Negli ultimi due anni abbiamo ospitato e partecipato a centinaia di webinar, eventi virtuali, conferenze virtuali e happy hour. Alcuni eventi virtuali si sono svolti senza intoppi mentre altri hanno subito alcuni dossi sulla strada. Indipendentemente dagli errori commessi dall'industria degli eventi, abbiamo imparato molto sugli eventi virtuali e abbiamo continuato a crescere rapidamente ed evolvere l'intero settore, insieme.
Con tutta l'esperienza di prima mano, l'istruzione e l'espansione delle risorse, i professionisti degli eventi ora si trovano più attrezzati per mettersi meglio conferenze virtuali come mai prima d'ora. Ma come si passa dalla pianificazione di una normale conferenza virtuale alla pianificazione di qualcosa di più coinvolgente, memorabile ed eccitante per i partecipanti?
In questo articolo, analizzeremo cosa rende una conferenza virtuale di successo e come ospitarne una fantastica. Dal ripensamento dei contenuti e della tecnologia degli eventi all'allineamento strategico con gli obiettivi aziendali critici, ti guideremo attraverso come realizzare la tua migliore conferenza virtuale mai vista.
In questo articolo
- Ma prima, cos'è una conferenza virtuale?
- I pro ei contro dell'ospitare una conferenza virtuale
- 5 importanti indicatori chiave di prestazione della conferenza virtuale
- 8 best practice per le conferenze virtuali
Ma prima, cos'è una conferenza virtuale?
Una conferenza virtuale è un incontro online con più sessioni ed esperienze incentrate tutte su un argomento o un'idea principale. Le sessioni multiple espandono il tema dell'evento e raccontano una storia. Dai relatori agli eventi di networking, una conferenza virtuale mira a coinvolgere pienamente gli ospiti con uno sguardo più approfondito su un unico punto di interesse.
Le conferenze virtuali sono spesso paragonate ai webinar, ma è importante notare che i due sono tipi di eventi molto distinti.
Le conferenze virtuali sono simili ai webinar in quanto i partecipanti che la pensano allo stesso modo condividono interessi, tipi di carriera e social network comuni. Tuttavia, un webinar è incentrato su un obiettivo specifico e viene generalmente utilizzato per l'insegnamento, la condivisione delle conoscenze e la crescita professionale. E a differenza delle conferenze virtuali, i webinar hanno opzioni limitate per l'interazione del pubblico con solo domande e risposte e sondaggi disponibili per metterli in contatto con i relatori.
Le conferenze virtuali mirano a coinvolgere il pubblico dando loro la possibilità di decidere come vogliono partecipare all'esperienza.
Un esempio di ciò sono le tracce programmate personalizzate. Con le tracce programmate personalizzate, i partecipanti hanno la possibilità di creare il proprio programma di eventi per uno o più giorni. Possono scegliere tra diverse opzioni di formazione o scegliere la propria avventura con un programma fai-da-te.
Le conferenze virtuali mirano anche a superare i limiti di coinvolgimento utilizzando un'ampia gamma di strumenti. Può sembrare sondaggi, domande e risposte dal vivo, chat, un'app per eventi, funzionalità della community ed esperienze di chat 1:1.
Pro e contro dell'ospitare una conferenza virtuale
Ti chiedi come ospitare una conferenza virtuale e se è o meno il tipo di evento giusto per il tuo marchio?
Cerchiamo di essere reali. Mentre ci sono molti vantaggi nell'ospitare una conferenza virtuale, ci sono anche alcuni contro. Inizia prendendo in considerazione i seguenti aspetti positivi prima di iniziare a pianificare la tua strategia di conferenza virtuale:
Professionisti della conferenza virtuale
- Hosting flessibile
- Copertura globale
- Ampia piscina di altoparlanti
- Contenuti sempreverdi
- Dati dettagliati e metriche
- Aumento dei partecipanti all'evento
- Meno logistica
La parte migliore degli eventi virtuali è che i partecipanti da tutto il mondo possono partecipare senza lasciare la comodità delle loro case. Per non parlare del fatto che le sessioni di streaming possono essere registrate e riproposte in altri contenuti di marketing o on demand negli anni a venire, aumentando il coinvolgimento molto tempo dopo la fine della conferenza.
