La maggior parte delle organizzazioni può trarre vantaggio dalla forza promozionale degli eventi. Che tu sia un piccolo imprenditore, un fondatore di una startup tecnologica o un marketer di un marchio leader del settore, probabilmente sei ben consapevole dell'importanza di mostrare dove trascorre il tuo tempo il tuo pubblico. Gli eventi e gli eventi virtuali offrono opportunità per mostrare i tuoi prodotti, rispondere a domande e connettere il tuo pubblico con il tuo marchio.
Detto questo, gli eventi e gli eventi sponsorizzati richiedono molta pianificazione e budget. E non importa quanto piccola sia la tua azienda o il reparto eventi, puoi sempre aspettarti la collaborazione con diversi membri del team, incluso lo stakeholder che firma vari costi per avviare il processo di pianificazione.
Chiunque sia il principale stakeholder di budgeting per la tua strategia di eventi, il modo migliore per sostenere e avviare un evento è una proposta di evento. La creazione di una proposta di evento con una ripartizione di alto livello di ciò che è l'evento, l'allocazione del budget e ciò che speri di ottenere dall'evento in metriche concrete, può aiutarti a proteggere le risorse necessarie per far sì che le cose accadano.
Sia che tu abbia intenzione di creare un evento una tantum, lanciare un evento sponsorizzato o pianificare diversi eventi durante l'anno, analizzeremo come scrivere una proposta di evento per ottenere il consenso delle persone necessarie.
In questo articolo:
- Che cos'è una proposta di evento?
- Come scrivere una proposta di evento
- Modello di proposta di evento gratuito
- 6 passaggi per scrivere una proposta di evento
Che cos'è una proposta di evento?
Una proposta di evento è una componente fondamentale del processo di pianificazione degli eventi di un'azienda. È una presentazione, una scheda informativa e una guida.
Poiché in un evento vengono utilizzate così tante risorse, devi assicurarti che ci siano obiettivi e misurazioni chiare per il successo. Per questo motivo, la maggior parte degli eventi inizia con una proposta di evento o una richiesta di approvazione della sponsorizzazione di un evento. Questa proposta delinea l'ambito e i dettagli dell'evento, la ripartizione del budget e le parti interessate chiave e abbina queste informazioni agli obiettivi aziendali e agli impatti misurabili.
Che tu stia pianificando un evento virtuale, un evento ibrido o di persona, organizzato internamente o ospitato da una conferenza o da un'altra organizzazione, una proposta di evento può aiutarti a lanciare il tuo evento e ridurre al minimo le sorprese. Una proposta attentamente ponderata non garantisce solo finanziamenti e approvazione, ma è un ottimo punto di partenza quando si tratta di creare una collaborazione tra i dipartimenti e di dare vita al tuo evento.
Come scrivere una proposta di evento
Al valore nominale, una proposta di evento non è altro che un foglio di carta che riassume la strategia ei dettagli logistici dell'evento. Ma quando si tratta di riempire effettivamente questo foglio, diventa un po' più complicato.
È un po' come fare una frittata:solo il primo passo è far schiudere le galline che depongono le uova.
Quindi, in tal senso, iniziamo con le parti costitutive della proposta di evento, o (per il bene dell'analogia con la frittata):
Ingredienti per una proposta di evento
Di seguito, abbiamo elencato gli ingredienti chiave di cui hai bisogno per creare un evento o una proposta di sponsorizzazione di eventi per i tuoi principali stakeholder.
Informazioni di base sull'evento
- Organizzazione partner: La tua proposta dovrebbe includere il nome dell'evento proposto o, se stai proponendo un'opportunità di sponsorizzazione, il nome dell'organizzazione che ospita il tuo stand, conferenza o evento.
- Tipo di evento: Sii specifico sul tipo di evento. Potrebbe trattarsi di una conferenza, una fiera, un festival cinematografico, ecc. Potresti anche voler chiarire se si tratta di un evento virtuale, di persona o entrambi.
- Date: Identifica le date in cui si terrà l'evento.
