Hai appena concluso un progetto di due settimane che prevedeva un numero di giorni di 20 ore. Saluti tutti e sali stancamente in macchina.
Apri la dashboard ed estrai il telefono. Premi il pulsante di standby e il telefono si accende, dandoti un rapido avviso flash per farti sapere che la batteria è terribilmente scarica.
Prima ancora che tu possa registrarlo nel tuo cervello stanco, noti qualcos'altro:20 email non lette... e (ancora più sorprendente) 12 chiamate perse e una serie di messaggi di posta vocale.
Dannazione.
Hai abbastanza batteria per passare attraverso i messaggi vocali e scoprire che hai 3 clienti in vari stadi di incazzatura. Una delle riprese inizia tra due giorni e deve essere ritardata poiché alcuni dei loro dipendenti sono malati questa settimana. Un altro cliente ha cercato di contattarti per alcune domande dell'ultimo minuto che ha sulla direzione del progetto (le cui riprese inizieranno la prossima settimana). E, ultimo ma non meno importante, hai un cliente tutt'altro che soddisfatto che ha bisogno di contattarti per una domanda sul budget.
Tutte queste persone hanno cercato di mettersi in contatto con te per la maggior parte della giornata. Ma sei stato troppo occupato anche per controllare il tuo telefono, dato che sei stato in piedi per circa 20 ore e hai a malapena avuto il tempo per mangiare (che hai mangiato frettolosamente mentre parlavi delle parti successive delle riprese con i tuoi clienti).
Sì, sto esagerando alcune cose per illuminare un punto. Ma se gestisci una società di produzione video per un certo periodo di tempo, puoi relazionarti. Sono tutte realtà del settore. Le persone cercano di mettersi in contatto con domande di lavoro e a volte siamo così occupati a "fare il lavoro" che non riusciamo a rispondere in tempo o, almeno, durante il normale orario di lavoro educato.
Sarebbe molto più facile se avessimo solo qualcuno in grado di rispondere a queste domande e non lasciare che i clienti se ne stessero all'oscuro senza risposte.
È qui che entra in gioco un assistente alla produzione video.
L'assistente alla produzione video moderna
Alla fine, la tua attività di video si espanderà. Quando ti senti teso, soprattutto se sei solo una piccola squadra, potresti iniziare a pensare di assumere un assistente di produzione video per aiutarti con attività come:
- impostare le riunioni con i clienti,
- organizzazione di viaggi e viaggi,
- o contattare potenziali nuovi clienti
- e altro.
Sì, queste potrebbero essere betask che, ora che ci pensi, non eri comunque molto entusiasta di fare molto.
Inoltre, tutti possono usare un paio di mani in più. Che tu abbia un ufficio o meno. Gli assistenti di produzione video sono disponibili in tutte le forme e dimensioni, di persona e virtuali. Ne parleremo tra poco.
Quindi significa che dovresti iniziare a scansionare gli annunci? Solo se non hai prestato alcuna attenzione a quello che sta succedendo online! Ci sono davvero alcuni nuovi strumenti meravigliosamente ingegnosi disponibili, che dovresti davvero considerare prima di portare qualcuno a bordo a tempo pieno.
Assistente AI
Prima di tutto, sei sicuro di aver bisogno di una persona? L'intelligenza artificiale ha fatto molta strada da quando Microsoft ha sperimentato quella graffetta semi-fastidiosa.
Prendi 'Amy', di x.ai, per esempio. Questo software è stato chiamato "il Dropbox delle riunioni", nel suo potenziale rivoluzionario per le persone impegnate. È così umano nella sua comunicazione che dopo aver programmato un incontro, persone che non lo sanno gli hanno effettivamente inviato regali, come cioccolato, whisky e fiori, per ringraziarlo! Pazzo.
Ancora meglio, è gratuito e non richiede download di software. Tutto quello che fai è dargli il tuo programma, includerlo in un'e-mail e farà il resto, senza che tu o nessun altro abbiate bisogno di imparare alcun gergo informatico complesso. Esatto, è in grado di comunicare con te e i tuoi clienti in un inglese standard.
"È magico", afferma Michael Yamnitsky, di Techcrunch. Qualunque cosa sia, è tempo risparmiato e, come ho detto prima, avere più tempo è fondamentale per gestire la propria attività.
Preso in una direzione diversa, puoi usare Crystal, che, anche se non scriverà le tue email per te, ti dirà come avvicinare le persone che non conosci molto bene, analizzando i loro stili di comunicazione. Soprattutto in un'attività come la produzione di video, in cui invierai messaggi avanti e indietro con persone in una vasta gamma di settori diversi, qualcosa che ti aiuta a perfezionare il tuo messaggio e renderlo più efficace può valere il suo peso!
Ultimo ma non meno importante, hai già scoperto la potenza di IFTTT? No, non è un errore di battitura. IFTTT sta per If This Than That. Con IFTTT crei "ricette" che ti consentono di pianificare attività ricorrenti (e non così ricorrenti). Ad esempio, puoi impostare cose come una voce del calendario da scrivere nella tua app di calendario preferita quando arriva un'e-mail con "riunione" nel titolo.
Ci sono una quantità infinita di possibilità con IFTTT e questo articolo non può rendere giustizia ai suoi molteplici usi.
