È un classico enigma:Hai bisogno di ottimi contenuti video o tutorial, ma non sei un esperto del settore. D'altra parte, i tuoi esperti in materia non sono esattamente creatori di video esperti e hai bisogno di qualcosa che sembri professionale.
Allora, chi dovrebbe fare il video?
Le grandi aziende giocano sui punti di forza dei loro dipendenti e questo vale anche per la creazione di contenuti. Quindi, proprio come dice l'adagio, il lavoro di squadra fa funzionare il sogno.
Essere un creatore di contenuti significa dover sapere un po' di molte cose. La maggior parte di noi deve essere in grado di scrivere, fare un po' di progettazione grafica di base o editing di immagini, lavoro video e altro ancora. Questo è in aggiunta al dover spesso sapere qualcosa su qualunque cosa tu stia creando contenuti.
Ma ottimi tutorial e video di formazione richiedono più di una conoscenza passeggera.
È qui che entra in gioco il tuo esperto in materia (PMI).
In un mondo perfetto, tutte le interazioni con la tua PMI sarebbero senza soluzione di continuità, impeccabili e fluide, ma non è sempre così.
Questa guida fornisce alcuni suggerimenti utili su come ottenere il massimo dalle interazioni e dai rapporti con le varie PMI, nonché alcune insidie comuni da evitare.
Che cos'è un esperto in materia e perché è importante?
È probabile che, se stai creando contenuti di qualsiasi tipo, prima o poi hai dovuto lavorare con un esperto in materia:potresti non essertene reso conto in quel momento!
La tua PMI è esattamente quello che sembra:la persona che è esperta nel tuo argomento di contenuto. Può essere qualcuno del tuo team, un altro collega da qualche parte al di fuori del tuo dipartimento o anche qualcuno completamente esterno alla tua azienda.
Quando si tratta di creare contenuti di formazione o tutorial, la tua PMI può fare la differenza. Immagina di creare un video su come lavorare all'interno di un programma software quando conosci solo alcune delle funzionalità. Certo, potresti evidenziare alcune buone informazioni, ma il tuo video non sarebbe completo. Non è un buon contenuto.
La tua PMI colma le tue lacune di conoscenza e garantisce che tutto ciò che mostri e condividi sia accurato e completo. Possono fornire un contesto prezioso e conoscenze tecniche che rendono i tuoi video più vantaggiosi per i tuoi spettatori.
Considerali come la tua banca di conoscenza privata.
Detto questo, non tutti pensano come un creatore di contenuti. Quindi, sebbene le PMI possano avere tutte le conoscenze necessarie per creare ottimi contenuti, non sono necessariamente la scelta appropriata per creare effettivamente i contenuti.
Ma come si crea un buon rapporto di lavoro con una PMI per garantire che i contenuti che creerete insieme siano i migliori possibili?
10 consigli per lavorare con una PMI
Come affermato in precedenza, in un mondo perfetto, ogni interazione con una PMI andrebbe senza intoppi. Ma, per un'ampia varietà di motivi, a volte non è così. Tuttavia, ci sono alcuni modi infallibili per garantire che la stragrande maggioranza del tuo tempo a lavorare con una PMI sia produttivo ed efficiente.
1. Scegli l'esperto in materia giusto
Questo può sembrare un gioco da ragazzi, ma può essere un po' più complicato di quanto potresti pensare. Ad esempio, quando un progetto è appena avviato, il tuo project manager o un altro membro del team potrebbe avere un suggerimento su chi dovresti lavorare. Ma potrebbe non essere sempre la persona migliore per il lavoro.
Per assicurarti di ottenere l'aiuto della PMI giusta ed evitare di sprecare il tuo e il loro tempo, assicurati di aver compreso i parametri del progetto prima di iniziare.
Ad esempio, per un video di formazione sul software, potrebbe avere senso prendere uno degli sviluppatori per aiutarti a ottenere le conoscenze di cui hai bisogno. Ma potrebbe anche essere utile lavorare con il loro project manager. Mentre uno sviluppatore potrebbe avere la conoscenza tecnica di come funziona il prodotto, un project o product marketing manager potrebbe capire meglio il "perché" dietro le funzionalità.
Altre volte, potrebbe essere necessario avvalersi dell'aiuto di più PMI. Forse una PMI può darti il miglior aspetto tecnico, ma hai anche bisogno della storia completa per altri motivi. In tal caso, averne altri due potrebbero essere la chiave del successo.
