Quando le informazioni sono presentate graficamente, la maggior parte delle persone le comprende più velocemente e meglio. Emoji, GIF, screenshot e video sono diventati un luogo comune nelle conversazioni quotidiane. Vale anche al lavoro.
Era vero quando la maggior parte di noi lavorava in normali ambienti d'ufficio, e lo è ancora oggi quando così tanti di noi lavorano in team remoti o ibridi. Di conseguenza, è ancora più fondamentale per le aziende adottare grafica e video. Perché così tante aziende si affidano a lunghe e-mail e infinite chiamate Zoom per comunicare in remoto?
"È così che lo abbiamo sempre fatto e funziona perfettamente!" è la risposta semplice per la maggior parte delle aziende, amministratori delegati e manager. Ma ecco il punto:ciò che ha funzionato ieri potrebbe non funzionare oggi, soprattutto quando ci sono alternative più efficaci.
Le aziende che sono lente nell'innovare o aggiornare le proprie procedure rimarranno indietro. Trovare modi nuovi e migliori per interagire online con i colleghi richiede un lavoro ibrido e grafica e video sono essenziali per una comunicazione efficiente sul posto di lavoro (sia in remoto che di persona). Le aziende potrebbero trovare difficile comunicare con i loro team remoti, soprattutto quando i dipendenti non hanno avuto abbastanza tempo per adattarsi al nuovo ambiente di lavoro.
La connessione personale che si verifica quando i team condividono uno spazio svanisce. Questo apre la porta a incomprensioni e disinformazione. Mentre le piattaforme di chat di gruppo e le e-mail sono popolari in questo momento, la comunicazione visiva è un altro approccio per mantenere i dipendenti distanti sulla stessa pagina.
Un'immagine può trasmettere più di mille parole in modo conciso e tempestivo:il 40% dei consumatori preferisce le immagini al testo. Questo è il motivo per cui i team costretti a lavorare da remoto dovrebbero utilizzare più comunicazione visiva per tenersi in contatto.
Comprendiamo. Il cambiamento è difficile. Hai molto nel tuo piatto. La tua squadra è stracolma. E imparare a creare foto e video (soprattutto se non l'hai mai fatto prima) può intimidire.
Ma cosa accadrebbe se creare immagini e filmati di qualità professionale da comunicare in molte circostanze fosse più semplice che scrivere un'e-mail lunga e noiosa?
Sì, lo è!
E soprattutto, la comunicazione asincrona è adatta alla tua azienda e alle tue persone. Sarai più produttivo, commetterai meno errori ed eviterai cicli di feedback.
Inoltre, il tuo personale sarà più coinvolto di quanto non lo sia mai stato.
Molte aziende e università hanno esortato i propri lavoratori a lavorare da remoto a causa delle incertezze poste dal Covid-19. Poiché oltre il 25% della forza lavoro statunitense lavora già da casa almeno per una parte del tempo, le nuove restrizioni costringeranno molti dipendenti - e i loro supervisori - a lavorare fuori ufficio per la prima volta, separandoli l'uno dall'altro.
Sebbene in genere sia meglio definire in anticipo politiche e formazione chiare per il lavoro a distanza, questo livello di preparazione potrebbe non essere possibile in tempi di crisi o in altre condizioni in rapido cambiamento. Fortunatamente, anche quando i manager hanno poco tempo per prepararsi, ci sono attività specifiche basate sulla ricerca che i manager possono svolgere senza troppi sforzi per aumentare il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti remoti.
Esploriamo i modi per utilizzare le guide visive a nostro vantaggio
1. Il video può essere utilizzato per sostituire le riunioni
Le riunioni puramente informative non dovrebbero richiedere la presenza simultanea di tutti, anche se quella posizione è virtuale. Sostituisci un appuntamento con un video se hai le conoscenze da condividere con il tuo team che non richiedono input rapidi o brainstorming.
Gli incontri non sono più necessari. Puoi scrivere esattamente quello che vuoi dire e condividerlo con gli altri senza interruzioni o far deviare le conversazioni.
Usa varie alternative per registrare lo schermo mentre racconti se hai diapositive da presentare. Non ci sono diapositive? Non è un problema. Snagit può registrare la tua webcam per aggiungere un tocco più personale al tuo video. Hai in programma una sessione di brainstorming?
Fornisci loro tutte le informazioni di cui avranno bisogno PRIMA dell'incontro per elaborare idee piuttosto che inventarle sul posto. Questo metodo di presentazione è più attento al tempo del tuo team. Se non hanno bisogno di conoscere il materiale in questo momento, possono guardare il film a loro piacimento. Possono sempre tornare indietro e visualizzarlo di nuovo se hanno bisogno di un aggiornamento.
