Il nuovo coronavirus (COVID-19) ha messo in difficoltà gli organizzatori di conferenze e gli organizzatori di eventi di tutto il mondo. Ma c'è speranza per le organizzazioni che hanno dovuto chiudere gli eventi nel 2020:lo spettacolo può continuare come una conferenza virtuale. In questo post, esamineremo tre diversi modi per impostare la tua conferenza virtuale in modo da poter riunire le persone in sicurezza.
Tre configurazioni di conferenza virtuale
La configurazione della conferenza virtuale più sensata dipende dalla tua infrastruttura video esistente e da quanto tempo hai a disposizione per implementare nuovo hardware e piattaforme.
In ogni caso, puoi trasmettere in streaming il tuo evento virtuale o registrarlo tutto e pubblicarlo su una rete di distribuzione dei contenuti (CDN).
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1. Passa rapidamente a una conferenza virtuale
Il grande vantaggio di questo approccio è che probabilmente hai già tutto ciò di cui hai bisogno:una webcam integrata o esterna e un account YouTube o Facebook aziendale.
Anche la configurazione è molto semplice. Se la tua webcam è esterna, collegala a una porta USB libera sul tuo laptop o computer desktop. Quindi, avvia una piattaforma di streaming live gratuita come YouTube Live o Facebook Live, configura il tuo stream (sfruttando le impostazioni sulla privacy offerte da queste piattaforme se desideri limitare chi può partecipare) e seleziona la tua webcam come sorgente video. Puoi anche registrare il contenuto della tua conferenza virtuale e caricarlo sulla tua piattaforma video preferita.
Lo svantaggio è che la qualità del tuo video e audio non sarà quella che potrebbe essere. Ma, naturalmente, alcune organizzazioni potrebbero non avere il tempo di implementare apparecchiature AV professionali per salvare il loro evento. Se sei tu, questo approccio è ancora un modo infallibile per offrire un evento virtualmente al tuo pubblico.
2. Rendi fantastica la tua conferenza virtuale
Le webcam sono semplici da usare, ma la loro qualità video lascia a desiderare. Tramite una scheda di acquisizione USB, puoi utilizzare una DSLR, una fotocamera mirrorless o una videocamera con il tuo laptop o computer per migliorare l'aspetto della tua conferenza virtuale.
La configurazione non differisce molto dall'utilizzo di una webcam:basta collegare la scheda di acquisizione a una porta USB libera e la fotocamera all'altra estremità della scheda. Quindi il tuo software per conferenze virtuali riconoscerà la fotocamera come se fosse una webcam plug-and-play.
3. Trasforma il tuo evento virtuale in una produzione professionale
Con l'attrezzatura giusta, puoi portare la tua conferenza virtuale ancora più in là trasformandola in uno scatto multicamera con layout Picture-in-Picture personalizzati e altre funzioni avanzate.
Questo tipo di configurazione richiede attrezzature aggiuntive come uno switcher video, uno streamer e uno scaler. Alcuni hardware di codifica video includono questa funzionalità in un unico pacchetto e offrono molti altri vantaggi per la produzione video.
Un codificatore hardware è un dispositivo creato appositamente per lo streaming video, l'acquisizione, la registrazione o tutti e tre. In quanto dispositivi dedicati, i codificatori hardware spesso funzionano meglio dei codificatori software (ovvero, il programma che utilizzi sul tuo computer per lo streaming o la registrazione). Questo perché i codificatori software devono condividere le risorse con il tuo sistema operativo e tutti i processi attivi.
I codificatori hardware di solito supportano più ingressi video e una varietà di connettori, ampliando le tue opzioni oltre le webcam a DSLR, videocamere e altre apparecchiature video di fascia alta. Alcuni hardware codificatori video, come i nostri Pearl-2 e Pearl Mini, includono anche ingressi audio professionali. Queste funzionalità semplificano notevolmente la configurazione consentendo di collegare direttamente apparecchiature per fotocamere HDMI e SDI e microfoni XLR o TRS professionali.
A seconda della piattaforma per conferenze virtuali o del software per conferenze virtuali in uso, potrebbe essere necessario includere una scheda di acquisizione USB nella configurazione in modo da poter inserire il segnale video dal codificatore hardware. Ciò consentirà la commutazione in tempo reale, layout personalizzati e altre funzionalità specifiche dell'hardware.
Tutto il resto di cui la tua conferenza virtuale avrà bisogno
Ripartire da zero con il tuo evento virtuale? Ecco cos'altro ti servirà oltre all'hardware e al software AV.
Un'agenda interessante
Soprattutto davanti agli schermi dei loro computer, l'attenzione delle persone può vacillare. Trova un tema avvincente per la tua conferenza che catturerà l'attenzione del tuo pubblico. Una volta che sei arrivato a un argomento adatto, inizia a cercare relatori ospiti che siano autorità su alcuni aspetti di esso. Le tue reti aziendali e le piattaforme social come Twitter e LinkedIn sono buoni punti di partenza.