A volte, potresti non avere scelta. Potresti essere assegnato a lavorare con qualcuno o una persona in particolare potrebbe essere l'unica PMI nella tua organizzazione o disponibile per te in quel momento. In tal caso, potresti doverti accontentare.
2. Definisci le aspettative
Ogni volta che due o più persone lavorano insieme, è meglio che tutti abbiano una comprensione chiara e condivisa del proprio ruolo e di come si relaziona con il tuo, così come i parametri completi del progetto e cosa ci si aspetta da ciascuna persona. Assicurati che la tua PMI conosca l'esatta procedura per completare il progetto.
Sii chiaro fin dall'inizio di cosa hai bisogno dalla tua PMI, compresi aspetti come l'impegno di tempo, il tipo di conoscenza per cui hai bisogno di aiuto, i tempi del progetto e le date di scadenza, ecc.
Conoscere queste cose in anticipo può fare molto per ridurre la confusione e/o la frustrazione durante tutto il processo.
Oh, ed è sempre meglio avere queste cose documentate, in modo che ogni volta che c'è una domanda o un conflitto, puoi tornare al documento per chiarimenti.
3. Stabilisci aspettative e obiettivi realistici
Vuoi assicurarti che un progetto sia condannato fin dall'inizio? Quindi, con tutti i mezzi, imposta un sacco di aspettative e obiettivi non realistici.
Oh, cos'è quello? Vuoi che il tuo progetto abbia successo? Allora sii realistico.
Ciò varierà da progetto a progetto, ma tieni presente che la tua PMI ha un lavoro e probabilmente non può essere disponibile per te in un attimo. Assicurati di accumulare tempo per riunioni, revisioni dei contenuti, sessioni di feedback e altro per assicurarti di non affannarti a trovare il tempo per farlo.
A proposito, non dimenticare di impostare una sequenza temporale realistica per il completamento del progetto. Assicurati che il tuo esperto in materia sappia quanto del suo tempo sarà necessario e quando può aspettarsi che il requisito di tempo sia scaduto.
4. Preparati
Anche se potresti non essere l'esperto, ci sono molti modi in cui puoi aiutare le cose insieme a una preparazione di base. Se stai lavorando con una PMI dall'interno della tua azienda, è probabile che tu abbia almeno una familiarità di base con l'argomento in questione. Ma anche allora, assicurati di non entrare nella relazione senza il contesto appropriato. Se non sai nulla sull'argomento, fai qualche ricerca prima di qualsiasi incontro o colloquio.
Come minimo, dovresti:
- Conosci i termini chiave relativi all'argomento
- Avere una comprensione ed essere in grado di spiegare l'argomento e gli obiettivi del progetto
- Scopri perché il pubblico deve conoscere l'argomento
- Tieni pronte alcune domande per far ripartire la conversazione
Quando i giornalisti intervistano le persone per gli articoli che scrivono, fanno una buona quantità di ricerche sulla persona e/o sull'argomento dell'intervista molto prima che avvenga l'intervista. Fai del tuo meglio per essere preparato e il tuo esperto in materia ti apprezzerà ancora di più.
5. Poni buone domande
Come accennato in precedenza, è importante avere domande pronte da porre per mantenere viva la conversazione. Ma assicurati che queste domande entrino davvero nel cuore di ciò che devi sapere.
Ma lo sapevi che ci sono diversi tipi di domande che puoi porre? Ecco alcuni esempi.
Domande chiuse
Le domande a risposta chiusa in genere richiedono solo una singola parola o una breve frase per rispondere (spesso solo sì o no) e sono preziose per confermare i fatti, aprire una conversazione e aiutarti a mantenere il controllo della conversazione.
Alcuni esempi:
- Vogliamo mettere in evidenza questa funzione?
- Ci incontriamo oggi o domani?
- Hai avuto modo di guardare la bozza?
Domande aperte
Le domande aperte in genere ottengono risposte molto più lunghe e sono perfette per ottenere maggiori dettagli e invitare a un dialogo.
Alcuni esempi:
- Cosa puoi dirmi su questa funzione?
- Cosa accadrebbe se...?
- Perché i nostri clienti dovrebbero saperlo?
- Quale sarebbe il miglior caso d'uso per questo?