Inoltre, possono venire da te direttamente se hai bisogno di commenti o se hanno domande.
Le riunioni che normalmente durano un'ora possono essere ridotte a un video di 20 minuti (o meno), secondo la nostra esperienza. È una notevole quantità di tempo risparmiato!
2. Consenti feedback visivo
Poiché probabilmente stai facendo qualcosa di simile, questo è uno dei metodi più eccellenti per iniziare a utilizzare le immagini in ufficio e le interazioni remote.
Quasi tutti hanno dovuto correggere e rivedere un documento scritto da qualcun altro. Lo stampiamo, estraiamo la nostra penna rossa e scriviamo note sulle pagine stampate in cui devono essere apportate le modifiche suggerite.
3. Crea contenuti sempreverdi per l'onboarding e la formazione specializzata
I nuovi assunti dovrebbero ricevere gli strumenti e le informazioni per avere successo nelle loro nuove posizioni. La formazione faccia a faccia è difficile da ottenere in una situazione remota, ma la creazione di contenuti di formazione video e visivi può fare molto per metterli sulla strada giusta.
I contenuti grafici e video hanno senso per qualsiasi cosa, dalla formazione del primo giorno allo sviluppo continuo del personale.
4. Contenuti per l'onboarding e la formazione
È utile per imparare a utilizzare i sistemi HR o per entrare in rete. Puoi anche costruire un piccolo video che risponda a quattro (o sei o dieci) delle domande più comuni dei nuovi assunti. È anche completamente scalabile. Le tue guide pratiche, i sussidi per le attività e i brevi video di formazione possono essere utilizzati da uno, 100, 1.000 o più dipendenti.
Questo ha più senso anche per le piccole imprese. Anche quando non ti stai allenando, i tuoi contenuti di formazione possono aiutarti. Potrai dedicare meno tempo al tuo lavoro e più tempo ad altri progetti. L'adozione di un solido sistema di gestione della conoscenza che contiene LMS come uno dei suoi moduli può aiutare qui.
5. Fornire formazione e assistenza tra pari (ovvero apprendimento sociale o formazione informale)
Anche se non ci consideriamo formatori, la maggior parte di noi ha dovuto dimostrare come fare qualcosa nella nostra vita professionale.
Potrebbe essere qualsiasi cosa, dalla dimostrazione di come includere un messaggio fuori sede in un'e-mail alla regolazione delle impostazioni del microfono in un'applicazione per riunioni virtuali.
Crea un breve video screencast che mostri il processo invece di entrare in una riunione Zoom ogni volta che qualcuno richiede assistenza. In alternativa, fai alcuni screenshot e crea una guida passo passo. Contrariamente alle parole, le immagini suscitano una reazione più forte. Incoraggiano gli utenti a interagire con il contenuto e le risposte emotive influiscono sulla conservazione delle informazioni. Poiché la memoria visiva è immagazzinata nel lobo temporale mediale del cervello, dove vengono analizzate le emozioni, anche le emozioni sono trattenute lì.
Gli input visivi e le risposte emotive sono facilmente collegati nel cervello e i due si combinano per produrre ricordi. Le rappresentazioni visive negative sono particolarmente efficaci nel suscitare forti reazioni emotive.
Quando gli autori del corso usano metafore visive, anche i soggetti astratti possono trarre vantaggio dalle immagini. Le metafore visive vengono utilizzate nel corso eLearning per aiutare gli studenti a comunicare i sentimenti e suscitare una reazione emotiva simile.
Risparmierai tempo nella tua giornata e fornirai un prezioso riferimento ai tuoi colleghi quando avranno bisogno di un aggiornamento.
6. Rispondi rapidamente alle domande tecniche
La creazione di procedure e ausili di lavoro per le domande più frequenti del personale IT può far risparmiare tempo e fatica. Quindi, quando arriva una richiesta, vengono preparati con una risposta.
Immagini e video aiuteranno anche con domande più complesse o non comuni. Quando un utente ha un problema o una richiesta, il tuo team IT può acquisire schermate di dove andare (come risolvere) e cosa fare per risolvere il problema. In alternativa, crea un video screencast che ti guida attraverso varie alternative o possibili riparazioni. Sono disponibili sia l'assistenza tecnica che quella clienti.
Questo funziona anche per i tuoi utenti! Qualcuno ha ricevuto uno strano nuovo messaggio di errore all'improvviso? Si può fare uno screenshot e inviarlo via e-mail al proprio reparto IT. Scopriranno cosa c'è che non va e lo faranno riparare e tornare in condizioni di lavoro.
