Come creare rapidamente documentazione senza compromettere la qualità (storia del cliente)

A colpo d'occhio

• I dipendenti di DFCU Financial avevano bisogno di acquisire i loro schermi come parte di una spinta a livello aziendale per la documentazione dei processi.
• I dipendenti hanno trovato gli strumenti gratuiti del sistema operativo ingombranti e privi delle funzionalità richieste, quindi DFCU Financial ha acquistato TechSmith Snagit.
• Snagit ora aiuta i dipendenti a elaborare le informazioni più velocemente e con un tocco professionale che soddisfa le aspettative di alta qualità mantenute da DFCU Financial.

Dare ai dipendenti gli strumenti giusti per il lavoro

I dipendenti di DFCU Financial avevano bisogno di acquisire i loro schermi come parte di una spinta a livello aziendale per la documentazione dei processi. Tuttavia, hanno scoperto che gli strumenti di sistema gratuiti ostacolavano la produttività e si è rivolto a TechSmith per chiedere aiuto.

Aggiornamenti finanziari DFCU a Snagit dopo che gli strumenti gratuiti sono diventati un ostacolo per il business

Fondata nel 1950, DFCU Financial iniziò con un gruppo di dipendenti di ingegneria Ford.

Oggi, DFCU Financial è la più grande unione di credito del Michigan e una delle istituzioni finanziarie meglio gestite negli Stati Uniti.

Con 24 filiali in tutto il Michigan, i team di DFCU Financial avevano bisogno di un modo per stabilire e standardizzare le procedure tra i dipartimenti e le filiali. Così, hanno iniziato a documentare le procedure con Snagit.

Il problema

Come con qualsiasi istituto finanziario, l'efficienza e la documentazione per l'utente sono essenziali. Quindi, quando DFCU Financial ha deciso di rivedere i propri processi di documentazione per soddisfare al meglio i propri reparti in crescita, si è naturalmente rivolta a software di cattura dello schermo.

"Parte della nostra strategia IT consiste nel provare innanzitutto a utilizzare gli strumenti inclusi nel nostro sistema operativo", ha affermato Vanessa Dinn, responsabile del progetto IT presso DFCU Financial. “Quando abbiamo eseguito l'aggiornamento a una versione più recente di Windows, abbiamo iniziato a utilizzare lo strumento di cattura dello schermo integrato nel nostro sistema operativo, che ci ha permesso di acquisire uno schermo. Ma è stato praticamente tutto quello che ha fatto."

Mentre Vanessa stava lottando per creare immagini di alta qualità per la knowledge base IT finanziaria di DFCU, anche i cassieri delle filiali in tutto lo stato stavano lottando con i limiti degli strumenti integrati.

Alla fine della giornata, i cassieri sono tenuti a catturare i totali di chiusura e registrare eventuali discrepanze. Il loro sistema bancario principale non offriva un modo semplice per farlo. L'utilizzo degli strumenti integrati ha richiesto più passaggi e ha reso il processo molto più complicato del necessario.

Dopo aver valutato i limiti degli strumenti di cattura dello schermo disponibili, Vanessa ha deciso di trovare uno strumento in grado di soddisfare le esigenze dei dipendenti di tutta l'azienda senza spendere troppo.

La soluzione

Nella sua ricerca, Vanessa si è imbattuta in Snagit di TechSmith. Con Snagit, è stata in grado di acquisire, annotare e condividere rapidamente il suo schermo con un aspetto pulito e professionale.

"Funzionalità come l'acquisizione all-in-one, lo strumento sfocatura e la libreria Snagit rendono molto più semplice e veloce la condivisione delle informazioni in tutta l'azienda", ha affermato Vanessa. “Uso Snagit quotidianamente. È come un segnalibro per il mio lavoro."

Per i cassieri, Snagit rende molto più semplice l'acquisizione dei totali di fine giornata dalle loro workstation. Tutto ciò che i cassieri devono fare è catturare lo schermo con Snagit e stampare.

"Con lo strumento gratuito, abbiamo dovuto salvare l'immagine sul desktop e stamparla con il Visualizzatore immagini di Windows, il che ha aggiunto una serie di passaggi non necessari", ha affermato Vanessa.

Anche altri dipartimenti hanno lottato con l'invio di schermate tramite e-mail. Con Snagit, tutto ciò che devono fare è catturare lo schermo e incollare le informazioni direttamente in un'e-mail a scopo di documentazione, senza doversi preoccupare degli allegati.

Secondo Vanessa, "Snagit si trova proprio all'interno dell'ambiente client Lotus Notes dell'azienda, quindi quando includiamo immagini nella nostra e-mail, va direttamente all'interno dell'e-mail".

I risultati

Vanessa è ora in grado di creare manuali chiari e concisi per la knowledge base IT dell'azienda. Anziché disegnare annotazioni a mano, Vanessa è in grado di utilizzare l'editor Snagit per modificare rapidamente qualsiasi acquisizione di schermate mantenendo l'aspetto professionale che si aspetta dal suo lavoro.

Con Snagit, il processo di documentazione per i cassieri è molto più snello e privo di stress. La procedura semplificata ha anche ridotto il numero di chiamate di supporto all'helpdesk da parte degli addetti ai servizi.

DFCU Financial si è classificata tra le prime 10 organizzazioni di servizi finanziari per prestazioni finanziarie tra le unioni di credito peer in tutta la nazione per più di 10 anni consecutivi. Continuano a spingere per la documentazione in tutta l'organizzazione per mantenere la loro posizione eccellente. Oltre al dipartimento di Vanessa, anche i dipendenti di contabilità, finanza, marketing e altro stanno acquisendo le loro conoscenze per condividerle con gli altri.

"Oltre ai processi quotidiani, dobbiamo anche documentare i processi per rispondere alle domande difficili", ha affermato Vanessa. “Come documentiamo la conoscenza del nostro personale più esperto in caso di pensionamento? Cosa facciamo se c'è un disastro? Snagit ci consente di documentare le risposte a queste domande."

DFCU Financial è ora in grado di documentare processi e conoscenze in modo pulito, semplice e professionale. Con l'aiuto di Snagit, Vanessa e i suoi colleghi sono in grado di documentare e mantenere l'eccellenza per la quale DFCU Financial è nota.