Abbiamo tutti lottato con istruzioni poco chiare e ricche di testo. E-mail prolisse, PDF obsoleti e documenti Microsoft Word pieni di impegni possono seppellire informazioni e confondere il lettore, il che rallenta tutto per tutti. Ciò diventa un ostacolo ancora più grande quando si tenta di completare processi complessi come la configurazione di un nuovo sistema di registrazione delle informazioni sui pazienti in una cartella clinica elettronica (EHR).
La documentazione tradizionale presenta una serie di punti critici coerenti:
- Il sovraccarico di testo rende più difficile la comprensione e rallenta l'adozione delle funzionalità.
- Un basso coinvolgimento comporta passaggi saltati o frequenti rielaborazioni.
- La lentezza nella creazione e negli aggiornamenti dei contenuti fa sì che i materiali siano spesso obsoleti.
- I formati validi per tutti non tengono conto dei diversi ambienti di apprendimento.
Non sorprende quindi che i team stiano esplorando la documentazione video come un’alternativa più intelligente ed efficace. I progettisti didattici, gli amministratori IT e gli operatori sanitari necessitano di soluzioni flessibili e scalabili fornite dal video. Consente di trasmettere le informazioni in modo visivo, rapido e dinamico, riducendo al tempo stesso il peso della formazione di persona o manuale.
Passare al video è per tutti. Questa pratica offre valore aziendale, risolve pressanti sfide legate alla documentazione e mantiene le informazioni. Ecco come.
Trasferimento di conoscenze e formazione più rapidi
Il video consente un allenamento più chiaro e veloce che dura a lungo. I nuovi assunti possono osservare una singola procedura dettagliata e comprendere immediatamente il processo, sia che si tratti di inviare la segnalazione di un paziente o di utilizzare la più recente dashboard di analisi interna.
Ad esempio, gli operatori sanitari possono guardare brevi video su come aggiornare correttamente le cartelle cliniche dei pazienti o documentare le note sui progressi in tempo reale, il che porta a meno errori e a migliori risultati per i pazienti. In un ambiente ospedaliero, dove il tempo è fondamentale e la documentazione deve essere precisa, la formazione visiva garantisce che i medici e gli operatori sanitari assimilino i passaggi in modo rapido e accurato.
Video di formazione brevi e raffinati sono facili da creare con il registratore di schermo e l'editor video all-in-one di Camtasia. Potrai acquisire informazioni importanti con una registrazione dello schermo e modificare facilmente il filmato nello stesso strumento. Il video facilita la memorizzazione delle informazioni, è perfetto per l'apprendimento autonomo ed è ottimo per preservare la conoscenza istituzionale.
Il trasferimento della conoscenza avviene anche con immagini statiche, che puoi acquisire con Snagit. Snagit acquisisce screenshot rapidi e modificabili che puoi inviare a chiunque con un collegamento personalizzato. Inoltre, ha alcune caratteristiche interessanti. Ad esempio, puoi condividere un'intera pagina web piena di informazioni con l'acquisizione a scorrimento o creare una guida passo passo personalizzabile con l'acquisizione dei passaggi.
Crea guide pratiche in pochi secondi con Snagit
Documenta qualsiasi processo interno mentre lo fai. L'acquisizione dei passaggi organizza screenshot, numeri e passaggi in un'immagine chiara e condivisibile.
Ulteriori informazioni
Meno domande di supporto e meno rielaborazioni
I team di supporto spesso rispondono a domande ripetute, il che può ridurre il loro tempo. La documentazione video garantisce che rispondano alla domanda solo una volta e successivamente inviino il video ogni volta. Non dovrai più perdere tempo a riscrivere o rispiegare un processo più e più volte.
Snagit e Camtasia semplificano l'acquisizione e la condivisione di brevi video che spiegano qualsiasi cosa, da un semplice problema di risoluzione dei problemi a riavvii complessi. Tutto, dai processi interni alle funzionalità del prodotto, viene spiegato in modo chiaro e coerente su tutta la linea.
Coerenza tra team e documentazione
Una documentazione incoerente fa sì che di solito conseguano degli errori, soprattutto nei settori regolamentati con standard di lavoro elevati. Il video semplifica la trasmissione dello stesso messaggio a tutti i team in tutte le regioni e lingue.