- In che cosa differisce dalle versioni precedenti?
- Puoi spiegare in dettaglio come qualcuno lo userebbe?
6. Usa l'ascolto attivo
Fare buone domande ti metterà in mezzo, ma per finire davvero il lavoro, devi ascoltare e capire le risposte che ti vengono date.
Ciò significa dare al tuo esperto in materia la tua totale attenzione. Non scansionare la stanza o controllare i messaggi sul telefono. Non controllare e rispondere alle e-mail. Fai sapere alla tua PMI che apprezzi il loro tempo e le loro conoscenze.
Ecco alcuni suggerimenti per esercitarsi nell'ascolto attivo:
- Rivolgiti a chi parla e mantieni il contatto visivo
- Sii presente e presta attenzione
- Mantieni una mente aperta
- Ascolta le parole e cerca di immaginare cosa ti dice la PMI
- Non interrompere. Attendi pause naturali per porre domande chiarificatrici
- Fai domande solo per assicurarti la comprensione
Infine, una volta che la tua PMI ha finito di spiegare, è buona norma offrire una dichiarazione riepilogativa per aiutarla e assicurarti di comprendere veramente ciò che ha appena spiegato. In questo modo, qualsiasi equivoco o incomprensione può essere affrontato immediatamente.
Puoi anche chiedere se la tua PMI ti consente di registrare la riunione. Ciò ti consente di tornare indietro e ascoltare di nuovo tutto ciò di cui hai bisogno a scopo di chiarimento.
7. Rispetta il tempo della tua PMI
Questo è un altro che può sembrare un gioco da ragazzi, ma tieni presente che la tua PMI ha un altro lavoro oltre ad aiutarti con il tuo progetto video. Assicurati di massimizzare il tuo tempo e il loro essendo preparato e assicurandoti che ogni incontro sia assolutamente necessario. Sii puntuale alle tue riunioni e terminale all'ora stabilita.
8. Riutilizza i contenuti
Il tuo esperto in materia parla o scrive regolarmente dell'argomento su cui stai creando contenuti? Non reinventare la ruota! Se la tua PMI ha contenuti che sono già stati creati sul tuo argomento, questo potrebbe essere il modo perfetto per iniziare a realizzare il tuo video. Anche se non funziona perfettamente, avrai un ottimo punto di partenza e potrai ottenere alcune informazioni preziose prima di iniziare le sessioni di domande e risposte.
Un avvertimento però:non rimanere intrappolato in un certo modo di pensare al tuo argomento solo perché il contenuto è stato creato da una prospettiva. Un buon creatore di contenuti comprende che nuove prospettive possono aiutare le persone a comprendere nuovi concetti o rafforzare la comprensione. Non aver paura di prendere ciò che è stato fatto e di girarglielo se necessario!
9. Accogli il feedback della tua PMI
Uno degli errori più comuni che i creatori di contenuti commettono quando si avvalgono dell'aiuto di una PMI è non raccogliere il loro feedback mentre il progetto va avanti. La vostra PMI è più di una semplice enciclopedia di conoscenze sull'argomento. La tua PMI può e dovrebbe avere un feedback prezioso su come presenti i tuoi esempi, sui modi reali in cui gli utenti potrebbero utilizzare una funzione, flussi di lavoro comuni e altro ancora. Mentre crei sceneggiature, storyboard e contenuti video, assicurati che la tua PMI abbia la possibilità di rivedere e offrire aiuto che potrebbe farti risparmiare un sacco di tempo lungo la strada.
10. Riconosci il loro sforzo
È fantastico creare un buon contenuto ed essere riconosciuto per i tuoi risultati. Ricevere complimenti dal tuo capo o sentire un cliente o un collega dire che il video li ha davvero aiutati può migliorare la tua giornata.
Lo stesso vale per la tua PMI!
Assicurati che capiscano quanto apprezzi il loro aiuto e, quando i complimenti vengono da te per il video che hai creato, assicurati di dire al tuo capo, ai colleghi e ai colleghi quanto sia stato prezioso l'aiuto della tua PMI. Per lo meno, assicurati che il loro capo sappia che hanno fatto un ottimo lavoro.
