Una comunicazione di successo è fondamentale per i team ad alte prestazioni. Tuttavia, le organizzazioni hanno ancora molta strada da fare per costruire strategie di comunicazione interna che massimizzino il coinvolgimento. La ricerca di Gallagher &Co ha rilevato che il 60% delle aziende non ha una strategia di comunicazione interna a lungo termine.
Inoltre, il posto di lavoro sta cambiando. Un recente rapporto di Gartner ha rilevato che il 74% delle organizzazioni prevede di trasferire i dipendenti al lavoro a distanza permanente. Le organizzazioni devono trovare il giusto equilibrio di comunicazione per allineare i team, promuovere la collaborazione e accelerare la produttività.
Quindi, come possono le organizzazioni informare e coinvolgere con successo i dipendenti nella loro strategia di comunicazione interna, il tutto mentre navigano in un mondo remoto o ibrido? La risposta è il video. In questo articolo, discuteremo di come i video possono migliorare le comunicazioni interne, condividere suggerimenti ed evidenziare le informazioni dei leader per aiutarti a iniziare oggi.
Prova al futuro la tua strategia di comunicazione interna
L'integrazione di video è un ottimo modo per rendere la tua strategia di comunicazione a prova di futuro. La ricerca con GlobalWebIndex ha rilevato che i dipendenti delle aziende che utilizzano i video hanno maggiore fiducia nelle prestazioni e nella salute della loro azienda. Hai ancora bisogno di qualche idea? Scopri di seguito alcuni importanti modi in cui una strategia di comunicazione interna basata sui video può influire sul tuo team.
1. Evita di creare più stress.
Un allarmante 1 professionista su 8 afferma che le loro aziende non comunicano mai aggiornamenti strategici. Di conseguenza, la mancanza di comunicazione può far sentire i dipendenti confusi o addirittura stressati. Inoltre, molti si destreggiano tra famiglie in crescita, si occupano di bisogni medici, si prendono cura di altri membri della famiglia, il tutto mentre gestiscono le loro attività quotidiane. Quando un'azienda non dispone di un'efficace strategia di comunicazione interna, i livelli di fiducia dei dipendenti subiscono un duro colpo.
2. Incoraggiare più collaborazione e idee.
Solo il 41% dei professionisti afferma che la comunicazione di persona li fa sentire come se si prendessero cura dei dirigenti. Tuttavia, il video può umanizzare le relazioni tra dipendenti e team dirigenziali. Gli spazi per riunioni virtuali possono effettivamente aiutare i dipendenti a sentirsi più sicuri e fornire un forum in cui sono disposti a condividere nuove idee.
3. Aiuta i dirigenti a connettersi con i dipendenti.
I dirigenti devono essere in grado di comunicare in tempi di crisi o di cambiamento per supportare la propria organizzazione. "Il lavoro numero uno di un CEO è essere davvero bravo nelle comunicazioni", ha affermato David Siegel, CEO di Meetup, in un recente workshop sulle comunicazioni dei dirigenti sul posto di lavoro.
Esistono numerosi cambiamenti organizzativi, come un'acquisizione o un turnover nella leadership, che richiedono ai dirigenti di comunicare direttamente con la propria organizzazione. Per costruire un'efficace strategia di comunicazione esecutiva, le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione la creazione di vari forum in cui i dipendenti possono porre domande o esprimere preoccupazioni ai leader.
9 consigli su come costruire una strategia di comunicazione
I dipendenti che si sentono esclusi, disinformati o poco chiari sugli obiettivi a lungo termine della propria organizzazione possono perdere interesse per il proprio lavoro. Una strategia di comunicazione interna irregolare non colpisce solo i singoli membri del team:un sondaggio condotto su 400 aziende ha rilevato che ciascuna organizzazione ha perso 62,4 milioni di dollari all'anno a causa della comunicazione inadeguata con e tra i dipendenti. All'anno!
Per costruire una strategia di comunicazione efficace, inizia con la definizione dei tuoi obiettivi di comunicazione e di business e porta in streaming live e video per connetterti con i dipendenti. L'obiettivo finale dovrebbe essere mantenere la tua azienda allineata, coinvolta e produttiva.
