Conosci la sensazione scoppiettante di un evento di persona:il ronzio dei partecipanti eccitati, il brusio dei pannelli interattivi, l'energia di un locale gremito, per non parlare di quegli happy hour tintinnanti. Ma con la necessità di eventi virtuali in continua crescita, aziende e organizzazioni di tutte le dimensioni stanno progettando esperienze digitali che imitano la magia di quelle di persona.
Sappiamo che ci sono molte sfide che possono derivare dal passaggio a un'esperienza di evento virtuale. Come pianifichi i contenuti dell'evento? Come si guidano le registrazioni degli eventi? In che modo partecipare e partecipare a un evento è semplice e facile anche per gli ospiti più avversi alla tecnologia?
Ecco una buona notizia:non devi rispondere a queste domande da solo. Abbiamo compilato una guida per aiutare i principianti e gli organizzatori di eventi esperti a lanciare il proprio evento dal vivo.
In questa guida imparerai:
- Cos'è un evento virtuale?
- Sei casi d'uso per eventi virtuali
- Come pianificare e ospitare un evento virtuale
- 5 motivi per cui gli eventi virtuali hanno un impatto
- Vai in diretta con il tuo prossimo evento virtuale
Cos'è un evento virtuale?
A differenza degli eventi di persona o ibridi, gli eventi virtuali si svolgono esclusivamente online. Relatori e membri del pubblico si uniscono digitalmente per condividere una breve sessione o un'esperienza virtuale di più giorni. Se ti sei registrato e hai partecipato di recente a un evento virtuale, probabilmente hai visto discorsi chiave, tavole rotonde, sondaggi dal vivo, community Slack, il tutto tramite desktop, tablet o dispositivo mobile.
Il bello di un evento virtuale è che gli organizzatori di eventi hanno la piena licenza creativa per progettare un'esperienza coinvolgente perché non sei limitato da una sede fisica.
Inoltre, i partecipanti all'evento possono sintonizzarsi da qualsiasi parte del mondo, abbassando la barriera d'ingresso per coloro che non hanno potuto partecipare in passato.
Diventa un professionista degli eventi virtuali
Un sacco di lavoro può essere richiesto per far funzionare senza intoppi un webinar o un evento virtuale, ma con la pratica lista di controllo degli eventi virtuali di Vimeo, diventerai un esperto in pochissimo tempo
Scarica oraSei casi d'uso per eventi virtuali
Lo spazio degli eventi si sta espandendo:non sono più solo le emittenti. Con così tanti eventi che diventano virtuali, diamo un'occhiata ad alcuni modi in cui i clienti Vimeo hanno organizzato eventi di persona online.
Eventi interni
Questi eventi sono per i dipendenti all'interno di un'organizzazione. La programmazione varia da una riunione veloce di 30 minuti a un evento di un'intera giornata. Gli eventi interni tipici includono riunioni a tutti gli effetti, formazione dei dipendenti, kick-off di vendita o eventi a livello aziendale come feste di vacanza (BYOB!).
Poiché le riunioni interne sono principalmente ospitate per i partecipanti interni, le registrazioni gated o con ticket sono meno importanti delle funzionalità di privacy come SSO.
Per ulteriori informazioni sugli eventi interni e sullo stato delle comunicazioni sul posto di lavoro, consulta il nostro segnalazione .
Conferenze
Le conferenze sono un altro tipo di evento virtuale comune. Possono durare un solo giorno o più giorni. In genere includono un moderatore o un MC, più relatori e keynote, riunioni di lavoro, attività di networking e altre esperienze per coinvolgere i partecipanti.
Le conferenze attirano partecipanti virtuali interessati ad argomenti di settore condivisi, esperienze di networking e opportunità educative. La generazione di lead è importante qui, quindi aspettati di vedere eventi gratuiti ea pagamento con accesso variabile.
Webinar
I webinar sono gli eventi virtuali originali. Durano da 30 minuti a un'ora e comunemente funzionano come un canale di generazione della domanda o un canale di leadership del pensiero. Se salti su un webinar, probabilmente troverai note di pulizia (ovvero "questo webinar verrà registrato"), relatori, una presentazione, dati e alcuni strumenti, come domande e risposte o sondaggi dal vivo, per coinvolgere i membri del pubblico.