E con una piattaforma per conferenze virtuali che raccoglie i dati sul coinvolgimento ogni minuto, hai più approfondimenti sul viaggio del pubblico a portata di mano. Questi dati alla fine ti aiutano a prendere decisioni aziendali migliori e, naturalmente, a capire come ospitare conferenze virtuali migliori.
Contro della conferenza virtuale
- Meno opportunità di coinvolgimento rispetto agli eventi di persona
- Mancanza di contatto/connessione umana
- Opportunità di sponsorizzazione limitate
- Aumento delle esigenze tecniche
- Raccolta di dati eccessiva
La connessione umana e le collisioni casuali sono una parte essenziale delle esperienze degli eventi. Per quanto abbiamo cercato di ricreare virtualmente la connessione umana, non c'è davvero alcun sostituto per conoscere qualcuno nella vita reale. Anche gli sponsor lo sanno, il che ha il potenziale per rendere più difficile coinvolgerli, soprattutto perché gli eventi di persona fanno ritorno.
Oltre a trovare momenti per connettere i partecipanti all'evento, le conferenze virtuali richiedono più tecnologia e pianificazione, la cui configurazione richiede tempo e risorse.
Infine, le conferenze virtuali generano molti dati. E mentre una maggiore raccolta di dati può fornire una migliore trasparenza e informazioni dettagliate sul raggiungimento degli obiettivi chiave o sull'impatto significativo, è altrettanto importante capire come interpretare i dati, controllare l'igiene dei dati e sfruttare i dati per prendere decisioni informate. Sapere in anticipo quali strategie di conferenza virtuale e KPI stai prendendo di mira ti aiuterà a ottenere il massimo da ogni evento ospitato.
5 importanti indicatori chiave di prestazione della conferenza virtuale
Le conferenze virtuali semplificano l'acquisizione di più dati e approfondimenti tra cui registrazioni, presenze, coinvolgimento del pubblico, tempo medio di visualizzazione dei contenuti e altro ancora. Questo perché le piattaforme di eventi virtuali consentono agli esperti di marketing non solo di trasmettere in streaming gli eventi, ma anche di connettere i partecipanti e promuovere esperienze coinvolgenti. La tua piattaforma per eventi virtuali preferita dovrebbe aiutarti a tenere traccia del percorso dei partecipanti e fornirti una montagna di dati approfonditi per raggiungere i tuoi obiettivi di marketing e vendita.
Ma di quali dati hai davvero bisogno?
Come parte della tua strategia di conferenza virtuale, vuoi prendere in considerazione i tuoi indicatori chiave di prestazione o KPI. Questi indicatori di performance possono aiutarti a capire dove investire tempo e risorse e aiutarti a capire se raggiungi i tuoi obiettivi. Se hai già fatto una conferenza virtuale, fantastico! Gli eventi precedenti possono fungere da punto di riferimento.
Tuttavia, se stai partendo da zero e hai bisogno di aiuto per capire come ospitare una conferenza virtuale, non preoccuparti! Abbiamo alcuni indicatori chiave di performance che dovresti considerare di monitorare al tuo prossimo evento.
Registrazione dei partecipanti vs. presenza
Molti partecipanti si iscrivono a un evento virtuale per guardarlo in seguito. In effetti, il 68% dei partecipanti afferma di rivedere i contenuti degli eventi a cui avevano partecipato. Questo stile Netflix di visione on demand si è diffuso in tutte le altre esperienze virtuali, creando meno urgenza per la visione dal vivo. Quindi, prima ancora di impostare la data, determina se le registrazioni totali (sia dal vivo che di nuovo) o solo la partecipazione dal vivo sono un indicatore del successo dell'evento.
Soddisfazione dei partecipanti
Quando decidi se la tua conferenza deve seguire il percorso virtuale o il percorso dell'evento ibrido, cerca la risposta nel tuo pubblico. Conosci meglio il tuo pubblico e, proprio come un produttore televisivo considera il pubblico che lo guarda prima di prendere decisioni sui personaggi, devi considerare il pubblico dell'evento prima di prendere decisioni sulla pianificazione dei contenuti e sulla produzione.
