Nell'ultimo anno è probabile che tu abbia scambiato conferenze di persona con eventi in live streaming. Con molte cose posticipate o completamente annullate nel 2020, inclusi eventi e grandi raduni, molte persone sono passate a webinar dal vivo o eventi virtuali per sostituire il normale programma delle conferenze.
Ma ammettiamolo:mentre è più facile (e divertente!) partecipare a una conferenza virtuale in pantaloni della tuta, spostare un evento online può essere stressante. Quindi, per gli organizzatori di eventi e gli esperti di marketing che fanno pivot, come fai in modo che tutto accada?
La risposta è in diretta streaming. In questo post, condivideremo come trasmettere in streaming una conferenza in pochi semplici passaggi. E avviso spoiler:non è così complicato come pensi, purché tu abbia gli strumenti giusti e pianifichi in anticipo.
6 motivi per trasmettere in live streaming una conferenza
Anche se potresti perdere il caffè e i pasticcini dell'hotel, ci sono alcuni vantaggi chiave nello streaming live di una conferenza. Dai un'occhiata ai nostri principali motivi per cui gli organizzatori di eventi e gli indicatori dovrebbero rendere le conferenze in streaming una parte della loro strategia.
1. Adattarsi a qualsiasi circostanza.
Per iniziare, lo streaming live di una conferenza è un'ottima alternativa agli eventi di persona. L'ambiente virtuale consente ai pianificatori di conferenze un modo semplice per conformarsi alle linee guida sulla salute pubblica e mantenere i partecipanti al sicuro. Ad esempio, il CDC ha identificato le riunioni solo virtuali come alternative a basso rischio alle riunioni all'aperto e al chiuso durante il COVID-19.
Inoltre, lo streaming live di una conferenza sta diventando sempre più popolare con il 93% degli organizzatori di eventi che afferma di aspettarsi di investire nel virtuale per il futuro.
2. Crea un ambiente accessibile per i partecipanti alla conferenza.
Lo streaming live aiuta ad ampliare il pubblico del tuo evento. Pensaci:senza la necessità di viaggiare, più partecipanti e relatori hanno l'opportunità di partecipare al tuo evento.
Hai un partner o uno sponsor dell'evento situato in un altro emisfero? Possono partecipare al tuo evento senza pagare il conto dei biglietti aerei o una camera d'albergo. Eliminare i viaggi può anche aiutarti a prenotare quell'indaffarato dirigente della c-suite o un famoso oratore che in precedenza aveva bocciato l'idea a causa del loro fitto programma.
Inoltre, strumenti come sottotitoli dal vivo, domande e risposte, sondaggi e chat dal vivo consentono a più partecipanti di accedere e partecipare alla sessione dell'evento in tempo reale.
3. Aumenta gli eventi.
Un altro grande valore aggiunto alle conferenze in live streaming è la crescita. Lo streaming live può aiutare gli organizzatori a raggiungere un pubblico più ampio, ridurre i costi complessivi degli eventi e offrire l'opportunità di procurarsi un pool più ampio di relatori.
4. Aumenta le opportunità di guadagno.
Mentre lo streaming live di una conferenza può sembrare una soluzione a breve termine per passare da eventi di persona, ha molti vantaggi basati sulle entrate. Ad esempio, l'aggiunta di biglietti a pagamento alla tua conferenza è un modo per fare soldi. Tuttavia, Global Web Index ha rilevato che i partecipanti virtuali sono disposti a donare denaro, pagare artisti dal vivo e acquistare merchandising. Quindi prendi in considerazione l'aggiunta di opportunità per i partecipanti di effettuare acquisti o donazioni durante l'evento.
5. Registra e distribuisci facilmente i contenuti degli eventi.
Questo è un biggie. La produzione in live streaming ha la flessibilità di essere semplice o complessa quanto desideri.
I relatori e gli oratori possono trasmettere in live streaming da un laptop utilizzando l'audio integrato e la webcam o impostare luci, un microfono e telecamera esterna per trasmettere video di alta qualità a partecipanti virtuali. E alla fine dell'evento, puoi condividere la registrazione con partecipanti, iscritti o rendere pubblico il contenuto per futuri spettatori.
6. Riduci l'impronta di carbonio.
Non giriamo intorno al cespuglio:le aziende devono pensare al loro impatto ambientale. La scelta di trasmettere in streaming un discorso programmatico o un seminario VIP è una scelta ecologica che elimina i viaggi, i materiali stampati e altri aspetti inutili di un evento di persona.