Soprattutto, vuoi che i contenuti della tua conferenza siano sufficientemente dinamici e coinvolgenti da catturare il tuo pubblico e mantenere il loro interesse. Gli stessi principi per la pianificazione di un webinar si applicano qui.
Software per conferenze virtuali o piattaforma per conferenze virtuali
Esistono molti strumenti diversi in grado di supportare una conferenza virtuale, che si tratti di un'applicazione webinar come ON24, di una soluzione specifica come vConferenceOnline, di un software di videoconferenza come Zoom, di una rete di distribuzione di contenuti (CDN) privata come Vimeo o persino di un piattaforme gratuite come YouTube o Facebook. Fai la tua scelta in base a ciò che supporterà il tuo piano generale di conferenza virtuale. Ad esempio, se desideri addebitare una tariffa per l'accesso, assicurati che la piattaforma che utilizzi includa un paywall o un sistema di monetizzazione.
Gli strumenti di marketing giusti
Potresti avere l'agenda della conferenza più accattivante del pianeta, ma nessuno lo mostrerà se non spargerai la voce. Usa gli strumenti che hai a tuo vantaggio - il sito web dell'azienda, le mailing list, le pagine dei social media, ecc. - e considera di aggiungerne di nuovi al tuo arsenale. Crea annunci mirati per Facebook o Google. Crea un sito Web o un microsito che presenti il tema, l'agenda della conferenza, le biografie dei relatori e altre informazioni per generare interesse. Gira e condividi un breve video che dia alle persone un'idea di cosa si aspettano se partecipano.
Automazione e-mail robusta
Agli iscritti all'evento piace spesso essere ricordato che la data sta per arrivare. È anche una buona mossa di marketing comunicare con gli iscritti in seguito, per condividere un collegamento alla versione VOD (gratuita o meno), per ricordare un prodotto o servizio mostrato durante la conferenza, ecc. Avrai bisogno di un servizio come ActiveCampaign, ConverKit o Campaign Monitor per automatizzare queste comunicazioni.
Attrezzatura di qualità
Una conferenza virtuale con un alto valore di produzione si rifletterà bene sulla tua azienda e manterrà le persone coinvolte. È improbabile che gli spettatori rimangano in giro se la qualità video e audio è scarsa. Assicurati di avere la tecnologia giusta per dare un tocco professionale alla tua conferenza. Ciò significa una fotocamera di alta qualità, un buon microfono, un'illuminazione adeguata e un set dall'aspetto eccezionale. Puoi acquistare o noleggiare questa attrezzatura e configurarla da solo, oppure chiamare una società di produzione AV per fare tutto per te.
Se vuoi davvero stupire i partecipanti alla conferenza virtuale, puoi andare ancora oltre con uno scatto multi-camera insieme a layout Picture-in-Picture personalizzati e altre funzionalità avanzate. Questo tipo di configurazione richiederebbe attrezzature aggiuntive come uno switcher video, uno streamer e uno scaler. (I nostri codificatori hardware Pearl, Pearl Mini e Pearl-2, li includono tutti in un unico dispositivo.)
La conferenza virtuale:un formato collaudato per il tuo evento
Sebbene l'idea delle conferenze virtuali abbia guadagnato importanza nel 2020, il concetto esiste da un po'. Ecco solo alcuni esempi di conferenze virtuali del passato:
- L'azienda di tecnologia video Kaltura ha visto il potenziale nel lontano 2012, quando ha ospitato il primo Kaltura Education Video Summit. Migliaia di persone hanno assistito o scaricato virtualmente una registrazione dell'evento, che includeva discorsi di leader nei settori dell'istruzione, dell'apprendimento e della formazione.
- Nell'aprile 2018, Drip ha ospitato la sua seconda conferenza virtuale Au+oma+ed, che ha visto la partecipazione di una lista di 14 esperti di e-commerce e ha attirato più di 20.000 iscritti.
- Anche nel 2018, ad agosto, Wistia ha ospitato CouchCon, un evento virtuale composto da un keynote dal vivo e discorsi preregistrati da esperti di marketing di LinkedIn, TechSmith, Buffer e altri. Quasi 1.700 partecipanti da tutto il mondo hanno partecipato virtualmente alla CouchCon 2018.
Vantaggi delle conferenze virtuali
Anche al di fuori di queste circostanze eccezionali, ospitare una conferenza virtuale ha senso. Ecco cinque motivi:
1. Taglia i costi
Le conferenze virtuali tendono a costare molto meno di quelle di persona. Questo perché passare al virtuale elimina molte delle molte spese associate alle conferenze tradizionali. Le sole tariffe di affitto della sede vanno da $ 500 a $ 20.000. Aggiungi le tasse per permessi e licenze, pasti serviti, accesso Wi-Fi, viaggi e alloggio, segnaletica e altre garanzie fisiche e stai guardando una spesa enorme e prezzi elevati dei biglietti per compensare.