I webinar sono incentrati sui contenuti fruibili. Le organizzazioni e i creatori che desiderano ampliare il proprio pubblico possono sfruttare i webinar per guidare i lead per la generazione della domanda, aumentare la leadership di pensiero, la consapevolezza del marchio e la formazione sui loro servizi.
Festival e cerimonie di premiazione
Le categorie in rapida crescita di eventi virtuali includono programmi di arti dello spettacolo, festival musicali e cerimonie di premiazione (come il precedente VFA di Vimeo). Le organizzazioni stanno adattando le loro esperienze per un pubblico solo online e stanno trovando modi innovativi per aumentare l'entusiasmo.
Gli eventi di arti dello spettacolo possono includere talenti dal vivo, interviste esclusive o altri intrattenimenti dal vivo per mantenere il pubblico agganciato. Attirano anche un pubblico più ampio che si riunisce per celebrare un artista, un tipo di musica, film o intrattenimento.
Eventi sportivi
Negli ultimi anni, gli eventi sportivi si sono trasformati per adattarsi ai tempi, il che significa che i contenuti sportivi coprono tutto, dai giochi in streaming live, ai giochi on demand, alle interviste dal vivo e altri contenuti per mantenere vivo il fandom.
Eventi basati sulla fede
Le parrocchie locali stanno trovando nuove opportunità attraverso il video. Le comunità religiose trovano molta flessibilità trasmettendo in diretta streaming i loro sermoni e gli eventi della comunità. Che si tratti di eventi, lezioni, seminari della comunità o semplicemente un incontro virtuale, il live streaming aiuta una congregazione a rimanere in contatto anche quando è separata.
Qual è la differenza tra eventi virtuali e webinar?
Per fortuna, webinar ed eventi virtuali non si escludono a vicenda! Julie Bergstein, responsabile della programmazione degli eventi di Vimeo, ha una grande conoscenza dei due tipi di eventi.
Ecco una rapida ripartizione:
Webinar:
- In genere eventi una tantum
- Sessione più breve
- In genere per la generazione di contatti o l'istruzione
Eventi virtuali:
- Concentrati sulle esperienze
- Più sessioni come tavole rotonde, breakout e keynote
- Più creativo o orientato al brand. Non è atipico vedere un'identità di marca per un evento virtuale come Streameo di Vimeo o Outside the Frame
Inoltre, la scala di un webinar e di un evento virtuale è leggermente diversa.
I webinar sono generalmente eventi più piccoli, un aumento inferiore per le squadre e in genere attirano un pool di registrazioni più piccolo.
Gli eventi virtuali sono più grandi, richiedono maggiori investimenti in risorse e attraggono un pool di registrazioni più ampio.
Come pianificare e ospitare un evento virtuale
Ci sono un paio di idee sbagliate sugli eventi virtuali:il primo mito è che puoi copiare e incollare un evento di persona in un evento virtuale. Sfortunatamente, non tutte le esperienze di persona si traducono in uno spazio digitale, specialmente quando stai gareggiando per l'attenzione dei partecipanti e affrontando la dura battaglia della fatica digitale e della fatica degli eventi virtuali.
Il secondo malinteso è che gli eventi virtuali richiedono meno tempo per la pianificazione rispetto agli eventi di persona. A seconda della quantità di contenuti che intendi produrre per il tuo evento, dovrai dedicare abbastanza tempo alla preparazione. Ad esempio, Julie Bergstein, la nostra responsabile della programmazione di eventi, consiglia 3-6 mesi di pianificazione per 4 ore di contenuti di eventi virtuali.
La realtà è che gli eventi virtuali richiedono altrettanto tempo e attenzione per essere esperienze incredibili.
Quindi, per aiutarti a iniziare subito, abbiamo nove suggerimenti su come ospitare un evento virtuale.
1. Determina gli obiettivi dell'evento virtuale.
Prima di pianificare il tuo evento virtuale, dovrai identificare gli obiettivi dell'evento. L'identificazione degli obiettivi aiuta anche a determinare il tipo di evento virtuale che realizzerai.
Porsi le seguenti domande:
- Quali sono gli obiettivi del mio evento virtuale?
- Si tratta di un evento rivolto verso l'interno o verso l'esterno?
- Quante sessioni di eventi prevedi di organizzare?
- La registrazione all'evento sarà gratuita, a pagamento o entrambe?
