Le riunioni del municipio dovrebbero essere un evento chiave nel calendario mensile di ogni organizzazione. Sono un'opportunità per i dipendenti e la leadership di riunirsi come una squadra, impegnarsi in conversazioni aperte, condividere aggiornamenti, successi e qualsiasi domanda che è emersa lungo il percorso.
Durante la pandemia, le riunioni del municipio sono apparse leggermente diverse, con la maggior parte delle organizzazioni che è passata a un formato online. Questa transizione potrebbe essere stata scoraggiante all'inizio, con molti che si chiedevano se fosse davvero possibile ospitare un efficace e coinvolgente riunione del municipio virtualmente. La risposta? Sì, lo è.
Questo articolo ti guida attraverso tutto ciò che devi sapere sulle riunioni del municipio virtuale, con suggerimenti e trucchi che puoi implementare per ottimizzare l'esperienza di tutti e perché dovresti usare Riverside.fm.
TL;DR
- Le riunioni del municipio virtuale riuniscono la leadership e i dipendenti di un'organizzazione su una piattaforma di riunioni virtuali come Riverside.fm .
- Le riunioni del municipio sono un'opportunità per condividere notizie e aggiornamenti aziendali, risultati dei dipendenti ed eventuali problemi o lamentele.
- Le riunioni del municipio virtuale rafforzano il morale dei dipendenti, stabiliscono un dialogo aperto tra i diversi livelli della tua organizzazione, ti aiutano a raggiungere più forza lavoro e ti consentono di registrare la tua riunione in HD .
- Alcuni suggerimenti per organizzare una riunione del municipio includono:impostare un ordine del giorno, designare un moderatore, scegliere con cura il software, e non prenderla troppo sul serio .
Cos'è una riunione del municipio?
Torniamo un attimo alle basi. Una riunione in municipio non è esattamente come sembra. Piuttosto che un incontro letterale di residenti della città , nel contesto che stiamo esaminando, si riferisce a una riunione regolare di un'organizzazione o del personale e del gruppo dirigente di un'azienda nel contesto che stiamo esaminando. È un'opportunità per fare annunci a livello di organizzazione, condividere aggiornamenti e avere un dialogo e una conversazione aperti. Il termine non è più limitato a semplici riunioni di "aggiornamento aziendale", ma può anche riferirsi a riunioni di esercizi di team building, incontri di avvio e altro ancora.
Qual è lo scopo di una riunione del municipio?
Lo scopo di una riunione del municipio è riunire i dipendenti e il gruppo dirigente di un'organizzazione. Come abbiamo detto in precedenza, questo potrebbe essere per discutere le ultime notizie, fornire piccoli aggiornamenti sui recenti successi della tua azienda o semplicemente per rompere il ghiaccio e costruire lo spirito di squadra. Detto questo, poiché una riunione del municipio viene organizzata principalmente a beneficio dei tuoi dipendenti, dovresti lasciare che lo scopo e il formato della tua riunione siano modellati da ciò che i tuoi dipendenti vogliono o sentono di aver bisogno.
Le riunioni del municipio sono importanti per situare tutti all'interno di un quadro più ampio, costruendo così in definitiva un senso di comunità e cameratismo all'interno dell'organizzazione.
Vantaggi delle riunioni del municipio virtuale
Spirito di squadra e comunità
Quotidianamente, i tuoi dipendenti interagiscono molto probabilmente con i loro piccoli team e manager di linea, senza l'opportunità di vedere come si inseriscono nel quadro più ampio. Ospitare riunioni del municipio è un ottimo modo per avvicinare tutti insieme, coltivando un vero senso di comunità e spirito di squadra.
Motivazione potenziata
L'opportunità di condividere le vittorie della tua azienda (grandi o piccole che siano), oltre a mostrare a tutti i tuoi dipendenti come si inseriscono nella traiettoria su larga scala della tua attività, è un modo infallibile per aumentare il morale e la motivazione dei dipendenti.