In alternativa, se un'applicazione software continua a bloccarsi, registra su schermo le azioni intraprese prima dell'incidente per aiutare il personale IT a identificare e risolvere il problema.
7. Per i team remoti:un playbook
Tutti hanno dovuto passare rapidamente al lavoro a distanza. Di conseguenza, comprendere i passaggi da seguire può essere difficile.
Puoi scrivere un playbook che descriva quanto segue per placare le paure dei tuoi dipendenti:
- Quali strumenti utilizzerai?
- Come saranno i meccanismi di comunicazione?
- Quando e come possono essere contattati i membri del team?
Un playbook è un ottimo strumento per garantire che tutti in azienda siano sulla stessa pagina e lavorino insieme. Sono ricchi di testo, ma c'è anche spazio per grafica e icone.
Ciò migliora la leggibilità poiché puoi portare l'occhio in punti più importanti della carta utilizzando le icone. Ed ecco un vantaggio inaspettato della creazione di un playbook:può essere pubblicato sul tuo blog, come white paper per la generazione di lead o come contenuto virale.
La maggior parte delle aziende sono nella tua stessa barca. Non sanno come adattarsi al lavoro a distanza e chiedono consiglio agli altri.
8. Presentazioni di design
È fondamentale mantenere tutti in contatto quando sei a capo di un team remoto, così trascorrerai molto tempo nelle riunioni video.
Sebbene la videoconferenza aiuti a visualizzare i tuoi colleghi, non è sempre efficace nella comunicazione. Tanto per cominciare, devi ancora spiegare molto per argomentare.
Poi c'è il problema del ritardo e delle persone che saltano le chiamate, portando alla perdita di messaggi vitali.
Per evitare questi problemi, crea presentazioni su un argomento particolare, come mostrato nell'esempio seguente.
Per il pubblico, una presentazione forte dovrebbe fornire le seguenti informazioni:
- A cosa ti riferisci
- Perché è importante?
- Cosa si dovrebbe fare in risposta?
- I prossimi passi del team
Ti ritroverai a utilizzare le presentazioni per una serie di motivi, tra cui:
- Prospezione per i clienti
- Pronostici per il prossimo trimestre
- Impostazione degli obiettivi
- Generazione di idee per i contenuti
- Gestione di un progetto
- Condivisione della conoscenza
Durante la comunicazione con un team da remoto, è fondamentale ricordare che tutti lavorano da casa, con tutte le distrazioni. Di conseguenza, mantieni le tue presentazioni semplici. Assicurati di includere:
- Sfondi semplici e accattivanti
- Immagini pertinenti da siti di immagini stock gratuiti come Unsplash Icons.
- Grafici e diagrammi
- Evita di usare testo non necessario sulle diapositive. Fai ancora affidamento su Internet, che può rimanere in ritardo, indipendentemente dalla tecnologia che utilizzi per presentare.
Di conseguenza, evita di correre rischi aggiuntivi e rendi la tua presentazione breve e dolce. Ciò garantisce che la tua comunicazione venga ricevuta e agita.
CONCLUSIONE
Nel mondo di oggi, il contenuto visivo domina tutti gli aspetti della vita e stiamo vivendo nell'era dell'informazione visiva. La grafica è essenziale per coinvolgere gli studenti nei corsi di eLearning perché il 65% della popolazione è formato da studenti visivi. Vale anche la pena notare che se la grafica viene utilizzata in modo errato, potrebbe avere un impatto negativo sull'apprendimento. Quando sullo schermo vengono visualizzate immagini fuori tema, come quelle puramente ornamentali, gli studenti cercheranno inconsciamente di capire il significato e la spiegazione dietro di esse.
Se eseguiti correttamente, gli elementi visivi possono essere più comprensibili delle spiegazioni basate su testo o delle registrazioni audio poiché scompongono le informazioni in bit più piccoli e più facili da elaborare. Chiunque può facilmente mettere in relazione le emozioni con le immagini, rendendo i tuoi corsi eLearning più coinvolgenti e memorabili. Gli elementi visivi aiutano le persone ad assorbire i contenuti perché vengono digeriti 60000 volte più velocemente del testo, quindi dovresti usarli per comunicare con team distanti.
Usa una grafica chiara e pertinente per dare un contesto alla tua messaggistica ed evitare malintesi. In questo modo, tutti saranno sulla stessa pagina e sulla buona strada per raggiungere i propri obiettivi. Soprattutto, la comunicazione visiva manterrà i lavoratori distanti collegati all'organizzazione.
Questa è la strategia più efficace per assicurarti di emergere come una squadra unita da questa circostanza.