Per fare ciò, invia una pre- sondaggio della conferenza per ottenere informazioni dettagliate su ciò che il tuo pubblico desidera in modo da poter offrire esattamente questo. Lo stesso vale per la soddisfazione post-conferenza. Mentre la tua conferenza virtuale è fresca nella loro mente, pianifica un sondaggio post-conferenza per mantenere le risposte il più tempestive e accurate possibile.
Coinvolgimento dei contenuti
Per un pubblico che ama entrare in contatto con gli esperti in primo piano e tra di loro, assicurati di sfruttare tutto ciò che la tua piattaforma virtuale ha da offrire. Per iniziare la festa, crea ambienti in grado di migliorare l'esperienza dal vivo e di riproduzione attraverso attività che richiedono l'intervento degli ospiti.
Chat, sondaggi e domande e risposte di solito portano a termine il lavoro, ma la tua strategia dovrebbe davvero concentrarsi sull'impostazione del terreno affinché anche il networking abbia luogo. Dopotutto, le conferenze sono anche il luogo in cui si svolgono connessioni d'affari e nuove entusiasmanti opportunità. Quindi assicurati di creare spazi virtuali per supportare queste conversazioni attraverso attività e funzionalità coinvolgenti.
Genera lead per la sponsorizzazione
Come se diventare più creativi con il tuo programma di eventi anno dopo anno non fosse già abbastanza pressione, le conferenze virtuali ti costringono a pensare fuori dagli schemi anche quando si tratta di sponsorizzazioni.
Gli stand virtuali e le sessioni sponsorizzate sono le opzioni più comuni. Ma se vuoi davvero migliorare la presenza della sponsorizzazione, dovrai includere momenti innovativi tra le sessioni. Possono sembrare interstitial, video di dimensioni ridotte che possono aiutarti nella transizione da un segmento di officina all'altro. Puoi persino inviare borse swag virtuali con offerte di sponsorizzazione che richiedono la partecipazione alla partecipazione.
Indipendentemente da ciò che scegli, le attività di sponsorizzazione dovrebbero avere un invito all'azione che spinge ogni ospite a diventare un leader qualificato per il marketing (MQL). E quindi sai, solo perché un partecipante ha guardato l'evento dal vivo non lo rende un MQL. Dovrai invece scegliere KPI che riflettano cosa significa un MQL di qualità per il tuo evento e partire da lì.
Entrate
Alla fine della giornata, si tratta di quel ritorno sull'investimento o ROI. Quando tutto è stato detto e fatto, dovrai dimostrare che la tua conferenza virtuale ha realizzato un profitto. Poiché stai ospitando una conferenza virtuale anziché fisica, stai già eliminando i costi di viaggio, catering e stand dei fornitori. Tuttavia, probabilmente scambierai quegli elementi pubblicitari con aggiunte importanti come i team di produzione e audiovisivo, per non parlare del tuo nuovo abbonamento al software della piattaforma virtuale.
Tutto questo può sommarsi rapidamente. Molti organizzatori di eventi preferirebbero finanziare la loro conferenza virtuale attraverso le sponsorizzazioni, è importante tenere presente che la vendita dei biglietti è una parte accettabile e spesso prevista dell'esperienza. Non solo la vendita dei biglietti aumenterà le entrate, ma indicherà anche ai partecipanti il valore che la tua conferenza virtuale può fornire.
Finché manterrai tutte le tue promesse di marketing, i tuoi ospiti saranno entusiasti di pagare un altro biglietto anche l'anno prossimo. Tutto questo per dire, non rifuggire da questo aspetto della pianificazione della tua conferenza virtuale. Potrebbe essere il booster KPI più importante che hai.
8 best practice per le conferenze virtuali
Pronto per andare in diretta? Abbiamo compilato un elenco delle nostre migliori pratiche per aiutarti a lanciare la tua migliore conferenza virtuale mai vista.