Apri dialogo
In termini di creazione di un ambiente di lavoro sano, accogliente e aperto, le riunioni del municipio sono estremamente importanti per consentire ai dipendenti di esprimere le proprie opinioni e di esprimere le proprie opinioni. Ciò vale in particolare per la creazione di una linea di comunicazione trasparente tra i dipendenti e il gruppo dirigente. Soprattutto nelle organizzazioni più grandi, il team dirigenziale di alto livello può sentirsi distante e disinteressato al lavoro che si svolge ad altri livelli dell'azienda. Le riunioni del municipio sono una buona opportunità per abbattere queste barriere.
Sicurezza COVID
In molte parti del mondo, le restrizioni COVID-19 sono ancora in vigore. Le riunioni virtuali significano che puoi continuare a riunire i tuoi dipendenti in modo conforme al COVID.
Raggiungi l'intera organizzazione
Un altro grande vantaggio dei municipi virtuali è raggiungere il tuo intero organizzazione in una volta. Indipendentemente dal fatto che i tuoi dipendenti si trovino in varie località, potranno partecipare alla tua riunione (differenza di fuso orario permettendo, ovviamente).
Registra la riunione del municipio
Un altro vantaggio delle riunioni del municipio virtuale è la registrazione dell'intera sessione. I membri del personale che non hanno potuto partecipare alla riunione possono rivederla e puoi inviare un riepilogo a coloro che hanno partecipato.
Svantaggi delle riunioni del municipio virtuale
Difficile da organizzare
Per ovvie ragioni, coordinare, organizzare e ospitare una riunione a livello di organizzazione può essere un vero grattacapo. Prima di tutto, hai la sfida di trovare un momento adatto alla maggior parte delle persone. Quindi, dovrai anche assicurarti che tutti siano a conoscenza di quando si terrà la riunione del municipio e di come possono accedere al link della riunione. Fortunatamente, con Riverside.fm, ospitare la riunione del municipio è un gioco da ragazzi.
Intimidatorio
Sebbene le riunioni del municipio abbiano lo scopo di fornire una piattaforma per un dialogo aperto e una discussione trasparente, può essere una prospettiva intimidatoria parlare davanti all'intera organizzazione.
Limiti di tempo
Quando si tratta di affari, il tempo è essenziale. Per le organizzazioni più grandi, in particolare, potresti scoprire di non essere in grado di inserire tutto ciò che hai in agenda in un'unica riunione del municipio, o non tutti potrebbero avere la possibilità di contribuire. Non preoccuparti, però; ci sono soluzioni alternative. Ad esempio, potresti suddividerlo in riunioni del municipio più piccole che sono più incentrate con meno persone.
Quanto sono efficaci le riunioni del municipio virtuale?
Sebbene le riunioni del municipio siano in teoria un formato efficace, si tratta di ciò che fai con loro e di come scegli di organizzare le tue riunioni. Sia tu che i tuoi dipendenti otterrete il massimo dalle riunioni del vostro municipio se adatterete il formato alle vostre esigenze. Ricorda, è pensata per essere una conversazione a doppio senso. Non sentirti obbligato a seguire un formato convenzionale. Invece, fai tue le riunioni del tuo municipio, in linea con la tua comunità e la filosofia della tua organizzazione.
Come funzionano le riunioni del municipio?
Ancora una volta, tutto questo si riduce a come la tua particolare organizzazione sceglie di fare le cose. Detto questo, la maggior parte delle riunioni del municipio avrà un impostare l'agenda in modo che ci sia una sorta di struttura da seguire. L'agenda potrebbe riguardare temi chiave o notizie che verranno discusse, oppure potrebbe lasciare un determinato periodo di tempo per domande e risposte. Tutto dipende dall'esatta natura della riunione del municipio.
Come organizzare una riunione del municipio
Quando si tratta di organizzare una riunione organizzativa del municipio, ci sono molti aspetti logistici da considerare. Analizziamolo:
Passaggi per ospitare una riunione del municipio online
- Imposta la data e l'ora. Dovrai cercare di impostare un orario che funzioni per i membri chiave della tua leadership e che sia appropriato per tutti i fusi orari se hai un team internazionale.