Insidie comuni e come evitarle
A volte, tutta la pianificazione, la preparazione, la definizione degli obiettivi e l'ascolto del mondo non sono sufficienti per far andare le cose nella giusta direzione. Ma ciò non significa che il tuo progetto video sia condannato! Ecco alcuni problemi comuni che possono sorgere quando si lavora con le PMI e come evitarli.
La tua PMI è un "parlatore"
Le migliori PMI sono grandi comunicatori. Capiscono di cosa hai bisogno e hanno risposte pertinenti alle tue domande. Possono elaborare e fornire dettagli pertinenti e fare punti buoni e concisi che sono facili da seguire.
D'altra parte, ci sono i "parlanti". Conosciamo tutti qualcuno come questo. Hanno MOLTO da dire e non tutto (o anche gran parte) è rilevante per l'argomento o il compito in questione. Vanno per le tangenti e dimenticano quello che stavano cercando di dire in origine, o apparentemente non hanno alcun riguardo per il loro tempo o il tuo. Non è malintenzionato! Probabilmente sono anche un'ottima persona. Ma sicuramente non ti stanno aiutando a finire il tuo video
La tua migliore difesa contro un oratore è prepararti con un elenco di domande molto specifiche. Ricordi le domande a risposta chiusa che abbiamo evidenziato in precedenza? Possono essere un ottimo modo per mantenere qualcuno concentrato e tu hai il controllo della conversazione.
Un altro modo per mantenere qualcuno sull'argomento è sottoporre loro domande prima di una riunione e fargli rispondere via e-mail o su un documento collaborativo. In questo modo ti assicuri di ricevere le risposte alle tue domande più rilevanti in anticipo. Quindi, qualsiasi incontro faccia a faccia può essere più orientato al follow-up e al chiarimento.
La tua PMI non parla
D'altra parte, alcune PMI hanno tutti i tipi di conoscenze, ma sembrano riluttanti a condividerle effettivamente con chiunque.
Ci possono essere una serie di ragioni per questo. Alcune persone sono solo più introverse di altre e potrebbero non sentirsi a proprio agio nel parlare con qualcuno con cui non hanno molta familiarità. Le altre persone sono - ammettiamolo - semplicemente antisociali.
Qualunque sia la ragione, ottenere informazioni da qualcuno come questo non deve essere come tirare i denti.
Ripensando ai giornalisti, la maggior parte dei bravi giornalisti sa che ottenere più informazioni da qualcuno che sembra riluttante a collaborare può essere semplice come rimanere in silenzio. Anche i non parlanti si sentono più a disagio più a lungo va avanti un silenzio imbarazzante. Ad un certo punto, potrebbero sentirsi così a disagio da iniziare a parlare per riempire il silenzio. Quindi puoi usare le tue domande per ottenere la vera conoscenza.
Inoltre, come con gli oratori, potresti avere più fortuna inviando un elenco di domande e chiedendo risposte prima di qualsiasi incontro faccia a faccia. Anche i punti elenco aiuterebbero. Assicurati che le tue domande siano mirate e raggiungi il cuore di ciò che devi sapere per assicurarti che possano rispondere senza troppi sforzi.
Come ultima risorsa, se la tua PMI semplicemente non ti fornisce le informazioni di cui hai bisogno, collabora con il tuo capo o un altro collega per identificare qualcun altro nella tua organizzazione che potrebbe essere più adatto. Tienilo a mente la prossima volta che avrai bisogno di una PMI in modo da non avere più lo stesso problema.
Troppa conoscenza è troppa
A volte una PMI ha così tante competenze che può essere difficile trovare le informazioni più rilevanti per l'attività in questione. Hanno così tanto da condividere che possono mettere a dura prova la portata del tuo video attuale e minacciare di aumentare il tempo di visualizzazione oltre ciò che è ragionevole.
In casi come questo, stabilire obiettivi e aspettative e avere una comprensione condivisa dell'ambito del progetto all'inizio aiuta a mantenere le cose focalizzate e sull'obiettivo.
Assicurati che la tua PMI comprenda lo scopo di questo particolare contenuto video e perché è importante. Sii in anticipo con ciò di cui hai bisogno e perché ne hai bisogno. Anche uno schema del tuo video può essere utile per mantenere la concentrazione.
D'altra parte, non abbiate paura di ascoltare la vostra PMI quando ha un motivo valido per fornire più informazioni di quelle richieste. Forse il tuo videoscopio originale non risponderà in modo accurato o completo al problema in questione. Forse c'è contenuto diverso o aggiuntivo che avrà più senso da presentare.