1. Definisci i tuoi obiettivi di comunicazione interna
Secondo Chris Zook, partner di Bain and Company, solo il 40% dei dipendenti conosce gli obiettivi della propria azienda. Una forte strategia di comunicazione interna inizia con l'allineamento dell'organizzazione all'obiettivo aziendale. Stabilisci gli obiettivi aziendali e le metriche chiave delle prestazioni prima di comunicare all'organizzazione più ampia. Quando sei pronto per inviare il tuo messaggio, cerca di utilizzare gli strumenti video tramite e-mail per creare un'esperienza più dinamica.
2. Concentrati sul piano
Quando costruisci la tua strategia di comunicazione, dedica tempo ed energia alla fase di pianificazione. Considera i tuoi obiettivi e i risultati desiderati mentre crei i tuoi contenuti. Chiediti:cosa voglio che i dipendenti imparino o portino via dalla riunione?
Alcune linee guida per aiutare a capire come pianificare i risultati della riunione includono:
- Consapevolezza: Questo risultato di apprendimento si concentra sulla comunicazione delle informazioni, senza che i partecipanti siano attuabili o seguiti. Le riunioni trimestrali a tutti gli effetti, ad esempio, possono concentrarsi esclusivamente sulla creazione di consapevolezza degli obiettivi di vendita e delle roadmap dei prodotti.
- Comprensione: In questo caso, i dipendenti se ne vanno con una comprensione più profonda del materiale e del messaggio. Pensa all'inserimento dei nuovi assunti, in cui i partecipanti si aggiornano sui processi interni.
- Abilità: Questo tipo di risultato implica il livello di apprendimento più profondo, in cui i dipendenti assorbiranno strumenti funzionali, suggerimenti e strategie che possono applicare nel loro lavoro quotidiano.
Julie Starr, Learning and Development Manager di Convene, Julie approfondisce questi concetti di seguito:
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3. Sviluppa un messaggio chiaro e conciso
Vuoi condividere il tuo messaggio in un modo che faccia una grande impressione per il tuo team. Tienilo breve. Evita il sovraccarico di testo con punti elenco e parole per riga minimi. Come regola generale, i dettagli della presentazione dovrebbero occupare circa il 70% delle diapositive. Questo lascia lo spazio rimanente per le immagini e altri contenuti pertinenti che incoraggiano il coinvolgimento.
Pianifica anche la partecipazione. Includi sondaggi dal vivo, chat, domande e risposte e altri strumenti di coinvolgimento per un'esperienza interattiva. Quando i dipendenti partecipano, stanno ascoltando.
4. Progetta incontri per i partecipanti
Rendi le riunioni più coinvolgenti e digeribili con il metodo REACH. Se non hai familiarità con il termine, REACH è un metodo che riposiziona le riunioni attraverso la prospettiva del partecipante. Ad esempio, cerca di condurre le riunioni a intervalli di 20 minuti. Perché? La ricerca mostra che l'intensa concentrazione con gli studenti adulti dura fino a 20 minuti.
Controlla ogni lettera del metodo REACH significa di seguito:
- R ecall – Cosa impedirà al mio pubblico di ricordare la lezione?
- E ffort – Quanto sforzo è necessario per apprendere questo contenuto?
- A attenzione:quanto sarà difficile mantenere la concentrazione?
- C ause- Quale causa o scopo devono imparare?
- H umiltà – Quanto sono umili come studenti (e io sono come istruttore)?
5. Aumenta la cadenza della comunicazione
Data la realtà del lavoro remoto e ibrido, è probabile che la tua organizzazione possa trarre vantaggio da una maggiore frequenza delle riunioni per mantenere il flusso delle comunicazioni. Considera di aumentare la cadenza della tua comunicazione. E concentrati su riunioni più brevi e su un unico argomento per non sovraccaricare i dipendenti.
6. Ripensare la presenza dei dirigenti
C'è una forte disconnessione tra dirigenti e leader quando si tratta di comunicazioni efficaci. Il 54% dei dirigenti di alto livello afferma di trasmettere in streaming i principali aggiornamenti dell'azienda (come i municipi e tutte le mani) almeno settimanalmente. Tuttavia, solo il 20% dei dipendenti è d'accordo.
Quando si verificano periodi di cambiamento rapidi e di grande impatto, va bene creare punti di contatto non strutturati per fare il check-in con i tuoi team.