- Posizione: Identificare dove si terrà l'evento.
- Pubblico di destinazione: Ti consigliamo di connetterti con i partecipanti all'evento per parlare del tuo prodotto. Pensa a chi speri di raggiungere. Mentre rifletti sui dettagli, descrivi il più possibile il tuo pubblico di destinazione e considera dati firmografici come settori, ruoli aziendali o casi d'uso. Questo è un campo importante, perché fa avanzare direttamente la tua strategia di marketing generale per il tuo prodotto.
Panoramica dell'evento
- Consigliato da: A seconda di come viene gestita l'approvazione del budget nella tua organizzazione, potresti dover identificare quale dipartimento sta proponendo questo evento. Ad esempio, potrebbe essere il team di vendita del prodotto che stai promuovendo.
- Dettagli del tuo evento o della tua sponsorizzazione: Descrivi lo spazio del tuo evento. Se stai organizzando un evento, condividi i dettagli sul tema dell'evento, sulla programmazione dell'evento e sul luogo. Se stai elaborando una proposta di sponsorizzazione per un evento, aggiungi i dettagli relativi alla tua sponsorizzazione. Ad esempio, se desideri allestire uno stand in una fiera, includi le dimensioni dello spazio dello stand, dove si troverebbe e altri dettagli.
- Costo dell'evento o quota di sponsorizzazione: Prepara il costo previsto per l'evento se prevedi di ospitare un evento o la quota che stai pagando alla tua organizzazione partner per ospitarti.
- Stime di costi aggiuntivi: Controlla la ripartizione delle commissioni per qualsiasi build, swag o materiale di marketing.
Obiettivi dell'evento
- Stima della spesa totale: Riassumi tutti i costi del tuo evento.
- Focus sul prodotto: Identifica il prodotto o i servizi che la tua azienda sta promuovendo.
- ARPU :sta per "ricavi medi per utente". Viene utilizzato principalmente per eventi di vendita e si riferisce all'analisi costi/benefici dell'organizzazione dell'evento. Ad esempio, se hai 1.000 persone che si presentano al tuo evento, quante entrate potresti ragionevolmente aspettarti di generare da quei lead?
- Obiettivi generali: Riassumi ciò che speri di ottenere da questo evento. Vuoi aumentare la notorietà del tuo marchio? Catturare più lead? Lanciare un prodotto? Avere un'idea cristallina di questo ti aiuterà a comunicare perché questo evento è necessario a tutte le persone coinvolte.
- KPI (es. stampa/social, accordi chiusi per eventi di vendita, ecc.) :qui è dove specifichi in dettaglio i tuoi obiettivi più ampi in metriche di chiara comprensione.
Modello di proposta di evento gratuito
Ecco una proposta di evento di esempio per aiutarti a acquisire tutte le informazioni rilevanti per presentare il tuo prossimo evento con marchio o evento sponsorizzato. Formatta il modello in un documento da condividere con il tuo team o crea una proposta di presentazione da presentare.
Proposta di evento
Informazioni di base
Nome dell'evento o partner Organizzazione dell'evento:
Tipo di evento:
Data:
Località:
Pubblico di destinazione:
Panoramica dell'evento
Dettagli dell'evento, della sponsorizzazione o dell'attivazione del marchio:
Costi dell'evento o della sponsorizzazione:
Stime dei costi aggiuntivi:
Obiettivi dell'evento
Punti salienti del prodotto:
ARPU per prodotto:
Obiettivi generali:
KPI (es. stampa, social, lead, vendite, ecc.):
Budget
Spesa per eventi:
Budget rimanente:
Note aggiuntive
6 passaggi per scrivere una proposta di evento
1. Comprendi gli obiettivi della tua azienda e definisci il tuo pubblico
Prima di pianificare i tuoi eventi, considera di organizzare una serie di riunioni strategiche dedicate. Ciò contribuirà a far conoscere a tutti i team pertinenti obiettivi importanti, pubblico di destinazione e lanci di prodotti imminenti che possono influenzare la strategia generale dell'evento.
