Secondo un rapporto di luglio 2020 di Grand View Research, gli eventi virtuali dovrebbero crescere di quasi dieci volte nel prossimo decennio. Entro il 2030, si prevede che il settore raggiungerà i 774 miliardi di dollari.
Chiaramente, c'è molto potenziale non sfruttato nello spazio degli eventi virtuali. Ma gestire un evento in live streaming coinvolgente e di successo è più facile a dirsi che a farsi. Come mai? Per prima cosa, gli elementi e le tattiche che funzionano bene in un evento fisico non si traducono necessariamente nello spazio virtuale. Dall'altro, come tutti sappiamo, la tecnologia tende a fallire proprio quando ne abbiamo più bisogno.
Questo lascia alle aziende una sfida unica quest'anno:come puoi eccellere negli eventi virtuali e posizionare il tuo marchio davanti alla curva prima che il settore esploda davvero?
Ti guideremo attraverso ciò che abbiamo imparato in questo articolo, ma ecco un suggerimento sull'asporto chiave:non aver paura di portare rinforzi per integrare i tuoi punti deboli. Che ciò significhi assumere una società di produzione per assumere il processo di streaming, coinvolgere talenti professionisti per gestire lo spettacolo o collaborare con un organizzatore di eventi per gestire tutti i più piccoli dettagli, non c'è vergogna nel lasciare le redini agli esperti.
Detto questo, ecco la nostra ripartizione degli elementi essenziali di un evento live streaming vincente.
1. Software
Innanzitutto, è importante scegliere la piattaforma giusta per ospitare il tuo evento. Zoom tende ad essere l'impostazione predefinita per molti marchi in questi giorni, ma non è la tua unica opzione. Scopri alternative come BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast o qualsiasi altra piattaforma progettata per ospitare un vasto pubblico virtuale dal vivo.
Quando stai restringendo le tue scelte software, assicurati di comprendere le tue esigenze specifiche. Se ti aspetti circa 50 partecipanti al tuo evento virtuale, non hai necessariamente bisogno della piattaforma progettata per migliaia di persone. D'altra parte, se avrai migliaia di partecipanti, dovrai concentrarti su piattaforme in grado di gestire un evento su quella scala.
Assicurati anche di chiarire quanti relatori o relatori dovrai ospitare, quali regioni geografiche la tua piattaforma dovrà supportare (a seconda di dove si trovano i partecipanti) e qualsiasi altra limitazione che potrebbe ostacolare il tuo evento se scegli un piattaforma incompatibile.
Infine, assicurati di capire come utilizzare la piattaforma che scegli o di coinvolgere un esperto. Avere lo strumento software perfetto è inutile se non sai come utilizzarlo con successo.
2. Equipaggio
Quindi, parliamo dell'equipaggio. Questa è un'area in cui le aziende tendono a sbagliare con i grandi eventi dal vivo. Anche se un approccio fai-da-te può funzionare bene per un piccolo evento informale (come un webinar mensile, ad esempio), se vuoi ospitare un evento virtuale spettacolare, è una buona idea lasciare il valore della produzione ai professionisti.
Ti consigliamo di iniziare con un produttore di live streaming e un operatore del suono per ottenere le nozioni di base sicure, quindi valutare da lì se hai bisogno di altri membri della troupe per il supporto.
Un altro vantaggio in questo caso è che è meno probabile che i professionisti vengano respinti da difficoltà tecniche o sfide impreviste nel mezzo del flusso. Se assumere pochi membri dell'equipaggio fa la differenza tra un evento che si svolge senza intoppi e un evento disseminato di difficoltà tecniche, riteniamo che la decisione sia chiara.
3. Equipaggiamento
La prossima considerazione è la tua attrezzatura. Se assumi una troupe per aiutarti, probabilmente sarà in grado di consigliarti su quale attrezzatura avrai bisogno per lo svolgimento dell'evento senza intoppi. In questo caso, assicurati di non ignorare i loro consigli senza prima discuterne.