Mentre i messaggi esecutivi sono fondamentali, la comunicazione è più che trasmettere informazioni. Buoni strumenti di comunicazione possono aiutarci a sentirci più connessi alle persone. E quando si tratta di comunicazione aziendale, costruire queste connessioni è il punto in cui il video ha il maggiore impatto.
Scopri come i dirigenti si avvicinano alle nuove strategie di comunicazione con il Workplace Communications Workshop.
7. Adattarsi al contesto
Le organizzazioni utilizzano i video per soddisfare i team remoti e migliorare le riunioni da anni. Tuttavia, strumenti più robusti per la produzione, la modifica e la condivisione di contenuti video hanno reso più facile per i team collaborare in modo asincrono e sincrono per aumentare la produttività. L'apprendimento video offre ai dipendenti un maggiore controllo su quando imparano per aiutarli ad assorbire meglio i contenuti.
Quando si tratta di coinvolgimento nelle riunioni, molti strumenti video dispongono di dati di monitoraggio che possono fornire informazioni sul comportamento degli spettatori. Questi dati possono includere il tempo medio di visualizzazione, il tempo di consegna e altre azioni di partecipazione che possono influenzare la tua strategia di comunicazione video. Potrai quindi vedere cosa funziona e migliorare le future esperienze video.
Ecco alcuni esempi di come comunicare con i team in modo coinvolgente utilizzando i video:
- Utilizza video preregistrati oltre al video live. La combinazione di live streaming e video on-demand per riunioni interne aiuta a migliorare la tua messaggistica.
- Incorpora strumenti interattivi per incoraggiare il feedback. Ciò richiede interattività e aumenta direttamente il coinvolgimento.
- Dimostrazioni dettagliate per la condivisione dello schermo. Ciò garantisce che il tuo team non solo comprenda ciò che è loro richiesto, ma comprenda anche il compito da svolgere eseguendo personalmente i movimenti.
- Crea una libreria di contenuti video. Non lasciare che le tue comunicazioni cadano attraverso le crepe! Sfrutta le soluzioni che ti consentono di curare i contenuti e fornire un hub in cui i team possono rimanere sincronizzati.
8. Perfeziona continuamente il tuo programma di formazione dei dipendenti
Anche pensare al contesto dei tuoi contenuti è importante. Una strategia di comunicazione interna di successo pianifica per ogni partecipante, indipendentemente da dove si trovi. Se hai intenzione di creare una libreria di contenuti di formazione video, assicurati di soddisfare il tuo pubblico.
E ricorda:l'ambiente non dovrebbe essere un punto di attrito nella tua strategia. Steve Hamaday, Virtual Training Manager di Axalta, l'ha sperimentato in prima persona quando il suo team ha iniziato a implementare corsi di formazione virtuali dal vivo.
"La responsabilità principale del nostro team dedicato ai contenuti è sviluppare contenuti di formazione per l'aula fisica", afferma. "Poiché diamo una svolta diversa alla formazione attraverso il nostro programma virtuale dal vivo, dobbiamo "tradurre" leggermente quei contenuti per essere più efficaci per i nostri partecipanti online".
9. Metti sempre alla prova la tua tecnologia
Testare la tua tecnologia è l'ultimo tassello di un'efficace strategia di comunicazione interna. Questo perché questo è il canale in cui viene consegnato il tuo messaggio. "Non vorresti mai iniziare il tuo evento e vedere le persone commentare:'Non ho audio, non ho video, aiuto!'", afferma David Haug, Senior Video Producer di Deloitte Global.
Per evitare che singhiozzi del genere interrompano l'esperienza, prendi l'abitudine di testare il tuo flusso video. Ciò significa controllare la qualità dell'audio, la qualità del video e la connessione a Internet. Esegui i movimenti come se fosse il giorno vero e proprio. E considera la possibilità di far partecipare qualcuno come partecipante per monitorare la vista dei dipendenti e assicurarti che la tua visione si concretizzi come pianificato.
Concludi
Il lavoro non è mai finito quando si rende a prova di futuro la propria strategia di comunicazione interna. Ricorda solo che tutti i tuoi sforzi servono all'obiettivo di entrare in contatto con i dipendenti in modo autentico per aiutarli a produrre il loro lavoro migliore.
Raggiungi il tuo team con un video
Pubblicato originariamente il 20 giugno 2019 da Emily Gover. Aggiornato il 23 aprile 2021 da Alysha Parker.