Come sostituire le riunioni con il video

Trascorri una parte allarmante della tua giornata o della tua settimana nelle riunioni di lavoro?

Sentiamo quel dolore!

La comunicazione nel posto di lavoro di oggi avviene in molti modi diversi. Alcuni dei metodi più comuni includono:

• Incontri faccia a faccia
• Incontri virtuali
• E-mail
• Strumenti di chat

Sebbene ognuno abbia uno scopo, a seconda di ciò che devi condividere, ognuno ha anche degli svantaggi.

La nostra ricerca ha rilevato che la maggior parte dei dipendenti ritiene che le comunicazioni aziendali non trasmettano un messaggio chiaro e che i leader non comunichino nel modo migliore per i dipendenti. Ciò può avere un enorme impatto sulla produttività, sul coinvolgimento dei dipendenti e persino sulle prestazioni lavorative.

Un grande colpevole? Troppe riunioni.

In che modo le riunioni interrompono il lavoro

Questo non vuol dire che le riunioni siano intrinsecamente cattive o improduttive. A volte un incontro faccia a faccia è il modo migliore per comunicare. Sedersi, parlare attraverso idee e prendere decisioni funziona alla grande in un certo numero di situazioni.

Sfortunatamente, poiché funziona a volte, molte aziende tendono a usarlo TUTTO il tempo.

Questo approccio non è sempre possibile. Anche con le opzioni di riunione virtuale, può essere difficile programmare a causa dei vincoli di fuso orario e della disponibilità limitata nei calendari già occupati delle persone.

A volte può essere necessario più tempo per programmare una riunione con un gruppo impegnato di parti interessate rispetto alla riunione stessa.

Le riunioni presentano anche altre sfide meno ovvie come:

• Persone che parlano tra loro
• Le persone silenziose non sempre parlano
• Persone che svolgono più attività o non sono coinvolte
• Sentendo "Scusa, devo correre a un'altra riunione"

Quante volte sei stato in una riunione in cui due o tre persone hanno dominato la conversazione e tutti gli altri hanno dovuto combattere per far sentire la loro voce? Non tutti hanno una personalità che si presta a interrompere e parlare, soprattutto in contesti di gruppo o con leadership.

Alcune persone hanno anche bisogno di più tempo per elaborare le informazioni prima di offrire idee o contrappunti. Potrebbero avere grandi cose da condividere, ma una riunione potrebbe non essere il luogo migliore per farlo.

Inoltre, siamo stati tutti a riunioni in cui almeno alcuni dei partecipanti controllano i loro telefoni o lavorano su qualcos'altro.

Forse non avevano davvero bisogno di essere presenti alla riunione. O forse solo una piccola parte dell'incontro di un'ora era davvero rilevante per loro. Ad ogni modo, probabilmente non è stato un uso efficace del loro tempo.

Ironia della sorte, un altro inconveniente con le riunioni si verifica quando stanno andando alla grande. Sei mai stato nel mezzo di una buona discussione solo per vederla abbreviata perché il tempo è scaduto? Potresti aver bisogno solo di 10-20 minuti in più, ma invece, poiché le persone hanno altri impegni, devi fermarti e provare a riprendere da dove avevi interrotto in un altro momento.

Tra il tentativo di trovare di nuovo il tempo nel calendario di tutti e il riportarli tutti sulla stessa pagina, è quasi impossibile tornare nel flusso. Molte grandi idee potrebbero essere andate perse nel tempo tra una riunione e l'altra.

Elimina le riunioni non necessarie con i video

Nonostante tutti questi inconvenienti, la maggior parte delle organizzazioni continua a programmare riunioni non necessarie.

Non deve essere così. Tu e il tuo team potete abbandonare quegli incontri con i video. Aumenterai il coinvolgimento e la produttività e ridurrai le perdite di tempo. La ricerca lo conferma. In effetti, abbiamo riscontrato che il 48% dei dipendenti considera i video la forma di comunicazione più coinvolgente .

Ma i video non richiedono molto lavoro?

So cosa potresti pensare... se non ho mai fatto un video, in che modo imparare a farlo farà risparmiare più tempo rispetto alla riunione? È una reazione normale e non sei solo. Queste paure possono derivare dalla convinzione che:

• I video devono avere un aspetto perfetto per essere efficaci
• I video richiedono sempre molto tempo per essere realizzati
• Sarà difficile monitorare e mantenere aggiornati i video nel tempo
• I video richiedono molta preparazione, come script e storyboard

Mentre in alcuni casi tutto quanto sopra può essere vero, nella maggior parte delle situazioni di comunicazione sul posto di lavoro, non è necessario prepararsi per la realizzazione di un video più di quanto faresti per una riunione.

Snagit è un fantastico strumento di acquisizione all-in-one che può aiutarti a catturare o registrare facilmente lo schermo e apportare semplici modifiche.

