Se non l'hai ancora fatto, lascia che questo sia il momento in cui scoprirai che la videocomunicazione è uno degli strumenti più utili del lavoro moderno.
Sono fiducioso che ne varrà la pena.
L'anno scorso ha costretto molti di noi a lasciare l'ufficio e ad entrare in ambienti di lavoro remoti, dove dovevamo trovare nuovi modi per mantenere la produttività e il coinvolgimento offerti dalla co-location.
L'uso del video al lavoro è emerso come uno dei modi migliori per farlo.
Ora, mentre ci troviamo di fronte a un imminente ritorno agli uffici, è bene considerare cosa potremmo voler tenere dai giorni di lavoro negli uffici domestici, nelle camere da letto degli ospiti, negli scantinati e nelle sale da pranzo.
Il video come strumento di comunicazione quotidiano potrebbe essere proprio una di quelle cose.
Ecco sei motivi per cui, anche una volta tornato in ufficio, la tua azienda deve utilizzare i video ogni giorno.
1. Crea uno scopo e una comprensione condivisi
Lo scopo comune è fondamentale per raggiungere gli obiettivi organizzativi. Instillarlo in un team o in un'azienda richiede una comunicazione chiara e coerente a partire dal CEO e dai dirigenti senior, fino alla gestione.
Quando i dipendenti comprendono lo scopo, gli obiettivi, i messaggi e il posizionamento di mercato di un'azienda o di un'organizzazione, sono meglio attrezzati per affrontare i loro ruoli funzionali.
L'uso dei video per diffondere informazioni importanti è uno dei modi migliori per accrescere il tipo di comprensione comune che eleva le organizzazioni.
Riunioni, e-mail, scritti e conversazioni possono essere efficaci, ma ognuno ha i suoi svantaggi. Le persone si sintonizzano durante riunioni e presentazioni. Le e-mail e i documenti vengono spesso scremati per dettagli importanti. E mentre le conversazioni sono fantastiche, non puoi fare affidamento sulla spontaneità quando si tratta di evangelizzare le informazioni mission-critical.
La registrazione di un video e la condivisione con il tuo team o azienda combina la formalità e la potenza di una riunione con la flessibilità di un documento o di un'e-mail.
Un video ti consente di racchiudere molte informazioni in un pacchetto facile da consumare.
Ad esempio, un video è ottimo per definire la strategia aziendale in una presentazione. Oppure puoi combinare dati e informazioni da dashboard e sistemi a cui non tutti possono accedere o sanno come utilizzare.
Un altro ottimo utilizzo è dimostrare i processi che tutti in un team o all'interno di un dipartimento devono padroneggiare.
D'altra parte, il video consente a dipendenti, membri del team e partner di consumare informazioni nel proprio tempo, al proprio ritmo.
Se perdono una porzione, possono eseguirla indietro. Se vogliono ridurre un po' il tempo di visualizzazione, possono riprodurre il video a una velocità 1,5x.
E, in seguito, se stanno lavorando a un progetto e hanno bisogno di un promemoria, possono tornare al video, rinfrescarsi la memoria e continuare a lavorare.
2. Una maggiore chiarezza migliora la qualità del lavoro riducendo al minimo i tempi di completamento
Sebbene l'obiettivo sia sempre un buon lavoro in meno tempo, spesso sembra che dobbiamo scegliere tra i due. "Vuoi che sia fatto velocemente o vuoi che sia fatto bene?", recita il vecchio adagio.
L'utilizzo di video per spiegare idee e attività o per fornire feedback può eliminare la necessità di scegliere, aiutando le aziende a completare il lavoro più velocemente e con un livello di qualità superiore.
La specificità e la chiarezza di un breve video superano anche quelle delle e-mail più eloquenti perché la maggior parte delle persone comprende meglio le informazioni quando sono presentate visivamente.
Non c'è dubbio a cosa ti riferisci quando il destinatario può vederlo sul proprio schermo mentre ascolta la tua spiegazione.
Tutto ciò equivale a meno cicli di lavoro prima del completamento di un progetto o di un'attività e meno errori di comunicazione errata.
3. Ottieni il massimo dagli strumenti per i quali la tua azienda paga
La maggior parte delle organizzazioni investe in strumenti e sistemi che consentono loro di condurre affari efficienti e monitorare le prestazioni.
Idealmente, quante più persone possibile hanno accesso alle informazioni fornite da questi servizi, se non agli strumenti stessi.
Il problema può essere che la conoscenza di come accedervi e usarli non è sempre universale.
Ci sono sempre dipendenti che possono gestire i sistemi e ricavare informazioni critiche, ma lasciare tutto agli esperti può creare colli di bottiglia e problemi di carico di lavoro.
Puoi usare il video per rompere la diga dell'esperienza in due modi.
Incoraggia innanzitutto gli esperti a creare video che spieghino o spieghino le dashboard, le interfacce e i dati a cui sanno come accedere.
In secondo luogo, chiedi agli esperti di creare video che dimostrino come per accedere alle informazioni e agli approfondimenti. I colleghi che guardano questi video impareranno i processi e le tecniche e miglioreranno le proprie capacità.
