Il passaggio dagli eventi di persona agli eventi virtuali ha aiutato i marketer di eventi a riscoprire il video come strumento non solo per aumentare, ma anche definire, le esperienze degli eventi. Indubbiamente, gli ultimi anni hanno rivelato che gli eventi virtuali sono in grado di raggiungere un vasto pubblico, abbassare le barriere fisiche e incoraggiare sia la connessione che il coinvolgimento.
La fatica digitale ha reso sempre più difficile mantenere l'attenzione di partecipanti all'evento. In passato, era comune che gli eventi virtuali durassero ore o addirittura giorni. Nella realtà attuale, tuttavia, il coinvolgimento a distanza è più tenue. Infatti, oltre il 70% dei partecipanti a eventi virtuali dichiara di volere che i contenuti dell'evento durino meno di un'ora.
Gli eventi ibridi e gli eventi virtuali continueranno a svolgere un ruolo importante nel repertorio dei marketer di eventi, ma le strategie degli eventi aggiornate e raffinate dovranno affrontare direttamente i sentimenti di fatica, disimpegno e frammentazione mentale che derivano dall'accensione di tutti i cilindri (digitali).
I seguenti 8 suggerimenti ti aiuteranno a progettare eventi virtuali e webinar che combattono la fatica digitale.
Cos'è la fatica digitale?
La fatica digitale è il confuso disorientamento che potresti provare a causa della sovraesposizione ai contenuti web. Pensa:tempo di utilizzo prolungato, alternanza tra dispositivi o schede del browser e multitasking su più canali.
Nuovi dati mostrano l'impatto della fatica digitale sulla forza lavoro globale. Ad esempio, i dati del sondaggio del 2021 di Deloitte rivelano che il 32% dei consumatori statunitensi afferma che la tecnologia e la connettività hanno avuto un impatto su di loro. Questi numeri sono più alti per i genitori con figli a casa (43%) e per i professionisti che lavorano da casa (40%).
Come combattere la fatica digitale durante i tuoi eventi virtuali
1. Conosci il tuo pubblico
Quanto conosci il tuo pubblico? Per combattere l'affaticamento digitale, è importante distinguere tra ciò che cattura il tuo pubblico e ciò che non lo fa.
Pensa profondamente a chi è il tuo pubblico, quali sono i suoi interessi e quali tipi di esperienze, relatori, e il contenuto cattura la loro immaginazione.
Fai un tour di ascolto dei tuoi clienti esistenti per ulteriori approfondimenti su chi è il tuo pubblico. Potresti essere sorpreso dal tipo di informazioni che ottieni!
Alcuni marchi potrebbero persino scoprire di dover cambiare completamente marcia o di dover correggere la rotta per assicurarsi che il loro pubblico sia a conoscenza del loro marchio. Per aiutarti a iniziare, ecco alcune domande che devi porre:
- Ascolti il tuo pubblico?
- Stai collaborando con il tuo pubblico per offrire eventi significativi?
- Stai scegliendo la migliore piattaforma digitale e gli strumenti più adatti al tuo pubblico?
2. Pensa come un produttore televisivo
Gli eventi sono molto simili all'intrattenimento che troviamo in tv. Pensa a serie TV degne di abbuffata, film ad alto budget, talk show a tarda notte, sport dal vivo e altri video che catturano momenti culturali alti e bassi.
Riformula la pianificazione del tuo evento e inizia a concentrarti su produzioni di alta qualità e qualità video. Progetta set che incarnano l'esperienza visiva e il tono che vuoi comunicare al tuo pubblico.
Potresti considerare di invitare un pubblico dal vivo a creare un'esperienza di evento ibrida che possa anche "guidare" il pubblico che partecipa a distanza. Sorprendentemente, il pubblico dal vivo può aiutare a indirizzare il pubblico remoto a casa a ridere, applaudire e, infine, impegnarsi.
Dovrai anche pensare al dibattito dal vivo rispetto a quello preregistrato.