1. Seleziona la tua tecnologia
Per lanciare un grande evento virtuale, dovrai valutare la tua tecnologia e gli strumenti per assicurarti di avere tutto il necessario per andare in diretta. Esistono molti strumenti che possono aiutarti a trasmettere in streaming la tua conferenza virtuale, ma dovrai pensare in modo strategico a come apparirà l'esperienza per il tuo pubblico. Per aiutarti a scegliere la giusta piattaforma virtuale, prova a metterti nella mentalità dei tuoi partecipanti.
Ponetevi le seguenti domande:
- Come immagini il viaggio dei partecipanti migliore della classe?
- Che aspetto hanno i contenuti del tuo evento?
- In che modo i partecipanti interagiranno con i relatori e tra di loro?
- Come devono accedere all'evento gli sponsor?
- Quanto è facile per i relatori partecipare alle loro sessioni?
Oltre a pensare dal punto di vista del tuo pubblico, hai anche bisogno di uno strumento che semplifichi il processo di pianificazione e hosting di una conferenza virtuale per il tuo team.
Ti consigliamo di cercare funzionalità che includano:
- Registrazione e monitoraggio dei partecipanti
- Strumenti per la registrazione di eventi e la personalizzazione del marchio
- Un hub di piattaforma virtuale centralizzato e di facile accesso
- Opzioni di coinvolgimento del pubblico (sondaggi di riflessione, sondaggi, chat, domande e risposte, ecc.)
- Strumento di produzione basato su browser
- Librerie multimediali o archiviazione
- Visualizzazione su richiesta
2. Considera il formato della tua conferenza
Secondo un recente studio di Vimeo, il 70% degli intervistati ritiene che un webinar dovrebbe durare un'ora o meno. Se è così che il pubblico si sente riguardo a un webinar, anche una conferenza virtuale dovrebbe essere sul lato più breve. Hai molti contenuti? Hai organizzato eventi di successo di più giorni ricchi di sessioni e programmi virtuali? Anche questo è fantastico. Per creare un'esperienza di conferenza virtuale che attiri l'attenzione del pubblico, ti suggeriamo di ridurre il tempo di esecuzione per concentrarti invece sui più grandi successi.
Se sei ancora convinto di ospitare una conferenza virtuale con sessioni più lunghe di un'ora (e hai dati da altri tuoi eventi che dimostrano che funziona per il tuo pubblico), ti sentiamo. Tuttavia, dovresti tenere presente che le aspettative del pubblico sono cambiate. Molti lottano con la fatica digitale dopo essere passati rapidamente a una maggiore quantità di tempo trascorso online in questi pochi anni passati.
Da allora, molte conferenze virtuali sono state addirittura preregistrate anziché dal vivo. Sebbene le sessioni preregistrate potrebbero non essere state considerate un pilastro in passato, ora è diventata una strategia preferita e di successo per molti professionisti degli eventi. I partecipanti hanno più libertà di guardare la tua conferenza quando si sentono all'altezza, portando a esperienze e coinvolgimento di migliore qualità per entrambe le parti.
In breve, ciò che ha funzionato un anno o due prima potrebbe non funzionare quest'anno per quanto riguarda la durata della sessione.
3. Scegli il contenuto della tua conferenza
Di recente abbiamo assistito a un aumento dei video preregistrati realizzati esclusivamente per conferenze virtuali. E con una buona ragione:aggiungono un bel tocco alla tua programmazione programmata, offrono molte opportunità per essere rivisti al termine della conferenza e possono persino offrire più opportunità di espressione creativa rispetto ai video dal vivo.
Il problema è che i contenuti video per le conferenze richiedono tempo e un budget di produzione per essere creati. Tuttavia, crediamo inequivocabilmente che il video sia la strada da percorrere quando si tratta di scegliere i contenuti della conferenza. L'aggiunta di una varietà di modi per visualizzare il contenuto dell'evento con grafica, presentazioni, video, più relatori dal vivo e contenuti interstitial può aiutare a creare un'esperienza dinamica e coinvolgente piuttosto che una singola immagine statica o una presentazione di diapositive.