Niente di tutto ciò significa che ospitare una conferenza virtuale di successo non è senza spese. In anticipo, la tua azienda dovrà probabilmente investire in (o affittare) nuove tecnologie, strumenti e servizi per renderlo possibile. Ma tutto ciò costerebbe comunque meno che riunire tutti sotto lo stesso tetto. Sei anche impostato per ospitare più conferenze virtuali in un secondo momento. Qualsiasi attrezzatura che acquisti potrebbe tornare utile anche per webinar e altri lavori video dal vivo.
2. Raggiungi molte più persone
Quando la tua conferenza è virtuale, la partecipazione non è limitata dalle dimensioni di una sede o da chi può permettersi di farcela. Questo è in parte ciò che c'è dietro i grandi numeri che Kaltura, Wistia e Drip hanno ottenuto con i loro eventi. Le persone possono sintonizzarsi da qualsiasi parte del mondo, a casa, in ufficio o in viaggio, e in qualsiasi momento, se l'evento viene registrato e reso disponibile su richiesta.
Puoi addebitare una tariffa per scaricare la versione video on demand (VOD) o renderla gratuita per la visione. Entrambe le opzioni hanno i loro vantaggi. Il percorso gratuito può attirare ancora più occhi sui tuoi contenuti perché gli spettatori possono condividerli facilmente online.
Vale anche la pena notare che il passaggio al virtuale non escluderà uno dei maggiori punti di forza per molti partecipanti alla conferenza:il networking. Piattaforme come ON24 e Zoom consentono di creare reti virtuali e breakout room che i partecipanti possono utilizzare durante l'evento. Alcune soluzioni supportano anche sale espositive virtuali, dove i partecipanti possono conoscere prodotti e servizi e chattare con i fornitori.
3. Coinvolgi esperti da qualsiasi luogo
È molto più facile presentare la tua conferenza a potenziali relatori ospiti quando possono contribuire con contenuti comodamente da casa o dall'ufficio. Altrimenti, parlare a una conferenza può essere un compito arduo poiché significa trovare il tempo per arrivarci ed esserci.
Ci sono un paio di modi in cui puoi trattare i discorsi della tua conferenza virtuale. Puoi trasmetterli in live streaming come ha fatto Drip con il suo keynote. Questo può avere senso per gli oratori che fanno parte della tua azienda o vivono nelle vicinanze. Ma quello che fanno molte aziende è fare in modo che ogni relatore pre-registra il proprio discorso con uno strumento come Windows Camera o QuickTime. Quindi si tratta solo di rivedere e modificare il contenuto e trasmetterlo durante la conferenza
Gli oratori che non possono partecipare alla tua conferenza virtuale non potranno rispondere alle domande dei partecipanti dopo le loro presentazioni. In ogni caso, il tuo evento beneficia comunque della loro prospettiva e competenza, che avrebbero potuto non essere disponibili se avessero avuto bisogno di essere presenti fisicamente.
4. Guadagna
Le conferenze virtuali offrono molte delle stesse opportunità di guadagno di quelle di persona:gettoni di presenza, sponsorizzazioni e così via. Quando si tratta di una conferenza virtuale, puoi addebitare alle persone l'accesso allo streaming live o scaricare la versione video on demand (VOD) in seguito. In alternativa, puoi renderlo libero di attirare potenzialmente una folla più ampia per l'upselling e la generazione di lead.
Durante un evento organizzato da Genius Network nel 2017, John Bowen, fondatore e CEO di CEG Worldwide, ha condiviso quanto possano essere redditizie le conferenze virtuali basate sulla sua esperienza nell'organizzare tre eventi separati. Con pochissimo marketing, il 10% dei 2.600 che si sono presentati ha acquistato pacchetti del valore di $ 100. Gli eventi hanno portato collettivamente $ 500.000 per l'azienda di Bowen e hanno contribuito a vendere programmi di coaching e attirare investitori. Risultati come questi sono sufficienti per far prendere nota a qualsiasi attività commerciale.
5. Raccogli dati e lead
Le piattaforme per conferenze virtuali possono spesso dirti molto sui partecipanti alla conferenza:a quali sessioni hanno partecipato e per quanto tempo, con quali stand hanno interagito nella sala espositiva virtuale e altro ancora. Questo tipo di intuizione è inestimabile per lo sviluppo di contenuti mirati e per rendere la tua prossima conferenza virtuale ancora più efficace. Anche chiedere ai registranti di aderire alle e-mail esplosive o richiedere un'e-mail per accedere alla versione VOD può essere efficace per la generazione di lead.
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