2. Identifica il tuo pubblico di destinazione.
Qualsiasi professionista esperto di eventi ti dirà che il KPI più importante è l'esperienza del partecipante. Assicurati che il tuo evento virtuale colpisca nel segno identificando chiaramente il tuo pubblico in anticipo.
Porsi le seguenti domande:
- Chi stai cercando di raggiungere?
- Come devi raggiungerli?
- Come interagirà il tuo pubblico?
3. Crea contenuti adatti allo streaming.
Il contenuto determina tutto quando si produce un evento dal vivo:come lo si riprende, che tipo di telecamere utilizzerai, come accenderlo e persino alcune delle tue scelte tecniche e di codifica.
Cinque componenti per fantastici contenuti di eventi virtuali:
- Pertinenza :assicurati che i contenuti in live streaming siano in linea con gli interessi del pubblico previsto e che i contenuti corrispondano alla voce del tuo marchio e ai potenziali clienti e ai potenziali clienti mirati.
- Coinvolgimento :Mantieni gli spettatori attivi incoraggiando l'interazione con lo streaming (adoriamo mantenere le cose eccitanti con la funzione di chat dal vivo). Intrattenere il pubblico farà in modo che i partecipanti ottengano il massimo dalla giornata.
- Succoso . Sebbene i partecipanti all'evento siano disposti a immergersi in esperienze di un giorno per eventi di persona, hanno molta meno pazienza per un live streaming di 7 ore. Ricorda di fornire solo i contenuti più pertinenti e coinvolgenti.
- Coerenza :Se possibile, trasforma l'evento dal vivo in una serie (annuale o meno). "Mantenere coerenti i tuoi eventi è un modo garantito per aumentare la consapevolezza del marchio e l'equità del marchio, coinvolgendo al contempo in modo significativo il tuo pubblico", afferma Tom Gott, capo della produzione dal vivo di Vimeo.
- Da asporto :Qual è l'invito all'azione alla fine dell'evento virtuale? Se vuoi convertire il pubblico, assicurati di facilitare l'interazione con gli spettatori al termine dell'evento.
Una volta che hai un'idea del tipo di contenuto che intendi produrre, assicurati di consolidare tutti i dettagli in uno spettacolo di eventi.
Suggerimento professionale :La "finestra d'oro" comprende 25 minuti di informazioni brevi, presentazioni brevi e scattanti e spunti chiave.
4. Crea una pagina di registrazione dell'evento.
Se stai trasmettendo in streaming un evento per il quale vorresti vendere i biglietti o semplicemente controllare l'accesso, ti consigliamo di sfruttare una pagina di registrazione di un evento o di un webinar. Con una piattaforma di eventi dedicata come Vimeo Events, puoi facilmente impostare eventi per il tuo evento live e richiedere la registrazione.
"Stiamo intenzionalmente costruendo un senso di esclusività attorno ai nostri live streaming, quindi non è come sintonizzarsi su un live streaming di Instagram con migliaia di altre persone che non hanno un interesse condiviso", ci dice Will di Zinc Agency. "Questi elementi di connessione sono stati davvero importanti."
5. Ottimizza l'esperienza dei partecipanti.
Una piattaforma completa per eventi virtuali può aiutarti a pianificare i contenuti della tua presentazione, a portare la tua esperienza per aiutarti a guidare i lead, a fornire strumenti di produzione per creare un'esperienza degna di un flusso, il tutto fornendo l'analisi e l'automazione per renderlo meno fastidioso.
Tre must-have per un'esperienza straordinaria per i partecipanti :
Pagina di registrazione all'evento
Quando imposti il tuo evento virtuale, ti consigliamo di creare una pagina per il tuo evento. Pensa a questo come al tuo luogo virtuale. Questa pagina sarà il punto in cui i partecipanti potranno accedere al link che li porterà alla tua esperienza dal vivo. Puoi anche incorporare il tuo live streaming Vimeo direttamente su questa pagina!
Per rendere il processo di registrazione facile e senza interruzioni (in modo da poter raggiungere i tuoi obiettivi di lead), pensa a come rendere le registrazioni senza attriti. Crea moduli di registrazione personalizzati che includono campi importanti, nonché i colori e il logo della tua azienda per restare fedele al tuo marchio.