Il pubblico sa quando le produzioni sono in diretta e quando sono preregistrate. Pensa al tipo di informazioni o narrazioni che stai cercando di spiegare con il contenuto del tuo evento per determinare al meglio come vuoi produrre il contenuto del tuo evento.
Ad esempio, se hai un evento per promuovere soluzioni o offerte a un gruppo di esperti di marketing, potresti voler andare in diretta. Se il tuo evento è puramente informativo, la registrazione pre-registrata andrà benissimo.
Ricorda solo che il contenuto preregistrato non significa che il tuo evento virtuale sarà un posticipo. Il modo in cui fornisci i contenuti lo determinerà.
3. Presentazioni e relatori di livello superiore
Sono finiti i giorni della presentazione di base di PowerPoint. Per combattere la fatica digitale, il minimo indispensabile semplicemente non va bene. Vuoi creare una presentazione emozionante e memorabile.
Per creare video e design di presentazione accattivanti, assicurati di pensare a:
- Massimizza il layout della presentazione per comunicare al meglio il tuo messaggio
- Aggiungi un tocco personale alle tue presentazioni e immagini
- Inserisci video in segmenti pertinenti del tuo evento o sessione
- Considera come rendere degna ogni diapositiva o "screenshot" visivo
Non dimenticare di preparare i tuoi altoparlanti! Potresti voler reclutare relatori di grandi marchi, ma vuoi anche assicurarti che possano catturare l'attenzione del tuo pubblico. L'affaticamento digitale può insorgere quando il pubblico si sente disimpegnato nei tuoi contenuti.
Quando assumi, inviti o ospiti relatori di eventi, considera la valutazione su più livelli:
- Industria/Marchio :assicurati che i tuoi relatori provengano da un'azienda o da un settore rilevante che il tuo pubblico riconoscerà e stimolerà il suo interesse.
- Competenza :Pensa al livello di competenza, ruoli e posizioni di leadership che il tuo oratore ha avuto nel suo settore.
- Carisma :assicurati che il tuo oratore abbia la capacità di coinvolgere un pubblico e offrire una presentazione che attiri la sua attenzione.
Suggerimento per professionisti: Considera di organizzare alcune prove con i relatori per prepararle prima dell'evento. Invia i kit di altoparlanti in anticipo per aiutarli a dare il meglio di sé (o faccia) in avanti.
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4. Assumi un host, un moderatore o un presentatore
Proprio come un premio o un talk show, un presentatore guida il pubblico attraverso l'evento mantenendo alto il morale, aggiungendo commenti aggiuntivi e introducendo ogni fase dell'evento. Proprio come la tua formazione di altoparlanti, un conduttore dovrebbe possedere un alto livello di carisma per mantenere l'attenzione del pubblico.
Proprio come un comico che può legare insieme le narrazioni al volo e raccontare una storia, un presentatore di eventi virtuali dovrebbe collegare i punti del tuo contenuto per invocare più conversazioni. Pensa a loro come a un moderatore moderno.
Ad esempio, se il tuo evento affronta due aspetti di un argomento, chiedi a due relatori, uno che rappresenti ciascuna parte, e un ospite per moderare la discussione. Il tuo host può anche gestire e ricordare al pubblico tutte le opportunità interattive. Aiuta se hanno familiarità con il tuo settore, ma non devono essere affatto rilevanti per il tuo marchio. Ancora una volta, conosci il tuo pubblico per determinare cosa funziona meglio.
5. Riduci la programmazione degli eventi
Quanto tempo dovrebbe trascorrere un evento virtuale prima che diventi vittima della fatica digitale? Mentre ci sono molti dibattiti e discussioni tra organizzatori e gestori di eventi, la risposta breve è:dipende. Vuoi prima capire il tuo pubblico, le sue aspettative e le eventuali limitazioni che potresti avere.
Nel 2021, un rapporto di SplashThat ha rilevato che solo il 7% dei partecipanti desiderava che gli eventi virtuali durassero più di un'ora. Un recente sondaggio di Vimeo ha rilevato che un enorme 70% degli intervistati ritiene che un evento dovrebbe durare un'ora o meno.
