Prima che qualsiasi evento venga pubblicato, esiste come una pagina piena di elementi pubblicitari chiamata run of show. Se stai pianificando un evento, questo documento copre il tuo sedere. Ma non è solo un itinerario di spunti di discussione e spunti di produzione, anche se è proprio questo, è un documento vivo e quello che ci piace chiamare "il centro della verità" per tutti i soggetti coinvolti.
In Vimeo, il nostro team di eventi ha messo insieme centinaia di serie di spettacoli per eventi di persona e virtuali, per un pubblico e partecipanti che vanno da una manciata di persone a migliaia di partecipanti. Tutti questi eventi iniziano con uno spettacolo.
Che cos'è una serie di spettacoli?
Uno spettacolo è un'analisi minuto per minuto di un evento, che include la descrizione di oratori e argomenti di discussione. Questo documento aiuta a mantenere tutta la troupe di produzione, i relatori e gli altri membri coinvolti consapevoli di dove si trovano e dove dovrebbero essere durante l'evento. Ci tiene tutti sulla stessa pagina, letteralmente!
Come un'istantanea Polaroid che si sviluppa lentamente, inizia con un contorno astratto di oratori e punti di discussione e, nel tempo, si affina in un'immagine dettagliata di quello che sarà l'evento, fino al minuto. Poiché tutte le persone coinvolte fanno riferimento a questo unico documento, è fondamentale assicurarsi che i nostri eventi si svolgano senza intoppi.
Sulla carta, sembrerebbe una tabella con timestamp che indicano l'ora di inizio e di fine della presentazione di ciascun relatore, nonché eventuali interruzioni del pubblico e domande e risposte e uno schema di discussione punto per punto di ciò di cui parleranno le persone.
4 cose importanti da includere nella tua serie di spettacoli:
- Informazioni e informazioni di contatto per ogni membro del panel
- La durata di ogni discussione sull'argomento
- Un copione sciolto di argomenti di discussione
- Collegamenti a eventuali documenti giustificativi o video preregistrati
Ricorda: più grande è l'evento, maggiori sono le informazioni da includere nella tua esecuzione dello spettacolo. Se sono presenti più tipi di segmenti, le sezioni potrebbero essere codificate a colori per facilitare l'accesso.
Keynote individuali o tavole rotonde all'interno di una conferenza virtuale o di un webinar più lungo potrebbero avere una propria serie di spettacoli, scomponendo ulteriormente i punti di discussione.
Per eventi con elementi più tecnici, il tuo team di produzione potrebbe avere la propria serie tecnica di spettacolo, con spunti dettagliati per le singole configurazioni di videocamera e microfono.
Come creare un run of show
Non preoccuparti se sembra complicato! Alla fine della giornata è solo un foglio di calcolo, costruito attorno alla tua visione dell'evento. Ecco quattro aspetti principali su cui concentrarsi quando si crea una serie di spettacoli per eventi virtuali.
1. Trova una progressione naturale
Un run of show è la versione cartacea dell'evento, quindi si evolve con la pianificazione dell'evento. Perché il contenuto viene prima di tutto per i nostri eventi virtuali:la prima cosa che facciamo è fare un brainstorming e delineare gli oratori e lo schema della discussione.
Iniziamo il processo di stesura da tre a sei mesi prima dell'evento stesso, a seconda delle dimensioni dell'evento.
Durante questa fase, prenditi il tempo per pensare al flusso, segmentare ogni keynote, tavola rotonda o workshop in periodi di tempo, inclusi 30 minuti all'inizio per raccogliere i relatori.
Da lì, analizziamo tre domande importanti:
- Prima di iniziare, esiste un argomento di livello introduttivo per riscaldare le persone?
- Quanto tempo impiegherà ciascun argomento?
- Per un evento più lungo, quando ha senso programmare una pausa pranzo, sale relax o una sessione di domande e risposte con il pubblico?
💡 Suggerimento professionale: Quando si tratta di comporre l'ordine degli argomenti di discussione, pensa a cosa ha senso nella più ampia progressione della storia che stai raccontando.
2. Raccogli e condividi informazioni
Cerchiamo di bloccare relatori e relatori 2-3 mesi prima dell'evento o anche 3-6 mesi prima per relatori più grandi. Dopo che relatori e argomenti sono stati confermati, condividiamo il documento di esecuzione dello spettacolo con tutti. I relatori possono quindi prendere appunti sullo schema della discussione in base alla loro esperienza e alle loro intuizioni.
Ci piace anche condividerlo con il team di produzione per dare loro un'idea del flusso dell'evento e così possono iniziare a creare la propria serie di produzione dello spettacolo, se necessario.
Ricordi quando abbiamo detto che una serie di spettacoli è il centro della verità? Poiché tutti stanno lavorando su questo pezzo di carta, è importante includere collegamenti a qualsiasi informazione pertinente, comprese le informazioni di contatto degli oratori, nonché collegamenti a video preregistrati che dovrebbero essere riprodotti durante l'evento.
