie di spettacoli.
Pianifica elementi visivi come presentazioni, grafici, video, relatori o strumenti di coinvolgimento come sondaggi o domande e risposte dal vivo prima dell'evento in modo da avere un'idea chiara della tua produzione.
Suggerimento per professionisti: Se puoi, pianifica in anticipo di preparare tutti i tuoi contenuti e caricarli nel tuo webinar o nella piattaforma di eventi virtuali.
8. Fai una prova completa.
Le prove sono una grande opportunità per entrare in contatto con i relatori, risolvere problemi tecnici e analizzare argomenti e contenuti.
Come best practice, prova a dedicare un'ora a tutte le persone coinvolte nel webinar per esaminare l'intero ciclo di contenuti, rispondere a eventuali domande tecniche relative all'audio, alle inquadrature o alle domande dei relatori e contribuire a mitigare potenziali problemi tecnici come Internet interruzioni.
9. Vai in diretta!
È finalmente arrivato! Pianifica di avere tutti i tuoi altoparlanti disponibili e sul set mezz'ora prima di andare in diretta. Ciò contribuirà a risolvere eventuali problemi tecnici dell'ultimo minuto e ad alleviare le oscillazioni dello stadio.
Post-produzione
10. Invia i tuoi messaggi di follow-up.
Dopo il tuo webinar, assicurati di inviare e-mail di follow-up al tuo pubblico esprimendo gratitudine per la loro partecipazione. Per gli iscritti che si sono registrati, ma non hanno partecipato, invia un messaggio di follow-up separato incoraggiandoli a guardare il video on-demand
Se hai un team di vendita, fornisci un contesto per i passaggi successivi/ follow-up in modo da poter fornire un passaggio fluido tra marketing e vendite.
Non dimenticare di fornire una nota di ringraziamento a tutti i tuoi relatori!
11. Prepara i tuoi contenuti on-demand.
Assicurati di salvare il contenuto del tuo webinar! Al termine dell'evento dal vivo, utilizza uno strumento di modifica per tagliare il video, quindi caricalo per un contenuto sempreverde.
Non dimenticare di inviare un link del video on-demand agli iscritti e ai partecipanti al webinar. Considera anche la possibilità di gating dei contenuti on-demand con un modulo per i lead, in modo da poter massimizzare il tuo duro lavoro.
12. Ottimizza per il futuro.
Dai un'occhiata alle analisi principali del tuo webinar come iscritti, partecipanti dal vivo, sondaggi e dati di domande e risposte per comprendere meglio il tuo coinvolgimento nel webinar. Considera anche l'idea di inviare un sondaggio di follow-up per capire come puoi fare ancora meglio la prossima volta!
Come produrre un webinar con Vimeo
In questo articolo, hai appreso le considerazioni chiave per la creazione di un webinar. Le istruzioni specifiche tra le piattaforme webinar possono variare. Potresti volere approfondimenti su come sfruttare la tua piattaforma di webinar preferita.
Se stai esplorando Vimeo Events, ecco una rapida ripartizione di come produrre un webinar (meno il mal di testa). Per ulteriori informazioni, scopri come creare e configurare il tuo webinar.
Crea un evento
Se sei un utente Premium o Enterprise Vimeo, puoi creare un webinar andando su Gestione video> fai clic su Nuovo video menu a discesa, quindi seleziona Crea un webinar.
Questo ti porterà alla pagina di gestione del webinar in cui puoi nominare il tuo webinar, aggiungere una descrizione e programmare la data e l'ora per la pubblicazione.
Crea il tuo modulo di registrazione
Per convertire potenziali visitatori in lead, ti consigliamo di creare un modulo di registrazione. Nella pagina di gestione del webinar, fai clic su Registrazione pulsante a destra del lettore di anteprima.
Puoi creare campi modulo specifici come indirizzo e-mail, nome, cognome, ruolo, azienda o altre informazioni che desideri raccogliere dagli iscritti al webinar.
Pianifica i tuoi contenuti
Il nome del gioco sta mantenendo il tuo pubblico coinvolto durante l'evento! Sii spietato e tralascia qualsiasi contenuto o attività non necessaria. Rendi i contenuti chiari, fruibili e direttamente correlati ai problemi o alle conoscenze in cui il tuo pubblico desidera investire.
Suggerimento per professionisti: Aggiungi una lista introduttiva o un'introduzione al webinar e un'agenda all'inizio dell'evento in modo che il tuo pubblico sappia cosa aspettarsi. Prenota anche del tempo alla fine del tuo evento dal vivo per fare domande e risposte.
Crea una sequenza temporale composta da scene diverse
Dopo aver inchiodato i tuoi contenuti come mazzi di presentazione, video, immagini, grafica e relatori, carica le tue risorse nel tuo evento per creare una sequenza temporale o uno spettacolo. Per farlo, vai alla pagina di gestione del webinar e fai clic su gestisci produzione e trasmetti in streaming con Vimeo . Per sapere come aggiungere e cambiare scene all'interno del tuo stream, consulta il nostro articolo della guida.
Suggerimento per professionisti: Puoi manipolare singole scene per creare la sequenza temporale di produzione perfetta. Pianifica di provare i tuoi contenuti in anticipo per assicurarti che il flusso sia naturale e coinvolgente.