Inoltre, Snagit ti offre un modo semplice per registrare la tua voce e lo schermo (o la webcam) allo stesso tempo, rendendo la creazione di video informativi dall'aspetto eccezionale un gioco da ragazzi.

E ricorda, non farai il prossimo blockbuster di Hollywood. Non deve essere necessariamente perfetto. Questi tipi di video sono generalmente destinati a un piccolo gruppo di persone e hanno una durata di conservazione relativamente breve.

Spesso, può essere facile come aprire una presentazione o un foglio di calcolo e semplicemente parlarci sopra durante la registrazione. Se commetti un errore, continua così. Quando hai finito puoi facilmente eliminare quelli davvero eclatanti.

Vantaggi dell'utilizzo del video in sostituzione delle riunioni

Diamo un'occhiata a un rapido esempio di come funziona effettivamente questo concetto.

Abbastanza semplice, vero? Lo pensiamo anche noi. Ecco perché i nostri team di TechSmith si sono appoggiati a questo modello ed hanno eliminato un sacco di riunioni che ingombrano i nostri calendari.

A volte, potresti comunque voler tenere una riunione dopo la discussione iniziale basata sul Web. In tal caso, ora puoi passare direttamente alla modalità decisionale invece di trascorrere la prima metà della riunione con qualcuno che presenta informazioni o dati e risponde alle domande.

Quando questo accade, indovina un po'? Hai appena fatto una "riunione capovolta". Questa è un'altra grande tecnica per riunioni più efficaci, che significa semplicemente condividere le informazioni in anticipo in modo che tutti arrivino a una riunione più preparati.

Tuttavia, spesso scoprirai che puoi realizzare tutto ciò di cui hai bisogno attraverso una discussione video basata sul Web e puoi saltare la riunione tutti insieme!

7 vantaggi delle discussioni basate su video

Dopo aver utilizzato questa tecnica sempre di più in TechSmith per cose come aggiornamenti di stato, risultati di ricerche e proposte di strategie, ecco i primi sette vantaggi che abbiamo riscontrato:

1. Tutti hanno la stessa voce

Avere una discussione basata su video consente anche ai colleghi più pacati di intervenire ogni volta che hanno qualcosa da contribuire. Senza nessun altro con cui accontentarsi in tempo reale, tutti gli spettatori possono lasciare commenti secondo necessità.

2. Tutti possono visualizzare i contenuti quando e dove è loro comodo

Non dovrai più faticare per trovare una sala riunioni o lottare per trovare uno slot del calendario che funzioni per tutti. Con il video, ogni membro del team può guardare le informazioni quando gli è più comodo e non deve sentirsi impreparato per un incontro di persona se il suo programma è pieno.

3. Consente alle persone di assimilare il contenuto prima che rispondano

A volte, può essere difficile fornire un feedback immediato durante una riunione. Potresti aver bisogno di tempo per far penetrare il contenuto e magari rivederlo prima di esprimere la tua opinione. Il video asincrono risolve questo problema!

4. Documenta e archivia la conversazione in un unico luogo

A volte non vorresti poter tornare indietro e vedere una registrazione di tutto ciò che è stato detto in una riunione di persona? Quando invece condividi un video, le informazioni risiedono permanentemente in un formato facilmente accessibile.

5. Consente a tutti di accedere al contesto condiviso

Se hai intenzione di tenere una riunione di follow-up, i video sono un ottimo modo per dare a tutte le parti il ​​tempo e le informazioni di cui hanno bisogno per sentirsi preparate. Inoltre, tali informazioni verranno trasmesse in modo uniforme.

6. Possiamo sfruttare meglio il tempo di persona (se è ancora necessario)

Quando i colleghi hanno un video con ottime informazioni, possiamo tutti fare un uso migliore dei nostri incontri di persona e non perdere tempo a trasmettere le statistiche per la prima volta. Cioè, se è necessaria una riunione di persona anche dopo una condivisione video!

7. A volte possiamo sostituire un'intera riunione

Se un ottimo video può trasmettere tutte le informazioni che avrebbe un incontro di persona, perché incontrarsi? I video possono far risparmiare tempo a tutti e aumentare la produttività.

Riepilogo

Riunioni non necessarie possono devastare la produttività e il morale. Anche la posta elettronica e altre forme di comunicazione presentano una serie di sfide.

Tuttavia, il video offre un'ottima alternativa alla tradizionale riunione.

La comunicazione asincrona offre flessibilità a tutti i membri del team e li aiuta a impostare i loro programmi ideali. Inoltre, possono tornare indietro e rileggere o rivedere i contenuti tutte le volte che è necessario per assorbire le informazioni.

Affatto! Con Snagit è semplicissimo registrare brevi schermate e aggiungere semplici modifiche senza che sia necessaria alcuna esperienza. Per modifiche più complesse, consigliamo Camtasia.