Democratizzare le informazioni e le competenze associate agli strumenti per cui la tua organizzazione spende denaro produce un ROI maggiore e migliora le prestazioni dei dipendenti e dell'azienda.
4. Riduci lo stress indotto da una mentalità “sempre online”
Arriva un'e-mail e il computer suona. Poi arriva un altro messaggio istantaneo e viene riprodotto un segnale acustico. Seguito da un altro messaggio o e-mail, il tutto durante una videochiamata o una riunione.
Può essere un'esperienza travolgente e la mentalità "sempre disponibile" crea il bisogno di affrontare tutto subito.
L'uso del video può creare un flusso di comunicazione gestibile, eliminando la necessità di partecipare immediatamente a una videochiamata o di rispondere alle domande.
In alcuni casi in cui una chiamata sarebbe utile, un video è altrettanto efficace. La comodità dell'utilizzo del video è che non tutti devono essere disponibili contemporaneamente.
Una persona crea e condivide un video e coloro che hanno bisogno delle informazioni possono guardarlo quando hanno tempo.
La flessibilità allevia lo stress e, col tempo, può aiutare i dipendenti a sentirsi più a proprio agio mentre si muovono durante le intense giornate lavorative.
📚Lettura consigliata: 5 Esempi di comunicazione asincrona per un migliore lavoro a distanza5. Meno conversazioni, più esecuzione
Passiamo molto tempo a parlare al lavoro. In generale, è una buona cosa. La discussione è il luogo in cui si formano le idee, si delineano i piani e si prendono le decisioni.
Ma possono esserci troppe chiacchiere.
Come quando stai cercando di determinare qualcosa tramite messaggi di testo o e-mail, che spesso si trasforma in un lungo avanti e indietro di porre una domanda, ricevere una risposta chiarificatrice e quindi porre una domanda successiva.
Invece, immagini e video tagliano la nebbia per fornire risposte chiare con poco spazio per interpretazioni errate.
Creare un breve video con Snagit è quasi sempre più veloce che cercare di spiegare con il testo.
Il modo migliore per farlo accadere è essere tu stesso la scintilla. Inizia a utilizzare Snagit per fornire feedback o presentare nuove idee. Col tempo, altri ne vedranno la comodità e probabilmente inizieranno a utilizzare i video da soli.
6. Riduci la distanza tra i dipendenti remoti
In passato, quando sorgeva una domanda potevi alzarti in piedi, scendere qualche scrivania e chiedere a un collega. Non tanto quando lavoriamo tutti da luoghi diversi.
Ora, quando viene fuori quella domanda, molti provano una fitta di ansia considerando come spiegheranno il contesto in modo che il loro collega possa fornire una risposta adeguata. Potrebbe persino insinuarsi un senso di isolamento.
L'uso del video per spiegare e porre domande ricrea le dinamiche e le connessioni facili dell'essere in ufficio.
Registra un breve video con Snagit.
Quindi, utilizzando uno dei tanti output di condivisione, invialo a un collega attraverso un canale di comunicazione aziendale, come Slack. I colleghi possono facilmente guardare il video e fornire la risposta necessaria, magari con un video tutto loro.
È bello come sedersi uno accanto all'altro senza interruzioni o, sai, la necessità di essere nello stesso edificio.
Pensieri finali
Pandemia, nessuna pandemia, lavoro a distanza e le pratiche sviluppate mentre era una norma non stanno scomparendo solo perché possiamo tornare nei nostri edifici per uffici.
Abbiamo nuovi ritmi, routine e flessibilità, sviluppati per accogliere e, per molti, rendere il lavoro a distanza un'esperienza migliore rispetto al lavoro d'ufficio una volta.
La maggior parte dei datori di lavoro riconosce questo e altri vantaggi del lavoro a distanza. Di conseguenza, stanno cercando di trovare un nuovo equilibrio tra ufficio e lavoro a distanza.
Quindi, anche se torniamo ai nostri vecchi spazi di lavoro, uno dei modi migliori per le aziende di affrontare una nuova era di formati di lavoro flessibili sarà imparare a utilizzare i video come strumento di comunicazione efficace.
Domande frequenti
Cos'è la comunicazione basata su video?
La comunicazione video è la trasmissione di informazioni tramite streaming video o condivisione video asincrona. Consente ai partecipanti di comunicare utilizzando audio e video, in diretta durante una videochiamata o registrando un video e condividendolo.
La comunicazione video è l'ideale per condividere idee complesse, fornire feedback o dimostrare processi. È un ottimo modo per fare presentazioni a cui altri possono fare riferimento in seguito o che potrebbero non essere in grado di partecipare di persona.
La comunicazione video asincrona può essere utilizzata per condividere qualsiasi cosa, dalla strategia aziendale ai dati e ai dashboard. L'utilizzo congiunto dello schermo e del video della webcam consente di presentare le informazioni includendo un elemento personale.
La comunicazione asincrona è una comunicazione che non avviene in tempo reale. Invece di parlare direttamente a una persona, viene inviato un messaggio e poi risponde quando è pronto. L'uso di elementi visivi aiuta a rendere la comunicazione asincrona e una tecnica di comunicazione flessibile e potente per uffici e dipendenti impegnati.