Invita i tuoi relatori
Se hai più di un oratore, ti consigliamo di creare collegamenti univoci per ciascuno dei tuoi ospiti. Ciò rende facile per ogni ospite partecipare al tuo evento in modo facile e puntuale.
Puoi aggiungere altoparlanti alla tua sequenza temporale facendo clic su aggiungi alla scena .
Suggerimento per professionisti: Aggiungi elementi grafici come i terzi inferiori per ciascuno dei tuoi oratori in modo che sia facile distinguere chi è chi nell'evento.
Prova i contenuti del tuo webinar
Una volta che i tuoi contenuti sono stati aggiunti alla sequenza temporale dell'evento e che i tuoi relatori sono stati integrati, è tempo di testare, testare, testare!
Pianifica il tempo per una revisione tecnica e una prova in modo che i relatori abbiano familiarità sia con lo strumento che con i contenuti del webinar prima di andare in diretta. Nella vista emittente, puoi scorrere le tue scene facendo clic su una singola scena e facendo clic su Invia allo streaming.
Puoi vedere in alto a sinistra cosa viene inviato dal vivo al tuo evento, in modo che tu, i tuoi relatori e tutti i membri della troupe di produzione possiate avere un'idea di come si svolgerà l'evento.
Vai in diretta!
Hai fatto tutti i preparativi necessari, ora è la parte divertente! Metti in coda le scene o le diapositive del tuo webinar, tieni pronto un bicchiere d'acqua e assicurati che tutte le persone coinvolte siano pronte per partire.
Per andare in diretta, premi il pulsante verde Avvia evento nell'angolo in alto a destra per iniziare a condividere con il tuo pubblico.
Durante il webinar, puoi fare clic su ogni singola scena e fare clic su Invia allo streaming per trasmettere in live streaming ogni parte della tua produzione.
Ritaglia il tuo video per on-demand
Congratulazioni per un evento di successo! Una volta terminato l'evento, fai clic su Termina , assicurati di modificare e ritagliare i tuoi contenuti nella loro forma finale. Dopo aver terminato l'evento, puoi fare clic su Gestisci webinar , contrassegnalo come "Completato", e ritaglia il contenuto, oppure puoi chiudere il modal, permettendoti di caricare nuovamente il contenuto del webinar.
Assicurati di inviare ai partecipanti al webinar e agli iscritti entro 24 ore.
Tre importanti statistiche sui webinar
Sebbene i webinar siano in circolazione da molto tempo, la pazienza per guardarli sta calando. Di recente abbiamo contattato la nostra community per capire meglio cosa sta succedendo con i webinar nel 2021 e oltre e abbiamo esaminato la nostra ricerca sugli eventi per fornirti le migliori informazioni per migliorare i tuoi eventi.
Il contenuto e la qualità degli oratori sono importanti quando si guidano le registrazioni di eventi.
Probabilmente ricorderai che il 2020 è stato l'anno degli eventi virtuali. Dall'happy hour virtuale, ai vertici della maratona e a una o due cene di famiglia imbarazzanti, abbiamo tutti avuto l'esperienza di incontrarci digitalmente.
Sebbene la domanda di eventi online sia ancora alta, la qualità è più importante della quantità. Il 64% e il 63% dei partecipanti al sondaggio afferma che rispettivamente la qualità dei relatori e la pertinenza dei contenuti li spingono a iscriversi agli eventi.
È molto probabile che i partecipanti interrompano un evento in anticipo a causa di problemi tecnici o noia.
Portare il tuo pubblico al tuo evento è solo metà di quella battaglia. Fai tutto il lavoro in anticipo per mitigare eventuali intoppi tecnici che potrebbero ridurre il tuo pubblico poiché è probabile che più della metà (59%) dei partecipanti al sondaggio abbandoni un evento dal vivo a causa di problemi tecnici.
Gli eventi online sono qui per restare!
Senza ombra di dubbio, gli eventi virtuali hanno avuto un impatto duraturo sull'industria degli eventi. Il tuo know-how video tornerà utile negli anni a venire.
La maggior parte (72%) dei partecipanti ha affermato di prevedere di partecipare a tanti, se non di più, eventi online di quanti ne facciano attualmente una volta che gli eventi di persona saranno tornati.
Concludi
Sicuramente c'è un sacco di brainstorming, preparazione e pianificazione coinvolti nel lancio di un webinar. Tuttavia, i vantaggi sono quasi infiniti. Inoltre, avere il replay video disponibile su richiesta significa che il tuo webinar continuerà a lavorare sodo per aumentare il tuo profilo e aiutarti a generare ancora più contatti anche in futuro. La parte migliore? Più lo fai, più facile diventa il processo.
Mentre pianifichi il tuo grande spettacolo, ricorda i seguenti 4 suggerimenti:
- Concentrati sul tuo pubblico. Chi sono, quali domande hanno e come potrebbero essere le loro routine quotidiane dovrebbero informare la tua strategia di produzione del webinar
- Scegli la piattaforma giusta. Le soluzioni end-to-end offrono la massima flessibilità, ma assicurati di scegliere quelle che funzionano meglio per te e il tuo pubblico.
- Prova, prova, prova!
- Le conversioni sono un gioco lungo. Il lavoro non si ferma una volta terminato il webinar:sfrutta l'email marketing e altre campagne per acquisire contatti mentre il ferro è caldo.
Scritto originariamente da Jessica Wei l'8 giugno 2021. Aggiornato da Julie Bergstein il 2 marzo 2022.