Come trasmettere in streaming una conferenza in 9 passaggi
C'è molto valore per lo streaming live di una conferenza. Ma come si imposta tutto? Abbiamo alcuni suggerimenti per aiutarti a iniziare subito.
1. Crea una serie di spettacoli
Quando i registi hanno deciso di produrre un film, iniziano con la sceneggiatura. Allo stesso modo, gli organizzatori di eventi che pianificano una conferenza dovrebbero appianare una serie di spettacoli prima di preoccuparsi degli aspetti di produzione di un evento.
Alcuni elementi comuni in un elenco di riepilogo di uno spettacolo sono:
- Inizio dell'organizzatore o presentatore dell'evento
- Osservazioni introduttive di un presidente o dirigente
- Segmenti o sessioni per ogni relatore o tavola rotonda
- Relatore principale
- Osservazioni finali
Mentre pianifichi la tua serie di spettacoli, non dimenticare di creare delle pause! Solo perché non c'è pranzo in una sala da ballo non significa che i partecipanti virtuali non abbiano bisogno di tempo per mangiare un boccone o fare una pausa.
2. Scegli una piattaforma di live streaming
Successivamente, ti consigliamo di scegliere la tua piattaforma di live streaming. Una piattaforma di live streaming ospita e trasmette il tuo video ai partecipanti. Ci sono molte opzioni disponibili, quindi analizzeremo i tipi comuni di piattaforme di live streaming e a cosa prestare attenzione:
Piattaforme all-in-one :si tratta di piattaforme di live streaming che forniscono supporto end-to-end per l'hosting, l'editing e la trasmissione dei tuoi contenuti video.
Piattaforme sociali: Le piattaforme social come Facebook, Twitter, LinkedIn, Twitch e Instagram supportano lo streaming live per aiutare gli utenti a raggiungere la propria community.
Piattaforme di videoconferenza: Queste soluzioni video servono principalmente casi d'uso 1:1 in cui le persone si incontreranno per collaborare in tempo reale.
Trasmissione televisiva: Questo è uno sbocco più tradizionale per trasmettere contenuti in streaming live.
Gli organizzatori di eventi dovrebbero considerare dove ospitare la loro conferenza virtuale. Una soluzione di live streaming come Vimeo ti consente di trasmettere in live streaming direttamente su Vimeo o incorporarlo su un sito di eventi dedicato. Inoltre, il simulcast è un ottimo modo per espandere la tua copertura ad altri canali.
Oltre al tipo di piattaforma di live streaming per il tuo evento, ti consigliamo di considerare le caratteristiche e le funzionalità per dare vita alla tua esperienza. Se hai intenzione di ospitare una conferenza in live streaming, ci sono quattro fattori da considerare:
- Qualità e riproduzione in streaming
- Strumenti per il coinvolgimento dei partecipanti
- Strumenti per la privacy
- Funzioni di distribuzione come la trasmissione simultanea ad altre destinazioni
- Analisi
- Gestione dei contenuti video e branding
3. Scegli un team di produzione dedicato
Questo dipenderà dal tuo budget, dal personale e dai requisiti di programmazione. Ci sono pro e contro per entrambe le opzioni.
L'utilizzo di un team interno è un'ottima opzione. Assicurati solo che il tuo team disponga degli strumenti, delle risorse e dell'organico per andare in diretta.
L'assunzione di un team di produzione ti consente di essere totalmente a portata di mano in modo da concentrarti sul contenuto dell'evento. Per gli organizzatori di eventi nuovi al gioco in live streaming, assumere un team può sembrare costoso, ma l'investimento assicurerà che il tuo evento possa essere pubblicato senza intoppi.
4. Scegli la configurazione dell'attrezzatura perfetta
Successivamente, è il momento di determinare di quale attrezzatura avrai bisogno per rendere il tuo livecast un successo. Un normale evento in live streaming impostato include:
Una sorgente video :Questo è un gioco da ragazzi. Avrai bisogno di telecamere per produrre un seminario livecast. Assicurati di avere un modo per acquisire video di alta qualità. Se stai registrando una conferenza sul palco, ti consigliamo di avere almeno due telecamere per catturare tutto correttamente.
Una sorgente audio :Avrai anche bisogno di un suono di qualità. Questo inizia con la scelta del microfono. Decidi se gli altoparlanti indosseranno un microfono a bavero, un microfono su un leggio o un microfono a mano. Posizionare le uscite audio per evitare il feedback dovuto allo spostamento dei microfoni.