Ecco un video che vi darà alcune idee:
Assistente virtuale
L'IA può portarti così lontano solo oggi. Il prossimo passo sono gli assistenti virtuali. Il nome è leggermente fuorviante, in quanto in realtà sono persone. Il "virtuale" si riferisce solo al fatto che non si trovano nel tuo spazio fisico. Invece, gli assistenti virtuali (o VA in breve) lavorano da remoto, rimanendo in contatto tramite e-mail, telefonate e Skype.
Questo ha numerosi vantaggi. Per prima cosa, non avrai bisogno di spazio aggiuntivo in ufficio. Per un altro, c'è un pool di talenti molto più grande là fuori se consideri il mondo di lingua inglese, piuttosto che solo il tuo quartiere locale. Ciò significa che è molto più probabile che tu riesca a trovare la soluzione giusta, con le giuste competenze, al giusto prezzo.
Tutto è diventato possibile attraverso siti Web come Upwork ed Elance, che offrono pool di talenti di centinaia di migliaia di persone. Ciò significa che non devi passare giorni a navigare in Internet, a cercare forum oscuri e siti Web loschi. Invece, questi siti Web ti offrono un facile accesso, con le recensioni dei clienti precedenti a portata di mano!
Puoi quindi assumere chi ti piace a tempo pieno, part-time o solo quando ne hai davvero bisogno. Non hai lavoro per loro? Bene, allora non è necessario pagarli. E non devi sentirti in colpa, poiché utilizzano gli stessi siti Web per trovare altri clienti!
Abbiamo un ottimo elenco di opzioni di freelance/outsourcing nella nostra sezione Risorse per lavori di produzione di film e video.
Quindi che tipo di cose possono fare gli assistenti virtuali?
- Contabilità – che, siamo onesti, la maggior parte di noi preferirebbe che qualcun altro ci aiutasse.
- Inserimento dati – possono aiutarti a elaborare e gestire il tuo database, ad esempio, di potenziali clienti.
- Presentazione dei dati – possono mettere insieme una presentazione, o almeno fare abbastanza delle basi che devi solo modificarla.
- Gestione e-mail e primo contatto – puoi sempre fare in modo che una persona sia la prima linea tra te e i clienti, sia che risponda alle e-mail che ricevi o che ti colleghi effettivamente a nuove attività.
- Ricerca – possono fare ricerche e scrivere rapporti su qualsiasi cosa, che si tratti di ricerche su un potenziale mercato, un cliente o sugli sviluppi nel tuo settore.
- Programmazione – possono aiutarti a pianificare, ricercare e programmare le tue giornate così come i tuoi viaggi (di lavoro).
- Scrivi post di blog per il tuo sito web di produzione – se trovi un VA che è un bravo scrittore è difficile da trovare, puoi fargli scrivere articoli per il sito web della tua società di produzione video. Questo ti aiuta con il tuo marketing, il posizionamento nei motori di ricerca e porta il tuo messaggio e la tua etica al tuo pubblico.
- E altro ancora – Ogni giorno si aprono nuove aree all'automazione e all'outsourcing. Ricordi la regola 34? Bene, direi che la regola 35 è:"Se riesci a pensarci, qualcuno ha creato un'app al riguardo, o almeno ha trovato un modo per esternalizzarla!"
Assistente fisico
E a volte hai solo bisogno di trovare qualcuno che possa essere fisicamente lì per aiutarti di persona, che sia in un ufficio, sul set o altro. Forse lavori meglio sapendo che puoi avere incontri faccia a faccia con qualcuno, o forse stai cercando un aiuto esterno specifico, come luci, trucco, doppiaggio o qualcosa di simile.
Ovviamente, alcune cose non possono essere fatte su Internet.
Il fatto è che se hai affidato parte del tuo lavoro alle altre opzioni che ho delineato, ciò di cui avrai bisogno dall'assistente di persona sarà molto meno.
Il risultato? Forse non hai bisogno che siano sempre in giro. Potresti essere in grado di assumerli part-time o come freelance. Inoltre, meno ampie devono essere le loro competenze, più facile sarà trovare qualcuno che eccelle veramente in ciò di cui hai bisogno o, se il risparmio di denaro è ciò che cerchi, qualcuno che non ti costerà un braccio e un gamba.
E poi c'è il fatto che nessuno è bravo in tutto. Allora perché chiedere a qualcuno di fare tutto? È meglio lasciare che ogni persona faccia ciò in cui è brava e ciò che gli piace. In questo modo, non corri il rischio di diventare troppo dipendente da una persona. Inoltre, non devi preoccuparti di lavorare troppo con nessuno, poiché se hai più lavoro, porti temporaneamente a bordo più mani! E d'altra parte, quando colpisci una svolta negativa, non devi pagare per il personale che non ti serve.
Tutto ciò serve a renderti più flessibile, più capace di concentrarti sull'essere produttivo e, in definitiva, meglio in grado di fornire un ottimo prodotto. Ed è quello che conta!
Spero che tu abbia trovato utile questo articolo sull'assunzione di un assistente alla produzione video. Facci sapere come ti trovi nei commenti qui sotto. E non dimenticare di condividere questo post con i tuoi amici e colleghi utilizzando i pulsanti di condivisione appena sotto questo post.