Ascolta il loro punto di vista e preparati a cambiare se c'è una buona ragione per farlo. Tieni presente che la modifica dell'ambito del progetto potrebbe richiedere l'autorizzazione di un supervisore o della persona che ha richiesto il progetto.
La tua PMI vuole dare un'occhiata al contenuto
Anche se questo è più comune con i contenuti scritti, per i creatori di video, ci saranno momenti in cui la tua PMI vorrà solo prendere le redini e creare alcuni dei contenuti da sola. Anche se probabilmente non vorranno realizzare il tuo video, potrebbero voler scrivere la sceneggiatura, lavorare sullo storyboard o assumere un altro aspetto della pianificazione pre-video.
Gestisci questo caso per caso. Se hai un buon rapporto di lavoro con la tua PMI e sei fiducioso nelle loro capacità di contenuto, questo può effettivamente funzionare bene. In quanto PMI, possono fare molto per creare, per lo meno, un buon punto di partenza.
D'altra parte, se sei nuovo nel lavorare con questa PMI, o non sei sicuro che questo tipo di "aiuto" sarà effettivamente utile, è meglio respingere. Ci sono molti modi per farlo senza ferire i sentimenti.
Ad esempio, ringraziali per il suggerimento, ma fagli sapere che stai apprezzando l'opportunità di imparare davvero da loro, quindi sarà più utile per te ottenere le informazioni e ridurle ai punti più salienti.
Oppure, ricorda loro le aspettative e i ruoli che hai impostato all'inizio del progetto.
Infine, puoi scendere a compromessi e chiedere loro di mettere insieme uno schema per aiutare a modellare il contenuto.
Qualunque cosa accada, assicurati che capiscano che apprezzi tutti i loro sforzi e che tu sia felice di lavorare con loro.
Metti tutto insieme
Lavorare con le PMI può fare la differenza tra un buon video e uno eccezionale. La raccolta delle informazioni più pertinenti e accurate garantisce che i tuoi spettatori ottengano esattamente ciò di cui hanno bisogno. Indipendentemente dal fatto che lavori con una o più PMI, segui i suggerimenti in questa guida per assicurarti che i tuoi rapporti di lavoro e i tuoi progetti siano i migliori in assoluto.
10 suggerimenti rapidi per ottimi contenuti per le PMI
- Semplicemente il linguaggio:la tua PMI probabilmente conosce tutti i tipi di termini tecnici, acronimi e gergo che, a meno che non siano esperti essi stessi, potrebbero non essere familiari ai tuoi utenti o clienti. Assicurati di creare i tuoi contenuti a un livello che li renda più facili da capire.
- Inizia dall'inizio:ricorda, prima che qualcuno inizi a utilizzare quella nuova e ingegnosa funzionalità del software, deve effettuare il login. Hai incluso tutti i passaggi, anche se sembravano ovvi per te o per la tua PMI?
- Non aver paura di chiedere aiuto:chiarisci ciò che non capisci!
- Vacci piano:anche se non vuoi far perdere tempo alla tua PMI, assicurati di prenderti il tempo necessario per capire veramente cosa devi spiegare nel tuo video per evitare inutili follow-up.
- Esplora i "what-ifs":cosa succede se il cliente fa clic su questo pulsante? Cosa accadrebbe se questo sistema fallisse? Cosa farebbe un cliente se ciò accadesse?
- Esplora i "perché":perché succede? Perché un cliente dovrebbe farlo? Perché è una best practice?
- Fai domande di follow-up:perché? Puoi dirmi di più su come questo accade?
- Chiedi alla PMI se ha qualcosa da aggiungere:non sai mai quali approfondimenti possono fornire!
- Lascia che ti raccontino la loro storia di fondo:anche se potrebbe non essere pertinente alla discussione in corso, aiuta a costruire un rapporto dimostrando che tieni a qualcosa di più di quello che possono darti. E, non si sa mai, potresti finire per imparare qualcosa di più utile di quanto pensassi!
- Vieni preparato, ma non aver paura di deviare dal tuo piano:crea un elenco di domande a cui devi rispondere, ma segui le risposte pertinenti lungo percorsi che potresti non aver previsto. Puoi ottenere informazioni preziose sia per te che, in definitiva, per i tuoi spettatori di video.
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