Acquisisci carte :Una scheda di acquisizione è un dispositivo che prende i segnali video e audio e li trasforma in dati digitali che possono essere caricati sui computer.
Un codificatore :Un codificatore è un dispositivo hardware o un prodotto software che trasmette dati o feedback al computer.
Un canale di output :Il tuo canale di output, più semplicemente, è la tua piattaforma di streaming. Assicurati di avere un segnale Internet buono e potente con velocità di upload e download veloci per eseguire il canale di output.
Un display esterno :È sempre una buona idea avere un monitor esterno vicino all'impostazione della presentazione per vedere esattamente cosa sta succedendo con la trasmissione. In questo modo potrai vedere ciò che sta vedendo lo spettatore e, se qualcosa non va bene, puoi risolverlo immediatamente.
Avere l'attrezzatura giusta è fondamentale, quindi assicurati di fare le tue ricerche prima di scegliere la configurazione ideale.
5. Prendi in considerazione la trasmissione in simulcast per raggiungere il pubblico del tuo evento ovunque
Se sei un organizzatore di eventi che riversa tutto nella programmazione di eventi, probabilmente vorrai condividerlo con il mondo.
Il simulcast è un ottimo modo per trasmettere i tuoi contenuti su più piattaforme contemporaneamente. Ad esempio, puoi trasmettere in live streaming la tua conferenza su un sito di eventi dedicato e trasmettere in streaming direttamente su Facebook Live, YouTube, LinkedIn o scegliere una destinazione personalizzata con RTMP.
6. Pianifica una prova generale
Non ci sono scuse per lasciare i dettagli al caso, motivo per cui una prova con tutti i presentatori e la troupe di produzione è d'obbligo.
Puoi avere la tua torta e mangiarla anche tu! In primo luogo, i relatori possono avere un'idea reale dello spettacolo dal vivo e, in secondo luogo, il team di produzione può mitigare eventuali problemi tecnici prima che si verifichino. Il controllo delle apparecchiature di streaming e della connessione a Internet garantisce che la conferenza si svolga come pianificato.
7. Lascia un sacco di tempo per prepararti il giorno dell'evento dal vivo
Assicurati di avere tutte le attrezzature e i giocatori chiave a posto ben prima dell'ora di inizio. Con progetti importanti come conferenze con i clienti, eventi multitraccia o persino un'esperienza interna per il team, ci sono sempre molte parti in movimento che richiedono più tempo per prepararsi di quanto potresti pensare.
8. Vai in diretta!
Dopo aver completato tutti i preparativi necessari, non resta altro da fare che andare dal vivo e divertirti!
Assicurati che ogni sessione inizi e termini in tempo. Dai ai tuoi relatori e presentatori un amichevole promemoria di guardare la fotocamera e non il monitor esterno. Dovresti anche assicurarti che i tuoi partecipanti sappiano come possono interagire durante l'evento, che si tratti di utilizzare un hashtag di Twitter o di partecipare a una chat dal vivo, domande e risposte o sondaggi.
9. Rendi la conferenza dal vivo disponibile su richiesta
Assicurati che l'intera conferenza dal vivo venga registrata. Come accennato, dopo la conferenza avrai un contenuto estremamente prezioso. Genera nuove opportunità per i tuoi contenuti con un modulo per i lead in modo da poterlo condividere e vendere molto tempo dopo l'evento dal vivo. Ritaglia il tempo dopo la conferenza per modificare la tua registrazione e creare una pagina di destinazione in cui può esistere su richiesta.
Budget per una conferenza in live streaming
Solo perché una conferenza in live streaming è virtuale non significa che puoi dimenticare il budget. Quando pensi al tuo budget, assicurati di ricordare ogni componente a cui potrebbe essere associato un costo, ad esempio:
- Tariffe degli altoparlanti
- Acquisto o noleggio di attrezzature
- Aggiornamento della velocità o della larghezza di banda di Internet
- Supporto tecnico in outsourcing
- Servizi o piattaforma di live streaming per conferenze
Anche se ci sono costi importanti da ricordare, alla fine, la tua conferenza in live streaming sarà probabilmente più conveniente di un evento di persona di dimensioni simili.
Concludi
Si spera che questo articolo abbia aiutato a demistificare come trasmettere in streaming una conferenza. Indipendentemente da ciò che potrebbe tenerci vicino a casa, non c'è motivo per cui i professionisti non possano continuare a incontrarsi, collaborare e fare rete. Prevediamo che il live streaming aiuterà le aziende a crescere a lungo nel futuro.