E sebbene strumenti come le diapositive tradizionali siano ottimi per sessioni informative, almeno sappiamo che i video mantengono gli intervalli di attenzione più lunghi dato il loro tempo di esecuzione. Offrono anche un modo per comunicare informazioni più approfondite di quelle che qualsiasi singolo PDF può offrire da solo. Per non parlare del fatto che i contenuti della videoconferenza possono fornire una vetrina dei tuoi eccitanti oratori, migliori partner e clienti preferiti in un modo che un'infografica semplicemente non può.
Se non sei ancora sicuro, osserva il comportamento del tuo pubblico e utilizza tali informazioni per scegliere il contenuto della conferenza più adatto a loro.
4. Aggiorna l'interazione (per partecipanti e sponsor)
Quindi hai una chat box. Grande! I partecipanti possono porre domande tramite Q&A. Meraviglioso! Ma i partecipanti si connettono tra loro? Stanno interagendo con gli sponsor? O ancora meglio, i partecipanti a casa fanno parte della conferenza virtuale?
Per immergere davvero il tuo pubblico e aumentare il coinvolgimento, assicurati di portare sullo schermo partecipanti volenterosi. Dai loro l'opportunità di contribuire al tuo evento proprio come farebbero per una sessione di domande e risposte di persona. Ciò migliora l'esperienza di chat di base e promuove funzionalità di rete reali.
Un modo semplice per migliorare il coinvolgimento, in particolare per gli sponsor, è creare alcuni spazi di breakout digitali a cui i partecipanti possano accedere a loro piacimento durante l'evento. Non solo aiutano le persone a connettersi uno contro uno, ma gli spazi di breakout possono anche essere sponsorizzati, gestiti o frequentati dai tuoi partner, il che li aiuta anche ad aumentare la loro visibilità.
In poche parole, fai del tuo meglio per creare spazi aperti e lascia che i partecipanti scelgano come partecipare.
5. Cerca altoparlanti di qualità
Sapevi che il 64% dei partecipanti concorda sul fatto che vedere relatori di conferenze in primo piano di alta qualità li incoraggia a iscriversi agli eventi? Ma cos'è davvero un altoparlante di qualità?
Con una visione ravvicinata e personale dei relatori in un ambiente di conferenza virtuale, carisma e fiducia sono la chiave per mantenere quel buon vecchio impegno. Puoi avere un oratore di una grande azienda con un ottimo titolo, ma se non è in grado di offrire una sessione elettrizzante, perderai il tuo pubblico.
In molti casi, i professionisti degli eventi lavorano con i relatori sui loro contenuti virtuali. Ciò include lavorare a stretto contatto rispondendo alle domande in modo tempestivo, presentare richieste di revisione, fornire un'ottima esperienza per i relatori oltre a preparare tutti i relatori per l'evento principale.
Quando diventi virtuale, la speranza è che la tua conferenza crei un'esperienza uniforme tra tutti i relatori, indipendentemente dalla diversità dei loro argomenti. Proprio come guardare segmenti di notizie consecutivi o un film con scena dopo scena, le conferenze virtuali devono riunire i contenuti di ciascun relatore in una trama coerente. E invece di essere a una distanza di un'aula dall'oratore sul palco, la storia è ora davanti e al centro sullo schermo di un computer. Ciò significa che ogni piccolo dettaglio è in mostra. Il tuo team è responsabile di plasmare ogni singolo elemento, momento per momento, in modo che si unisca magnificamente.
Tutto ciò per dire, se vuoi costruire la scaletta dei sogni del tuo pubblico, avrai bisogno dello strumento giusto per semplificare il processo. Ciò include l'invio di offerte, la revisione di presentazioni, l'organizzazione dell'intero gruppo e tutto il resto. Questo è un altro motivo per cui è necessario proteggere uno strumento di piattaforma virtuale che offra flussi di lavoro semplificati e automazione delle attività. In questo modo, tu e il tuo team potete concentrarvi sulla centralizzazione delle comunicazioni dei relatori, assicurandovi che i vostri ospiti e i loro materiali siano nella forma migliore e forniscano la migliore esperienza di contenuto possibile all'interno delle vostre conferenze virtuali.