Anche la posizione e i fusi orari contano. Supponiamo che tu abbia un evento virtuale che si svolge a New York, con il pubblico che si sintonizza dalla costa occidentale e dal Regno Unito. Dovrai essere consapevole di quando il tuo evento viene prodotto e trasmesso per assicurarti che tutti possano partecipare.
Con tutto ciò in mente, il tuo evento virtuale non deve durare l'intera giornata. Lascia che i tuoi contenuti determinino la durata del tuo evento.
Prendi nota dal manuale dello scrittore e uccidi i tuoi cari . Sii spietato nelle tue modifiche, lascia fuori la lanugine e cerca di entrare nel vivo del tuo argomento per assicurarti che solo i migliori contenuti raggiungano il tuo pubblico. Se hai molti contenuti, prendi in considerazione l'idea di pubblicare una serie virtuale che sia più digeribile nel tempo e abbia il vantaggio aggiuntivo di mantenere il tuo pubblico coinvolto più a lungo.
6. Pianifica l'interazione
Molti discuterebbero sui dettagli di cosa sia o significhi l'interazione nello spazio virtuale. Le basi sono sondaggi, domande e risposte e chat di rete. Ma fai un salto di qualità. Porta il pubblico remoto davanti alla telecamera per elevare le domande e risposte e contribuire alle conversazioni. Crea ambienti di nicchia che connettono tra loro i membri del pubblico.
Pensa alle interazioni del pubblico in un ambiente virtuale come contributi. Le interazioni si aggiungono alle conversazioni, sfidano i relatori o forse aggiungono semplicemente più eccitazione e slancio al momento. Quando ti avvicini alla tua strategia per le interazioni, concentrati solo su come vuoi che il tuo pubblico contribuisca e le idee seguiranno.
7. Sorprendi il tuo pubblico
Nel caso in cui tu sia dal vivo, lascia spazio alla sorpresa. Considera come il tuo pubblico remoto può contribuire all'evento. Disporre il contenuto sia con script che senza script. Spaventoso vero? Ma non deve essere così!
Aggiungi un elemento di sorpresa alla tua programmazione:
- Crea un sondaggio e chiedi al tuo pubblico remoto di scegliere l'argomento successivo.
- Delizia con un omaggio a sorpresa o un regalo per gli spettatori selezionati alla fine dell'evento.
- Evita le discussioni interessanti nelle chat e parlane in tempo reale. (Troppo spesso la chat passa inosservata)
- Avere un oratore a sorpresa e cronometrare la sua apparizione a metà o verso la fine dell'evento.
Siamo tutti esseri umani che amano un buon elemento sorpresa. Concentrati su come vuoi che si senta il tuo pubblico e questo determinerà l'elemento sorpresa che desideri.
8. Estendi la vita dei tuoi contenuti oltre il live
Quando si tratta di eventi di persona, quando l'evento è finito, è finito. Gli eventi virtuali, invece, possono continuare a vivere... e puoi modificarli!
Approfitta quindi del mezzo riutilizzando i contenuti degli eventi per le bobine degli highlight, le citazioni dei relatori, i blooper, i frammenti di contenuto che possono essere reinventati per nuove esperienze digitali. Modifica l'intera registrazione per ottenere il giusto slancio e porta i tuoi contenuti per la visualizzazione on demand (VOD) sempreverde. Estendi quei momenti chiave per i social media o lasciati ispirare per convertire i contenuti degli eventi digitali in vlog, ebook, podcast e altro ancora.
A volte, quando ci sentiamo oberati di lavoro, stanchi e affaticati, o persi in un mondo multi-scheda e multi-dispositivo, è un segno per fare una pausa e rivalutare. La pandemia ha messo l'industria degli eventi in una frenesia digitale e la stanchezza era destinata a verificarsi. Dopo un po' di riposo tanto necessario e un po' di ri-strategizzazione, penso che sia sicuro dire che l'industria degli eventi può tornare meglio che mai.