Sei curioso di sapere cosa serve per essere un organizzatore di eventi o un gestore di eventi?
Se hai una mentalità creativa, un occhio per i dettagli e un amore per la collaborazione, questo concerto potrebbe fare per te! In questo articolo, analizzeremo cosa fa un organizzatore di eventi e un gestore di eventi e quali competenze ti occorrono per pianificare e produrre un evento straordinario.
In questo articolo:
- Cosa fa un organizzatore di eventi o un gestore di eventi?
- Cos'è un evento?
- Di quali 5 competenze hanno bisogno gli organizzatori di eventi?
- Cosa non ti serve per essere un organizzatore di eventi
Cosa fa un organizzatore di eventi o un gestore di eventi?
Quando la maggior parte delle persone sente le parole "organizzatore di eventi", pensa spesso a Jennifer Lopez in The Wedding Planner — qualcuno che pianifica eventi o feste. Ecco perché i professionisti in questo spazio tendono a preferire il titolo di "gestore di eventi", "coordinatore di eventi", "marketing di eventi" o anche "produttore di eventi". Mentre la pianificazione delle feste può far parte dei compiti di un manager di eventi e un'abilità unica e stimolante di per sé, il ruolo effettivo è principalmente basato sulla strategia.
Un event manager ha il compito di definire la presenza fisica di un'azienda o di un marchio, decidendo sostanzialmente come un marchio apparirà nel mondo reale. Definiscono il perché dietro a un evento, che si tratti di un evento pop-up o di una fiera commerciale o di un happy hour del settore, e coordinare l'esecuzione dell'evento stesso. Ciò significa mappare gli obiettivi, identificare il tuo pubblico, bilanciare i budget, collaborare con diversi team ed eseguire un evento che si connette al meglio con il tuo pubblico di destinazione.
È un lavoro che richiede la capacità di indossare molti cappelli, un'ossessiva attenzione ai dettagli, l'amore per la collaborazione e un approccio creativo, fuori dagli schemi. Anche se può sembrare opprimente, è un lavoro incredibilmente gratificante che ha molte opportunità in qualsiasi settore.
Ma è anche una professione che sta cambiando con i tempi. Poiché la pandemia ha scosso molto di ciò che facciamo, facciamo un po' di marcia indietro.
Cos'è un evento?
Questo è un po' duro. Ogni azienda definisce un evento in modi leggermente diversi. Tradizionalmente, è un'interazione fisica tra il tuo pubblico e il tuo marchio, indipendentemente dal fatto che avvenga in una sala conferenze, in uno schermo video o in entrambi. Ma sempre di più, le aziende stanno iniziando a cambiare la loro definizione di gestione degli eventi.
A seconda del tuo settore, un evento può essere una tavola rotonda di persona, una proiezione di film, un podcast o una festa di lancio. Ecco perché i marketer di eventi sono talvolta chiamati anche marketer esperienziale:elaborano strategie ed eseguono esperienze, in tutte le sue numerose forme entusiasmanti.
In questo momento, ci sono state molte chiacchiere tra le persone degli eventi sugli eventi ibridi, che combinano sia l'esperienza dell'evento di persona con una virtuale. Qui a Vimeo, abbiamo spostato la nostra attenzione sulla programmazione virtuale, che unisce le conferenze dal vivo con la produzione di video preregistrati. Altre aziende potrebbero cercare un marketer esperienziale con esperienza di podcast o qualcuno che sappia come produrre una serie di video per promuovere il proprio marchio.
Sebbene al giorno d'oggi gli eventi tendano a coprire la gamma, ci sono alcune abilità di cui tutti gli organizzatori di eventi avranno bisogno uniformemente per svolgere bene il proprio lavoro.
Di quali 5 competenze hanno bisogno gli organizzatori di eventi?
Gestione del progetto
Gran parte del processo di pianificazione e gestione degli eventi richiede di lavorare in collaborazione con diversi team, tenere traccia di tutte le parti in movimento, comunicare tra i team e assicurarsi che tutti rispettino le scadenze. Se hai una certificazione di project management, questo è un lavoro in cui ne farai buon uso.
Capacità organizzative
Ci sono molti elementi e dettagli diversi e unici che contribuiscono alla strategia e alla pianificazione di un evento. Ecco perché i gestori di eventi di maggior successo sono maestri dell'organizzazione e della gestione dei progetti. Un gestore di eventi lavora con più team, si destreggia tra attività grandi e piccole e deve seguire il flusso perché non esistono due giorni uguali. L'organizzazione è fondamentale:devi essere in grado di documentare tutte le tue conversazioni, mettere insieme gli ordini del giorno prima delle riunioni e tenere traccia di tutti i dettagli intermedi.
Equilibrio tra creatività e strategia
Ovviamente, la gestione degli eventi non è solo prendere appunti e gestire i team. Il ruolo ricade sotto l'ombrello del marketing e essere un marketer di successo richiede un diverso insieme di strumenti. In definitiva, un event manager decide come l'azienda si presenta nella vita reale al pubblico prescelto. Identificano il pubblico, gli obiettivi dell'evento, i messaggi convincenti per parlare con quel pubblico e allocano il budget che funziona meglio per quel progetto. Implica un approccio inventivo e fuori dagli schemi per elaborare una grande idea e una mente logistica e analitica per trasformarla in realtà.
Possibilità di rimanere aggiornato
Le tendenze cambiano rapidamente, sia nei diversi settori che nello spazio degli eventi più ampio. Gli organizzatori di eventi dovrebbero sapere cosa sta succedendo negli eventi, oltre ad avere una solida comprensione di ciò che stanno facendo i loro concorrenti e altri operatori del settore e agitatori. Tenere il dito sul polso del settore ti aiuterà davvero a capire come posizionare la tua attività e il tuo marchio, pur rimanendo competitivo nello spazio.
Capacità di parlare il linguaggio tecnico
Poiché tutti i diversi reparti con cui lavorano gli event manager, aiuta molto essere in grado di comunicare chiaramente la visione di un evento e aggiornarsi rapidamente. Poiché lavoro in Vimeo, ad esempio, so quali sono gli elementi tecnici necessari per poter trasmettere in live streaming un webinar o una conferenza, anche se non so necessariamente come produrlo dal vivo da solo (sebbene Vimeo Events abbia reso molto più facile per far finta di avere le competenze tecniche).
Cosa non ti serve per essere un organizzatore di eventi
- Un MBA
- Un Master in Marketing
- Una certificazione in Relazioni Pubbliche
- O qualsiasi tipo specifico di istruzione!
Mentre alcuni organizzatori di eventi hanno MBA o diplomi di marketing, molti no. I gestori di eventi provengono da una vasta gamma di background. Ho iniziato questo lavoro attraverso il cinema e il teatro:i miei primi concerti sono stati lavorando con i festival cinematografici.
Invece, puoi davvero scegliere la tua avventura in questo campo. Se sei interessato alla gestione degli eventi, pensa al settore che ti attrae di più. Se hai un background o un interesse per i beni di consumo confezionati, o l'industria musicale, l'editoria o la tecnologia, probabilmente troverai tonnellate di ruoli di gestione degli eventi in quei campi.
Quasi ogni settore organizza una sorta di evento, fiere, conferenze o festival. E dove ci sono eventi, c'è bisogno di gestori di eventi. Sebbene non ci siano due ruoli esattamente uguali, ogni manager di eventi crea un set di competenze unico che può essere applicato ad altri ruoli di marketing o ad altri dipartimenti.