Email di promemoria per i partecipanti
Una strategia di comunicazione pre-evento è fondamentale per aumentare la partecipazione. Quando qualcuno si registra al tuo evento o webinar con Vimeo, vengono inviate automaticamente tre e-mail per assicurarsi che possa partecipare e guardare i contenuti in seguito. Personalizza le e-mail in base ai colori, al marchio e ai link per consentire ai partecipanti di vivere più facilmente il tuo evento nel modo desiderato.
Raccolta di contenuti post-evento
Idealmente, l'esperienza post-evento coinvolgerà gli iscritti e i partecipanti molto tempo dopo la fine dell'evento. Prendi in considerazione la creazione di una pagina web o di un portale per webinar o contenuto di eventi su richiesta e rendili accessibili a coloro che si sono registrati. E per mantenere i contenuti del tuo evento rifiniti, pianifica di ritagliare i tuoi video e aggiungere capitoli per aiutare i partecipanti e le visualizzazioni a trovare rapidamente i contenuti di cui hanno bisogno.
6. Rendilo interattivo.
Il tuo compito è far sentire il pubblico che lo guarda come se fosse lì di persona, anche se sta guardando in pigiama. Per impressionare il tuo pubblico online, fai in modo che la tua esperienza digitale corrisponda al livello di qualità che ti aspetteresti da un evento di persona. Crea un'esperienza coinvolgente con strumenti come domande e risposte, sondaggi dal vivo e grafica dal vivo.
Il team del festival cinematografico di Ann Arbor ha utilizzato la funzione di chat dal vivo per le loro domande e risposte e ha funzionato a meraviglia. "Sono rimasto sorpreso da quanta sensibilità della comunità ho provato sapendo che tutti lo stavano guardando insieme", dice Leslie. "La chat ha portato una grande energia all'esperienza online."
Alcuni feedback promettenti dai rapporti sulle statistiche degli eventi virtuali di Vimeo mostrano che i partecipanti ritengono che le domande e le risposte e i tutorial funzionino meglio quando si pensa agli elementi più importanti dell'evento.
7. Testa tutto.
Prima regola del live streaming? Test. TUTTO.
La cosa migliore che puoi fare per prevenire incidenti durante il tuo evento online è testare tutto, ma soprattutto, il tuo stream. Testare i flussi di lavoro delle apparecchiature primarie, i flussi di lavoro delle apparecchiature di backup, la qualità audio, la qualità video, la connessione Internet e tutte le ridondanze. Forse la cosa più importante, conferma la tua velocità di caricamento testando la tua connessione su un sito Web come Speedtest.net. Dovresti pianificare il tempo per testare tutte le tue apparecchiature di produzione video sia fuori sede che in sede.
Ti stai chiedendo di quale attrezzatura hai bisogno per trasmettere in streaming? Leggi questo.
8. Crea una checklist per la trasmissione remota.
È probabile che (a breve termine) la tua necessità di collaborare con una forza lavoro distribuita al tuo evento virtuale. Ecco una rapida lista di controllo di ciò di cui avrai bisogno:
Elenco di controllo per la trasmissione remota a cinque punti:
- Connettività: È probabile che il wifi dell'ufficio della tua azienda sia migliore di quello che hai a casa. Controlla le tue velocità e, quando possibile, usa una connessione cablata.
- Cattura: In che modo il tuo pubblico apprezzerà i tuoi contenuti? Pensa a quali videocamere e microfoni utilizzerai e come porterai ospiti remoti al tuo evento virtuale.
- Codifica: Quale software utilizzerai per portare il tuo evento nell'etere di Internet? Siamo entusiasti di Livestream Studio 6, ma ci sono anche altre opzioni là fuori.
- Distribuisci: Dove andrà a vivere il tuo evento virtuale? Pensa se vorrai proteggere il contenuto (come con SSO) o diffonderlo in lungo e in largo (pensa al simulcast).
- Coinvolgi: Una bella esperienza visiva è solo una parte di ciò che rende un grande evento virtuale. Strumenti di coinvolgimento del pubblico come domande e risposte dal vivo, sondaggi e chat possono ulteriormente creare un evento memorabile.
Elenco di controllo per eventi virtuali
Semplifica la pianificazione degli eventi con la semplice ma potente lista di controllo degli eventi virtuali
Scarica ora9. Preparati per la "Legge di Murphy".
