I fotografi di questi tempi hanno bisogno di indossare molti cappelli. Non solo devi scattare e modificare le tue immagini, ma devi anche trascorrere del tempo sui social media, fare marketing con i clienti e stare al passo con tutte le attività amministrative quotidiane della gestione di un'azienda. È abbastanza per far venire il mal di testa anche alla persona più organizzata. Per finire, la gestione del tempo può essere qualcosa con cui le persone creative spesso hanno difficoltà.
In quanto persona creativa, orgogliosa della mia produttività fino a quando non ho avviato un'attività in proprio, mi ci sono voluti molti tentativi ed errori per capire come ottenere il massimo dalla mia giornata senza un sacco di stress e sopraffazione.
Se sei stanco di sentirti occupato ma non produttivo, ecco alcuni suggerimenti utili.
Scegli tre priorità per la tua giornata
La maggior parte delle persone non ha un'idea precisa di quanto tempo impiegherà un determinato compito. Sovraccaricano il loro calendario di cose da fare e poi si sentono inadeguate o frustrate quando non le spuntano tutte alla fine della giornata.
Naturalmente, questo suggerimento dipenderà da ciò che devi fare. Potresti avere un giorno di riprese o dover dedicare l'intera giornata al montaggio e quindi ti concentrerai su un'attività. Tuttavia, probabilmente avrai anche un paio di piccole cose che devi completare in un giorno, come inviare una fattura e restituire alcune e-mail o telefonate.
Il punto è che dovresti concentrarti su tre priorità al giorno e affrontarle in ordine di importanza.
Questo suggerimento è anche noto come La regola dei tre dal libro Ottenere risultati in modo agile e ha lo scopo di impedirti di correre da un'attività all'altra senza un risultato chiaramente definito.
Nella regola dei tre, definisci tre attività da svolgere in un giorno, tre attività per la tua settimana e anche tre attività per il tuo mese e il tuo anno.
Inizia ogni giorno definendo le tre cose su cui ti concentrerai e assicurati di controllare con te stesso per rimanere in pista. Presta attenzione a quanto tempo impieghi e nota eventuali schemi che emergono nel lavorare su determinati compiti. Questo ti darà maggiori informazioni per perfezionare le tue strategie di gestione del tempo.
Traccia il tuo tempo
Quando inizi a provare diverse tecniche di gestione del tempo, assicurati di tenere traccia del tuo tempo.
Per il primo anno e mezzo di gestione della mia attività di fotografia, ho annotato tutto ciò che ho fatto in un giorno in un piccolo quaderno, nonché quanto tempo ci ho messo.
Se sembra una cosa anale e dispendiosa in termini di tempo, in realtà non lo è. Ci vuole davvero un secondo per controllare l'orologio e prendere nota composta da due o tre parole che descrivono il tuo compito.
Ancora meglio, puoi utilizzare un'app di monitoraggio del tempo come Hours Tracker.
Le informazioni che ottieni dal monitoraggio del tuo tempo sono oro.
Se scopri che stai dedicando molto tempo a determinate attività che non sono completamente necessarie, puoi adottare misure per ridurre il tempo che dedichi ad esse o eliminarle del tutto.
Ad esempio, se pensi di trascorrere solo mezz'ora al giorno navigando sul Web, potresti scoprire di andare costantemente nella tana del coniglio e che sono più vicine a due ore.
Utilizza un calendario online per programmare fasce orarie
Uno dei modi più efficaci per aumentare la produttività è lavorare in intervalli di tempo e programmarli in un calendario online come Google.
Organizzare il tuo programma invece di lavorare su una lista di cose da fare aiuta ad applicare disciplina e ordine alle tue attività.
Dedichi finestre di tempo specifiche alle tue attività, rendendole così una priorità e l'unico obiettivo durante quel periodo. Aiuta a ridurre al minimo le distrazioni e il carico mentale di cambiare attività.
Usa un calendario online per programmare le tue attività come eventi non negoziabili. Se hai fatto le cose in modo analogico, scrivendo elenchi di cose da fare o tenendo un diario cartaceo, potresti trovare molto più efficace l'utilizzo di un calendario online.
Un calendario online può aiutarti a pianificare riunioni e inviare avvisi agli invitati. Puoi creare eventi ricorrenti nel tuo calendario online, impostare promemoria e accedere al calendario da più dispositivi.
Assicurati di pianificare le pause nel tuo calendario. È davvero una pessima idea sedersi davanti allo schermo del computer tutto il giorno senza alzarsi regolarmente per fare stretching, mangiare un pasto adeguato o semplicemente prendersi qualche minuto per un po' di R&R.
Utilizza un sistema CRM
Ci sono così tante app e strumenti di produttività per aiutare le persone a gestire meglio il proprio tempo, i propri progetti e la propria vita. Potresti anche usarne già alcuni.
Tuttavia, se non stai già utilizzando un sistema CRM (gestione delle relazioni con i clienti), potresti perdere uno strumento estremamente utile che può eliminare la necessità di avere diverse app per diversi usi.
