I clienti di fatturazione non hanno essere spaventoso. Segui queste sette best practice per rendere le tue fatture chiare e professionali.
Immagine di copertina tramite Rawpixel.com.
In un mondo perfetto, una volta che un progetto video freelance è terminato, i clienti sarebbero fin troppo felici di consegnare una pila di soldi freddi e duri (insieme a un cesto regalo di Lands' End che include diversi pile adatti alla stagione). Tuttavia, nel mondo reale, è molto raro.
Il più delle volte, l'onere di consegnare una fattura al momento più opportuno spetta al libero professionista. Questo non è sempre alla fine di un progetto perché alcuni progetti sembrano semplicemente non finire mai. In ogni caso, la creazione di una fattura dettagliata, professionale e diretta può aiutare a spostare le cose e definire come, quando e quanto i tuoi clienti dovrebbero pagare per il tuo duro lavoro.
Diamo un'occhiata a sette best practice per le fatture video freelance.
1. Trova il modello giusto
Puoi sempre fare una fattura da zero. Digitare semplicemente qualcosa in un word processor va bene, ma se hai qualche accorgimento di design, puoi crearne uno da solo con il tuo marchio, loghi, ecc.
Per il resto di noi persone meno orientate al design, ci sono molti modelli disponibili online. Puoi trovarne alcuni per Microsoft Word, Google Docs e Apple Pages. Dovrebbero essere quasi tutti uguali, ma dovrebbero avere alcune variazioni nella spaziatura e nei layout. Scegli quello che ti offre la massima flessibilità e l'estetica giusta per il tuo marchio.
2. Definisci l'ambito del progetto
Idealmente, dovresti definire bene l'ambito del progetto prima di tuffarti nella produzione (o nella post-produzione, se si tratta esclusivamente di un concerto di montaggio). Un contratto o una dichiarazione di lavoro aiutano a definire queste cose in anticipo. (Puoi leggere di più su queste cose qui.) Tuttavia, quando invii una fattura, è importante ribadire, punto per punto, l'ambito concordato e che ora hai completato ogni attività.
3. Elemento pubblicitario e importo intero
La maggior parte dei modelli di fattura si adatta alle suddivisioni dei prezzi degli elementi pubblicitari. Questi modelli di solito sommano anche i totali per te. Tuttavia, a seconda del progetto, potresti voler utilizzare o meno il prezzo dell'elemento pubblicitario (o dell'elemento unitario); piuttosto, puoi semplicemente elencare gli importi interi.
La fatturazione di film e video diventa complicata quando inizi a stabilire il prezzo degli elementi pubblicitari, come il noleggio di attrezzature, le tariffe orarie di montaggio e le spese sostenute. Tuttavia, mentre una pagina di fattura può riempirsi, ho scoperto che i clienti apprezzano la suddivisione riga per riga di come sei arrivato a quei numeri.
È importante includere elementi come la fotocamera e le tariffe degli ingranaggi, poiché molti clienti possono cambiare rapidamente la conversazione per suggerire che la tua fotocamera/attrezzatura è in qualche modo solo una parte di ciò che addebiti per mostrarti e scattare.
Se hai acconsentito a un progetto forfettario che non è destinato a cambiare, l'utilizzo di una scomposizione dell'elemento pubblicitario per sommare il tuo valore effettivo (quindi sottraendo uno sconto per onorare il tuo contratto originale) è un ottimo modo per mostrare quanto costeranno i tuoi servizi in futuro, pur rispettando il tuo accordo.
4. Date di completamento chiaramente definite
.
Quando si lavora con aziende e agenzie più grandi (ovvero clienti che lavorano anche per clienti), le date di completamento chiaramente definite per i risultati finali diventano più importanti (poiché devono trasmettere tali date ad altri nelle loro organizzazioni). La maggior parte dei modelli di fattura includerà uno spazio per aggiungere note:qui puoi elencare date chiare. Ecco un esempio:
- Scatto B-Roll di mezza giornata — completato il 2/10/17
- Scatto intervista — completato il 3/10/17
- Filmato grezzo e risorse — distribuito tramite Dropbox il 4/10/17
- Final Video (con revisioni) — consegnato tramite Vimeo il 14/10/17
5. Scarica collegamenti e file
Aiuta anche a includere link finali per tutti i tuoi file e prodotti da consegnare con la fattura (nelle note o nell'e-mail della fattura). Se non hai discusso una tariffa per l'archiviazione e conservazione dei file, puoi impostare i download per un consolidamento finale di tutte le risorse e i filmati necessari utilizzando Dropbox, WeTransfer o Vimeo.
Puoi cogliere questa opportunità per suggerire di scaricare tutti i filmati e le risorse entro sette giorni (o qualunque cosa il tuo sito Web di hosting di file incoraggi), poiché non sarai in grado di mantenerli più a lungo. (Se il tuo cliente ha altre preoccupazioni, puoi risolvere qualcosa.)
6. Includi W-9
Immagine tramite Zodiact.
I professionisti del cinema e del video che operano negli Stati Uniti e lavorano a qualsiasi progetto (o progetti) che ammontano a oltre $ 600 in un anno solare devono compilare un modulo fiscale W-9 che elenca il "datore di lavoro". Entrambe le parti avranno bisogno di questo modulo per le loro tasse. Il tuo cliente probabilmente te lo invierà alla fine, ma molte agenzie più grandi non invieranno nemmeno la fattura finché non riceveranno il tuo W-9.
Per avviare rapidamente il processo, conserva un modulo W-9 già compilato da inviare con la fattura. Alcune aziende potrebbero richiederne uno che includa le loro informazioni, ma potrebbero semplicemente aggiungerlo da sole. Assicurati solo di aggiornarlo ogni anno.
Puoi leggere di più sui moduli W-9 qui e scaricarne una copia qui.
7. Indicare una data di scadenza prevista (ma riconoscere il protocollo)
Potresti anche notare che molti modelli di fattura hanno uno spazio per una data di scadenza. Potresti ritenere che qualcosa del genere non sia necessario (e minerebbe la fiducia), ma se lavori con professionisti, dovrebbero apprezzare le tue aspettative e quindi essere pronti a farti sapere se non possono soddisfarle.
Idealmente, è meglio quando i liberi professionisti possono chiedere la metà del pagamento di un progetto in anticipo sotto forma di deposito. Ma se stai lavorando per un metodo di fatturazione alla consegna, fornire un intervallo da due a sei settimane è lo standard del settore. Potrebbero consegnare il pagamento più rapidamente, ma in molte organizzazioni più grandi, le fatture vengono trasferite a un team finanziario che potrebbe avere il proprio protocollo (che a volte può durare da 30 a 60 giorni). Scopri quando parli dell'ambito del lavoro in modo da sapere cosa aspettarti.
Bonus:più modelli gratuiti!
- 100 modelli PDF di fattura gratuiti
- Modelli di fattura | FreshBooks
- Modelli di fattura gratuiti per Word, Excel, Open Office
- Modello di fattura di produzione video gratuito
- Modello fattura produzione video
E per ulteriori articoli, informazioni e risorse per la produzione di film e video freelance, dai un'occhiata ad alcuni di questi link.
- Suggerimenti per freelance video e cinematografici di successo
- Video freelance:impedisci a un cliente di farlo
- Detrazioni fiscali e risorse per i liberi professionisti
- Video freelance:gestione delle aspettative dei clienti
- Archivi freelance — PremiumBeat