Il registratore di schermo multitraccia di Camtasia è uno strumento perfetto per mantenere coerente la documentazione video. Camtasia registra lo schermo, la fotocamera, il microfono e il cursore su tracce separate, il che significa che puoi modificarli ciascuno senza alterare il resto del video. Ad esempio, puoi aggiungere una nuova voce fuori campo se l'originale non è perfetta o aggiungere nuovi video clip dove è necessario un aggiornamento. Semplifica l'aggiornamento di una sola parte di un progetto invece di ricominciare da capo ogni volta che si verifica un aggiornamento del sistema o una nuova funzionalità. Basta apportare una modifica!
Passa dalla registrazione dello schermo al video raffinato
Una registrazione dello schermo è solo l'inizio. L'editor di Camtasia ti aiuta ad aggiungere callout, animazioni e modifiche necessarie per creare un video davvero professionale.
Scarica gratuitamente
Documentazione scalabile che cresce con il team
Una volta creata, la documentazione del processo video può essere riutilizzata tra i team per molti anni. Supponiamo che nel prossimo trimestre assumerai 25 nuovi dipendenti. Meno male che hai già una serie di video Camtasia che mostrano come accedere alle informazioni sui pazienti e inviare rapporti al Dipartimento della Salute. Si inizia sempre avanti.
Inoltre, i video di onboarding possono essere riutilizzati in futuro come aggiornamento del tutorial sul prodotto. I tuoi video crescono con il tuo team fin dal primo giorno. Questa pratica fa risparmiare tempo e favorisce l'adozione di strumenti interni o nuove piattaforme.
Esempi di settori che possono trarre vantaggio dalla documentazione video
Il video non è limitato alle aziende tecnologiche o ai creatori di contenuti. Ha un impatto enorme sui settori ad alta complessità in cui istruzioni chiare, flussi di lavoro adeguati e una documentazione accurata sono vitali.
Sviluppo software e IT
I responsabili tecnici e gli amministratori IT utilizzano Camtasia per creare demo video per strumenti interni, guide per la risoluzione dei problemi e video esplicativi con teste parlanti. Quindi, integra Snagit per creare procedure operative standard visive (SOP), guide di riferimento rapido e utili acquisizioni di screenshot.
Questa duplice pratica riduce i ticket di supporto, accelera l'onboarding e previene problemi di comunicazione.
Progettazione educativa e didattica
Educatori e progettisti utilizzano strumenti video per esplorare le piattaforme del sistema di gestione dell'apprendimento (LMS), le procedure di sicurezza dei laboratori e gli strumenti del curriculum. Il video crea un ambiente di apprendimento più coinvolgente e duraturo in cui gli studenti possono seguire e apprendere.
Operatori sanitari
Gli operatori sanitari, dai medici agli operatori sanitari, traggono enormi vantaggi da una documentazione visiva chiara. I video mostrano rapidamente come aggiornare i piani di cura del paziente, inviare cartelle cliniche in modo accurato o esaminare la documentazione richiesta durante la cura di un paziente.
Considerata l’elevata posta in gioco in termini di assistenza sanitaria, assistenza di qualità, benessere e risultati per i pazienti, il video aiuta a garantire che gli interventi critici non vengano persi.
Assistenza clienti e SaaS
I team SaaS possono ridurre il peso delle domande ripetitive creando domande frequenti visive, tutorial sui prodotti o procedure dettagliate per la risoluzione dei problemi. Una singola registrazione dello schermo Camtasia potrebbe farti risparmiare centinaia di ore di domande tra i team globali.
Come misurare i risultati della documentazione video
Quando investi tempo in un nuovo flusso di lavoro, vorrai vedere alcuni risultati. Fortunatamente, il video rende i risultati misurabili.
Monitora il volume dei ticket di assistenza prima e dopo la pubblicazione di video tutorial. I rappresentanti dell'assistenza clienti possono anche monitorare la frequenza con cui indirizzano qualcuno ai video pubblicati e raccogliere feedback da clienti reali.