Un sistema CRM è uno strumento di gestione dei clienti e costruzione di relazioni che ti aiuterà a tenere traccia dei tuoi clienti e progetti. Puoi fare cose come registrare le date in cui hai comunicato l'ultima volta con un cliente e impostare un promemoria per il follow-up.
Tuttavia, la maggior parte dei CRM offre molto di più, inclusi strumenti di contabilità e funzionalità di scrittura dei contratti.
Uso e consiglio Dubsado, che è un sistema CRM per i creativi. Puoi creare contratti con marchio che puoi inviare per la firma elettronica, inviare un'e-mail direttamente dall'interfaccia utente e tenere traccia di tutti i tuoi potenziali clienti e clienti in un sistema visivamente piacevole e facile da navigare. Si integra persino con il tuo calendario Google.
Se utilizzi un software di firma del contratto come Hello Sign o Adobe, puoi ottenere la stessa funzione in Dubsado con tutti gli altri vantaggi a un prezzo simile.
Altre opzioni sono Nutshell e Insightly.
Nix multi-tasking
La ricerca è in:il multitasking è decisamente sopravvalutato.
Il multitasking tende ad essere visto positivamente, ma le ricerche più recenti mostrano che è dannoso per la produttività e la qualità del lavoro.
Il lavoro di alta qualità dipende da quanto tempo dedichi a un'attività e dall'intensità della tua concentrazione. Se riesci ad aumentare la concentrazione, puoi fare di più in meno tempo.
Lavorare su più compiti alla volta sovraccarica il cervello. Quando lavori su più cose contemporaneamente, cambi le funzioni mentali, il che finisce per essere controproducente.
Secondo Gloria Mark, ricercatrice e autrice di Multi-Tasking in The Digital Age il knowledge worker medio cambia attività ogni tre minuti. Una volta distratto, può essere necessaria quasi mezz'ora per riprendere l'attività originale. Sono 30 minuti sprecati perché hai controllato la tua email e hai risposto a un messaggio.
Non c'è da stupirsi che il lavoratore medio lavori per tre ore su una tipica giornata lavorativa di otto ore, anche se non guarda costantemente Instagram o Facebook.
Metti via i tuoi dispositivi
Quindi, come puoi vedere, uno dei modi più grandi per rovinare la tua produttività è controllare costantemente la tua posta elettronica e i social media durante il giorno. Quei secondi o minuti possono aggiungere enormi quantità di tempo sprecato e rovinare la tua concentrazione sulle attività a portata di mano.
Metti via il telefono, chiudi la finestra del browser con la posta in arrivo aperta e concentrati sull'attività che hai di fronte.
Decidi un paio di volte al giorno quando controllerai e risponderai alle e-mail e ai post di Instagram e attieniti ad esso.
Quando ho combinato questo con il blocco del mio tempo, sono rimasto sbalordito dal risultato. Ho letteralmente realizzato tre volte di più in un giorno di quanto facessi quando passavo semplicemente da un'attività all'altra, rispondendo a ogni messaggio ed e-mail non appena lo ricevevo.
Prova il Metodo Pomodoro
La tecnica del pomodoro è uno strumento di gestione del tempo estremamente popolare progettato per mantenerti il più produttivo possibile.
In questo metodo di gestione del tempo, scegli un'attività che vorresti portare a termine e imposti un timer per 25 minuti per lavorare in modo mirato e senza interruzioni.
Puoi farlo per 25 minuti, giusto?
Quando il timer suona, fai una breve pausa non legata al lavoro, come fare stretching o fare uno spuntino.
Dopo aver fatto quattro "pomodori", puoi fare una pausa più lunga, ad esempio 20 o 30 minuti. Il tuo cervello impiegherà questo tempo per assimilare nuove informazioni.
Dedica un giorno da parte per commissioni e amministrazione
Questo è un altro trucco per la produttività che fa miracoli per alcune persone. Prenditi un giorno da parte durante la settimana in cui ti occuperai di tutte le tue commissioni personali o di amministratore aziendale o una combinazione di entrambi.
Potrebbero esserci cose che fai su base settimanale, come la preparazione dei pasti o il bucato, che possono essere tutte relegate a un giorno, permettendoti di concentrarti sulle attività lavorative per il resto della settimana.
Potresti voler mettere da parte un giorno della settimana quando pianifichi tutte le tue riunioni o appuntamenti medici. In alternativa, puoi eseguire tutte le operazioni di amministrazione come fatturazione, contabilità o persino programmare i tuoi social media.
Per riassumere
Esistono molte tecniche e strumenti per la gestione del tempo che possono aiutarti ad aumentare la tua produttività e ridurre lo stress e il burnout.
Non tutti funzioneranno per te, ma questi sono alcuni dei più popolari che potresti provare.
Che tu sia un fotografo hobbista o un professionista, è probabile che tu abbia un sacco di cose da fare ogni giorno.
Trovare modi per essere più efficienti può finire per aggiungere ore alla tua giornata e persino aiutarti a dormire meglio.