Ad esempio, potresti voler scegliere un microfono specifico consigliato dal tuo amico, ma se la tua squadra è specializzata in un dispositivo diverso o utilizza altre apparecchiature compatibili solo con alcuni microfoni, rovineresti l'intero processo di produzione diventando canaglia nel tuo scelta. Una comunicazione chiara con l'equipaggio è fondamentale e consigliamo di rimettere al loro giudizio ogni volta che è possibile.
Quando stai assemblando la tua attrezzatura, assicurati di considerare i piani di backup se qualcosa va storto. Se una fotocamera o un microfono si guastano, qual è la prossima migliore alternativa? Se la tua connessione Internet si interrompe, cosa succede allo stream?
Ti consigliamo di fare un elenco di tutti gli elementi essenziali necessari affinché il tuo evento si svolga senza intoppi e di creare un piano di emergenza per ognuno. Comprendi cosa dovrai fare in questo momento se qualcosa fallisce e cosa significherà per il tuo pubblico. Dopotutto, niente rovina un evento in live streaming come difficoltà tecniche o video o audio di bassa qualità.
4. Talento
Questo può o non può essere applicato ai piani del tuo evento, ma è importante menzionarlo nel caso in cui prevedi di avere un ospite, ospiti in primo piano o relatori o altre apparizioni durante l'evento. Nel processo di pianificazione, sii molto chiaro su chi sarà sullo schermo in un dato momento, che aspetto avrà la vista per il pubblico (ad esempio, mostrerai sia una presentazione sia il volto della persona, solo il volto della persona o solo la presentazione con la persona che compila la voce fuori campo?) e quale messaggio ogni persona deve trasmettere.
Se stai portando talenti esterni per l'evento, assicurati di informarli prima sul tuo marchio, sullo scopo dell'evento e sul tono che stai cercando (ad esempio, serio, spensierato, divertente, ecc.). È importante che ogni persona che apparirà durante lo streaming comprenda il ruolo che svolgono nel quadro generale e che aspetto ha nella tua mente un aspetto di successo.
Se stai presentando talenti che non si sintonizzeranno dalla tua posizione fisica, assicurati che i suggerimenti di cui sopra su equipaggio e attrezzatura siano elaborati anche per ciascun partecipante. Non dare per scontato che le webcam dei laptop di tutti siano sufficienti:potresti dover fornire una videocamera, un microfono o un'illuminazione supplementare per raggiungere la stessa qualità che fornirai dalla posizione principale.
5. Preparazione
Infine, prepara al tuo evento in live streaming la stessa quantità di preparazione che faresti per un evento di persona. È facile dimenticare che ti stai ancora connettendo con persone reali attraverso lo schermo e l'esperienza che stai offrendo influisce sul modo in cui percepiranno il tuo marchio a lungo termine. Solo perché non è un evento di persona non significa che dovresti abbassare i tuoi standard.
In pratica, ciò significa che dovresti avere un'agenda per l'evento, scrivere un copione per eventuali commenti scritti, preparare immagini o presentazioni in anticipo, tracciare i dettagli di produzione ed eseguire almeno un ciclo completo (sebbene due o tre essere migliore) per catturare eventuali punti difficili e appianare eventuali difficoltà tecniche persistenti.
Non possiamo esprimere abbastanza che la differenza tra un evento in live streaming mediocre e un evento in live streaming eccezionale in genere si riduce al livello di professionalità. Il pubblico può dire quando stai telefonando rispetto a quando hai davvero adottato misure per garantire che stai fornendo un'esperienza di qualità. Vuoi far parte di quest'ultimo gruppo, fidati di noi.
Ci auguriamo che questi suggerimenti ti preparino al successo quando prepari il tuo prossimo evento in live streaming, non importa quanto grande o piccolo sia. E abbiamo buone notizie:più sarai bravo a ospitare eventi virtuali di alta qualità ora, più sarai pronto per eccellere man mano che il settore degli eventi virtuali cresce.