3. Codice colore tutto
In Vimeo, alcuni dei nostri eventi coinvolgono diversi tipi di media, relatori multipli e configurazioni di produzione complesse, il che significa che tutti fanno riferimento a questo unico documento. Sono molte informazioni in una pagina!
È qui che entra in gioco la codifica a colori. Ad esempio, nella nostra serie di modelli di spettacoli, assegniamo un colore diverso per:
- Intro e finali
- Discussioni del panel e altri contenuti live
- Video preregistrati
- Contenuti vari, come domande e risposte del pubblico o una procedura dettagliata sul prodotto
Per gli eventi più grandi, includeremo anche una chiave per chiarire cosa significa ogni colore, oltre alle definizioni per alcuni dei titoli delle sessioni. La codifica a colori aiuta a garantire che le persone possano trovare esattamente ciò che stanno cercando quando è il momento di andare in diretta. È anche utile per pianificare eventi ibridi in modo da poter comunicare chiaramente quali segmenti sono live e di persona e quali virtuali.
4. Regola mentre procedi
La suddivisione minuto per minuto sulla carta può sembrare molto rigida, soprattutto quando hai assegnato solo una manciata di minuti a una discussione su un argomento specifico.
Tuttavia, in scenari di vita reale, potresti scoprire che un oratore dura due o tre minuti nel tempo o qualche altro piccolo intoppo si verifica dal vivo. Niente panico! Succede tutto il tempo. Preparati a ritagliarti qualche minuto dal segmento successivo o ritaglia il tempo per le domande e risposte e assicurati che tutte le persone pertinenti siano aggiornate.
Alla fine della giornata, lo svolgimento dello spettacolo è una linea guida. Nonostante i tuoi migliori sforzi per attenerti al tempo nello schema, potrebbe cambiare e devi solo essere flessibile. La parte importante è tenere piccole soluzioni nella tasca dei pantaloni quando se ne presenta la necessità.
Come utilizzare Vimeo Events per creare uno spettacolo senza interruzioni
Story board insieme alla tua serie di spettacoli
All'interno del nostro strumento Eventi Vimeo c'è una funzione di storyboard che ti consente di pianificare in anticipo le scene del tuo evento, proprio come faresti per un film, uno spettacolo o una presentazione webinar. Quando abbiamo eventi virtuali che incorporano molti contenuti preregistrati, aggiungiamo scene nell'emittente per caricare i contenuti preregistrati e organizzarli nell'ordine giusto con largo anticipo rispetto all'evento. Ci risparmia molta pressione il giorno dell'evento, perché non stiamo facendo tutto al volo.
Riunisci i tuoi relatori nel backstage in anticipo
Internamente, l'ora di inizio dello spettacolo non è la stessa di quella elencata nella pagina di registrazione per gli spettatori. Ad esempio, se una tavola rotonda inizia alle 12:00, ci piace assicurarci che tutti i relatori arrivino alle 11:30. Tutti i relatori lo sapranno in anticipo perché è chiaramente programmato nel procedimento (di solito come "TEMPO DI BACKSTAGE PER I PANELISTI").
Questa mezz'ora è fondamentale. È un momento critico per assicurarsi che i relatori siano presenti, preparati, consapevoli del loro tempo e fiduciosi di andare dal vivo. È anche utile fare un'ultima revisione dello svolgimento dello spettacolo con eventuali moderatori, che dovrebbero avere un'idea chiara di come impostare le loro domande e argomenti di discussione e quanto tempo dovrebbe richiedere tutto.
Per i nostri eventi, utilizziamo la funzione di gestione del backstage di Vimeo Events per raccogliere relatori prima di andare dal vivo, testare tutti gli elementi tecnici e ripercorrere lo svolgimento dello spettacolo per garantire un evento fluido e senza interruzioni.
Mantieni la comunicazione durante l'evento
Durante l'evento, lo svolgimento dello spettacolo è bloccato, quindi utilizzeremo il pannello di chat degli altoparlanti interni di Vimeo Events per comunicare eventuali modifiche o aggiornamenti in tempo reale individualmente a moderatori, relatori e personale di produzione. Ciò garantisce che solo le persone rilevanti siano aggiornate e che tutti gli altri possano continuare a fare le proprie cose senza distrazioni inutili.
Uno spettacolo ha un aspetto diverso per ogni evento, a seconda della portata dell'evento e degli argomenti di discussione. Dopo aver creato uno o due, avrai un modello chiaro da cui partire per tutti gli eventi futuri. Si tratta solo di creare un processo o un modello ripetibile, compilare i campi e modificare i minuti del tuo programma per ogni evento unico.
Incorporando uno spettacolo all'inizio del processo di pianificazione degli eventi, stai preparando il tuo team per un evento completamente allineato e senza interruzioni.
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Scritto da Julie Bergstein il 10 dicembre 2021 e aggiornato il 4 aprile 2022.