6. Investi nel supporto per gli eventi
Questo potrebbe essere uno shock per alcuni, ma le conferenze virtuali non sono solo una situazione plug-and-play. In molti casi, richiedono che un team di produzione supporti gli altoparlanti remoti, la larghezza di banda dei partecipanti e si svolga come farebbe un programma televisivo. Come fai a sapere se avrai bisogno di un team di produzione? Chiediti:
- Ho intenzione di includere il video come parte di una sessione o tra una sessione e l'altra?
- Ho relatori remoti che condividono una presentazione?
- Ho intenzione di mescolare contenuti live e preregistrati?
- Ho intenzione di riprodurre musica e/o includere elementi grafici di qualsiasi tipo sullo schermo?
- Ho bisogno di microfoni? Più di una fotocamera? Un teleprompter?
- Ho bisogno di qualcuno in standby per risolvere i problemi di streaming?
Se hai risposto affermativamente a queste domande virtuali di base, ti consigliamo vivamente di investire in un team di produzione che ti aiuti a impostare, risolvere i problemi, provare ed eseguire il backup di ogni aspetto della tua tecnologia per eventi.
7. Segui il feedback
L'evento si è concluso e il pubblico sembrava divertirsi. E adesso?
Se vuoi fare una conferenza virtuale ancora migliore la prossima volta (e se stai leggendo questo, sappiamo che lo fai) è tempo di sollecitare proattivamente feedback da tutti i partecipanti. Il modo migliore per rendere questo esercizio il più utile possibile è porre domande migliori nel tuo sondaggio post-evento.
Per porre domande migliori, concentrati sulla conoscenza dell'esperienza complessiva e delle prospettive dell'evento di partecipanti, fornitori e sponsor. Per rendere fruibile il feedback, suggeriamo di allontanarti dalle domande basate sui sentimenti (ad es. "Ti è piaciuto l'evento?") e di approfondire i dettagli pratici e concreti su come è stato il processo per loro.
Ad esempio, se il tuo obiettivo è ottenere più iscrizioni o registrazioni a eventi, considera la possibilità di porre domande relative alla loro esperienza di registrazione. La comunicazione e-mail complessiva per accedere alla piattaforma virtuale è stata facile da seguire? Queste domande possono sembrare un po' tecniche, ma possono aiutarti a misurare il successo dei tuoi strumenti virtuali.
Incoraggiamo inoltre gli organizzatori di eventi a chiedere cosa deve essere migliorato. In qualità di esperti professionisti degli eventi, potremmo naturalmente resistere al cambiamento di aspetti dei programmi per le nostre ragioni. Ma con le conferenze virtuali e i profili dei partecipanti unici di oggi, agire in base al feedback è essenziale. Sfrutta il feedback come un'opportunità per essere aperti al cambiamento, accedere a nuove opportunità di crescita e seguire gentilmente i consigli offerti dai partecipanti all'evento per renderlo ancora migliore il prossimo anno.
8. Riutilizza i contenuti con la visualizzazione su richiesta
Oltre la metà di tutti i partecipanti virtuali (68%) condivide di rivedere i contenuti di eventi per i quali si sono registrati in passato. Questo è ciò che è così eccezionale in una conferenza virtuale:sopravvive. A differenza degli eventi di persona, in cui l'esperienza è unica, i contenuti della tua conferenza virtuale possono essere rivisti e riproposti negli anni a venire.
Per migliorare la tua esperienza on-demand, considera di utilizzare i tuoi contenuti virtuali per integrare o lanciare campagne di marketing. Ciò include ebook gated, white paper, casi di studio dei clienti e punti salienti, suggerimenti e trucchi, clip video di LinkedIn per citazioni per la pagina di destinazione dell'evento del prossimo anno e molto altro.
Non sei sicuro di cosa valga la pena ricondividere? Dai un'occhiata ai dati del tuo evento virtuale e al feedback dei partecipanti. Se valutate fianco a fianco, queste due preziose fonti di informazioni dipingeranno un quadro chiaro di ciò che ha funzionato, cosa non ha funzionato e ciò che il tuo pubblico ha veramente amato.
Chissà, potresti anche essere ispirato a creare una conferenza completamente nuova basata solo su questi temi!