Monitora i tassi di completamento dei video nel tuo LMS o nella piattaforma interna per vedere chi sta guardando e per quanto tempo. I tassi di completamento bassi possono variare da un argomento confuso a una narrazione noiosa, motivo per cui è necessario raccogliere feedback se noti che un video ha prestazioni inferiori.
"Penso che [lo storytelling] sia un modo incredibile per iniziare un argomento che è molto arido quando si entra in questioni di conformità normativa. Ma se riesci a creare una storia da qualcosa, puoi coinvolgere le persone molto più emotivamente perché quella risonanza emotiva è ciò che è memorabile. " – Abbey Cooke, TVL #181:Formazione e documentazione
Raccogli feedback dai tirocinanti dopo aver terminato un modulo. Crea un ambiente positivo e di supporto in cui i tuoi dipendenti si sentiranno a proprio agio nel parlare con feedback applicabili. Puoi anche aggiungere una domanda veloce nel quiz nel video dopo ogni modulo per ottenere approfondimenti in tempo reale.
Analizza le metriche di coinvolgimento se utilizzi YouTube, Vimeo, CMS interno o altre piattaforme di hosting che tracciano l'analisi. Controlla quante visualizzazioni ha ciascun video, le aree con replay comuni o i punti di abbandono.
Stima il tempo risparmiato da parte dei team interni che non rispondono più ripetutamente alle stesse domande. Il rapporto sulle tendenze della flessibilità sul posto di lavoro 2024 di TechSmith calcola che il costo della perdita di produttività derivante da sei interruzioni indesiderate per un’azienda con 1.000 dipendenti ammonta a 1 milione di dollari. Si tratta di un’enorme quantità di produttività persa a causa di domande che potrebbero essere risolte con video di formazione o guide statiche.
Anche le metriche di base possono darti informazioni approfondite su come un video migliora l'adozione, semplifica i processi e supporta una documentazione accurata. Inizia identificando 1-2 indicatori chiave di prestazione (KPI) che contano di più per il tuo team e monitorali nel tempo.
Come iniziare con la documentazione video
La chiave è iniziare in piccolo e costruire da lì.
Inizia con un processo ad alto impatto
Per iniziare, scegli un processo che viene spesso frainteso, ad alta visibilità o che prevede ticket di supporto ricorrenti. Selezionando una domanda frequente, puoi concentrarti su una registrazione dello schermo per capirne il funzionamento. Non è così spaventoso come sembra!
Utilizza gli strumenti che contano
Non hai bisogno di una revisione completa, bastano gli strumenti giusti.
Snagit è perfetto per acquisire semplici screenshot, scorrere pagine Web o trasformare i clic del mouse in guide pratiche. È un semplice strumento per catturare schermate, perfetto per chiunque abbia bisogno di creare guide visive rapide, soprattutto come ausilio per i tuoi contenuti video.
Camtasia è ideale per procedure dettagliate video raffinate con narrazione, elementi interattivi come quiz e la possibilità di apportare poche o tutte le modifiche necessarie. Ogni volta che ne hai bisogno, aggiungi transizioni fluide, callout informativi, sottotitoli e altre modifiche video per migliorare un video in pochissimo tempo.
Costruisci un flusso di lavoro ripetibile
Per ridimensionare la documentazione video, è necessario un processo. Documenta il tuo flusso di lavoro decisionale in modo da poter apportare modifiche lungo il percorso. Utilizza i modelli video di Camtasia, organizza i tuoi video in Screencast e non dimenticare di ricevere feedback dai tuoi spettatori.
Prendi in considerazione la creazione di una libreria video condivisa in Screencast in modo che i dipendenti possano trovare la formazione, gli aggiornamenti delle policy e la documentazione dei processi in cartelle ordinate e organizzate. Con il passare del tempo, diventerà un luogo in cui i dipendenti potranno facilmente fare riferimento ai contenuti.
Sfrutta tutto il valore della documentazione video con TechSmith
La documentazione video fa risparmiare tempo, semplifica i processi e migliora le operazioni aziendali con pratiche di comunicazione chiare. Che tu lavori nel settore sanitario, governativo, educativo, SaaS o altro, gli strumenti di TechSmith ti offrono tutto ciò di cui hai bisogno per acquisire, creare e condividere video di alta qualità e altri elementi visivi su larga scala.