2. Raccogli le tue ricerche
Una volta che hai una visione completa dei tuoi obiettivi annuali, tuffati nella ricerca.
Ad esempio, un'area di interesse potrebbe essere il lancio di un nuovo prodotto con un pubblico separato.
Il tuo team potrebbe aver bisogno di imparare come promuovere un nuovo prodotto o servizio a un nuovo pubblico o base di clienti. In qualità di organizzatore di eventi, vorrai saperne di più dettagli. Dove si trova il tuo pubblico di destinazione? Ciò potrebbe indicare i tipi di eventi che desideri progettare e promuovere o i tipi di fiere, conferenze di lavoro o eventi di networking in cui vorrai investire.
Mentre compili la tua ricerca sul pubblico di destinazione, sui prodotti o sugli obiettivi aziendali più ampi, tieni d'occhio i consigli di altri team (come il tuo team di vendita) che possono aiutarti a determinare i tipi di eventi a cui dare la priorità.
Suggerimento per professionisti: Una buona regola pratica quando si esaminano gli eventi sponsorizzati è chiedere testimonianze, schede informative e casi di studio agli organizzatori di eventi. Questo ti aiuterà a farti un'idea di come la tua organizzazione potrebbe trarre vantaggio da ogni evento e a bilanciare tali informazioni con i tuoi obiettivi e/o con il tuo pubblico di destinazione.
3. Crea il tuo calendario
C'è sempre un esercizio di calendario coinvolto nella mappatura dei tuoi eventi sponsorizzati per l'anno, in particolare quando si tratta di eventi di persona. Aiuta a capire esattamente quanto tempo ci vorrà per la pianificazione e l'organizzazione di ogni evento.
La pianificazione di una grande fiera o conferenza potrebbe richiedere più di sei mesi, mentre un incontro più piccolo potrebbe richiedere solo un mese o due. È qui che vorrai conferire con tutte le parti interessate per programmare il tuo tempo e gestire le aspettative di larghezza di banda per tutti i soggetti coinvolti.
In genere, gli eventi virtuali sponsorizzati sono molto più facili da pianificare rispetto agli eventi dal vivo sponsorizzati di persona. Si tratta in genere di eventi per relatori e occasionalmente di stand fieristici virtuali, quindi i team possono designare meno persone di riferimento per ogni evento e programmarne più in un anno.
4. Elabora un budget
Una volta che hai i dettagli degli eventi e dove vuoi presentarti, inizia a elaborare il budget. Abbinalo alla spesa complessiva per l'evento che prevedi di allocare per l'anno.
5. Sii chiaro e dettagliato nella tua proposta
Hai la tua strategia, il tuo calendario pianificato e uno schema generale del tuo budget, suggerimenti e input da tutti i team interessati. È ora di riunire tutte le parti necessarie per creare la presentazione della tua proposta di evento.
Anche se il modello di proposta di evento fornito sopra è un foglio, è importante includere quante più informazioni e dettagli possibili, specialmente quando si tratta di budget, risorse di progettazione e ritorno sugli investimenti.
Essere in grado di fornire numeri concreti sul conteggio dei lead previsto e sulla spesa per eventi ti aiuterà a giustificare il tuo evento e a definire le aspettative del carico di lavoro per tutti i tuoi stakeholder chiave.
6. Mantieni la tua proposta di evento salvata e disponibile a tutti
Una volta che il tuo evento è stato approvato, la proposta può essere un ottimo elemento costitutivo su cui basare altri documenti, come un brief creativo o una presentazione di inizio evento, che arricchiranno ulteriormente il piano del tuo evento con informazioni aggiuntive per i diversi dipartimenti.
Puoi persino creare modelli per la tua proposta di evento in modo che il tuo team possa fare riferimento ad essa per eventi futuri e definire rapidamente i piani degli eventi per i mesi o l'anno a venire.
Può essere uno strumento utile per confrontare i tuoi obiettivi e le tue aspettative dopo che l'evento è passato e aiutare i nuovi membri del tuo team a cercare informazioni su eventi ricorrenti in futuro.