"Tutto ciò che può andare storto, andrà storto", dice Tom. Ma non lasciarti spaventare da questo! Se identifichi le cose che potrebbero andare storte, puoi creare un piano su come gestirle. Entra con un piano, una tecnologia solida, una piattaforma di biglietteria top di gamma e il giusto supporto e sarai preparato per qualsiasi cosa ti capiti.
Per saperne di più, dai un'occhiata ai nostri esperti Vimeo su come pianificare un evento virtuale.
5 motivi per cui gli eventi virtuali hanno un impatto
Ce l'abbiamo. Passare per la prima volta a un evento virtuale può essere scoraggiante. In Internet, è chiaro che gli eventi virtuali sono un modo efficace per i marketer di eventi di estendere la loro portata. Ecco alcuni motivi per cui la tua prossima esperienza digitale potrebbe avere un guadagno ancora maggiore rispetto all'ultima IRL.
Gli eventi virtuali estendono la tua portata.
Abbiamo visto i clienti aumentare la loro copertura di 50 volte trasmettendo in simultanea uno stream di conferenza a canali social come LinkedIn, Facebook e altri.
Leslie Raymond, direttrice dell'Ann Arbor Film Festival, ha notato che sono stati in grado di raggiungere più persone che mai durante il loro primo anno di diventare virtuali. "Abbiamo visto il nostro pubblico crescere da 10.000 possessori di biglietti a 16.000 stream da 50 paesi, con oltre 27.000 spettatori per l'intera settimana", afferma Leslie.
Gli eventi virtuali democratizzano la tua esperienza.
Anthony Rudolf, partner dell'agenzia creativa Co.create NYC, sfrutta il video dal vivo per la loro conferenza di benvenuto annuale per gli operatori dell'ospitalità:
“Abbiamo utilizzato video dal vivo alla conferenza di benvenuto sin dal primo giorno. I lavoratori del ristorante e dell'ospitalità sono oberati di lavoro e sottopagati, quindi la probabilità che avessero il tempo o le finanze per partecipare era piccola. Abbiamo considerato il video come un modo per democratizzare davvero i colloqui in corso".
Gli eventi virtuali prolungano la durata di conservazione dei tuoi contenuti.
I tuoi contenuti non smettono di essere preziosi una volta terminata la conferenza online. I video e i discorsi possono continuare a vivere come un'esperienza brandizzata e ricercabile che può continuare a stimolare il coinvolgimento.
Gli eventi virtuali ti consentono di essere creativo.
Con un'esperienza solo online, puoi giocare con i formati di contenuto, portare relatori aggiuntivi come ospiti remoti, esplorare nuovi flussi di entrate e coinvolgere il tuo pubblico in modo misurabile. Will Steinberg, copresidente dell'agenzia di marketing di eventi Zinc, ha trovato ancora più opportunità di coinvolgimento dei clienti utilizzando eventi virtuali:
"Stiamo trovando più elementi educativi nel live streaming rispetto a quello che abbiamo fatto nello spazio di persona", afferma Will. “Con i nostri eventi culinari, uno chef faceva una dimostrazione e gli ospiti si sarebbero goduti la loro esperienza culinaria nel locale. Ora stiamo inviando kit pasti e grembiuli di marca prima ancora che inizi il live streaming ed è diventata un'esperienza molto più pratica".
"Questo è un enorme vantaggio di cui non siamo mai stati in grado di sfruttare prima durante gli eventi di persona."
Gli eventi virtuali sono qui per restare.
Mentre l'aumento degli eventi virtuali nel 2020 ha aiutato principalmente i partecipanti e gli organizzatori di eventi a riunirsi in sicurezza, è chiaro che il formato è qui per restare. In effetti, i report delle statistiche sugli eventi virtuali di Vimeo hanno rivelato che il 72% dei partecipanti al sondaggio prevede di partecipare ad altrettanti, se non a più, eventi online una volta che gli eventi di persona saranno tornati.
Per stare al passo con i tempi, gli esperti di marketing dovrebbero considerare come produrre eventi virtuali accattivanti che mantengano il coinvolgimento dei partecipanti e si adattino alla loro strategia di marketing generale.
Pubblicato originariamente il 7 agosto 2020. Aggiornato il 13 maggio 2022.