- Invia un promemoria e un promemoria del calendario, inclusi il link di invito virtuale al municipio e l'agenda della riunione. Dopo aver impostato la data e l'ora, assicurati di inviare l'invito a tutti i membri della tua organizzazione.
- Se è la prima volta che ospiti un municipio virtuale, vale la pena includere alcune istruzioni di base su come partecipare alla riunione.
- Se sei un'organizzazione particolarmente grande, potresti voler nominare un moderatore. Il moderatore sarà semplicemente responsabile di mantenere la riunione in pista e in tempo.
- Assicurati di rispettare l'agenda del giorno. Se puoi, è sempre consigliabile lasciare del tempo per una sessione di domande e risposte del pubblico.
- Una volta terminata la riunione del municipio, invia un riepilogo e un'email di ringraziamento. È un bel tocco includere una registrazione dell'incontro per coloro che potrebbero non averlo fatto quel giorno. L'invio di un'e-mail di follow-up è anche un modo efficace per cementare i principali aspetti della riunione e mantenerli freschi nella mente dei tuoi dipendenti.
5 consigli per migliorare le riunioni del municipio
Imposta in anticipo l'agenda della riunione
L'impostazione di un'agenda per le riunioni aiuterà sia te che i tuoi dipendenti. La struttura aggiunta aiuterà la riunione del municipio a scorrere meglio, ti aiuterà a rispettare il tempo in modo più efficace e significherà che i tuoi dipendenti possono preparare i loro pensieri e tutto ciò che vogliono dire in anticipo.
Scegli con cura il tuo software per riunioni virtuali
La tua scelta del software per riunioni virtuali può influenzare seriamente il successo generale dei tuoi municipi virtuali. Vuoi una piattaforma facile da usare con funzionalità elevate che migliorerà la tua riunione in municipio. Fondamentale è anche la possibilità di registrare la tua sessione, condividere il tuo schermo e invitare la partecipazione del pubblico dal vivo. Alcune opzioni includono Google Meets, Webex, Zoom e, naturalmente, Riverside.fm.
Non prenderla troppo sul serio
Dal momento che condividi le notizie e gli aggiornamenti della tua organizzazione, può sembrare più un incontro di lavoro, ma non lo è! Questa è un'opportunità per creare un'atmosfera comunitaria più rilassata e creare trasparenza attraverso linee di dialogo aperte tra le diverse parti interessate nella tua attività. È più probabile che tu abbia una fruttuosa riunione del municipio se è più rilassato.
Fai sentire i tuoi dipendenti a proprio agio e apprezzati
Per trarre davvero il massimo valore dalle riunioni del municipio, i dipendenti devono sentirsi a proprio agio partecipando e parlando. Questo proverrà da una miscela dell'atmosfera all'interno della riunione e di come sono stati fatti sentire. Per quanto possibile, dovresti assicurarti che i tuoi dipendenti si sentano molto apprezzati quando frequentano il tuo municipio virtuale. Puoi farlo assicurandoti che tutti abbiano la possibilità di parlare e mettendo in evidenza i risultati dei dipendenti, ad esempio.
Cambia e adatta dove necessario
Non aver paura di cambiare il modo in cui svolgi le riunioni del municipio se scopri che qualcosa non funziona per te. Come abbiamo detto in precedenza, dovresti essere pronto ad adattare le tue riunioni a ciò di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno e desiderano, piuttosto che attenersi a ciò che sai.
Condurre una riunione del municipio con Riverside
Riverside.fm è progettato per rendere la tua vita più facile. Gestire una riunione del municipio è già abbastanza stressante, quindi perché non sfruttare i potenti strumenti di Riverside.fm per rendere l'esperienza più fluida possibile?
Facile da usare
Quando si tratta di gestire il tuo municipio, non vuoi essere trattenuto da una tecnologia goffa o goffa. Riverside.fm è progettato per rendere il processo il più fluido possibile. Entrare a far parte del tuo municipio virtuale è facile come fare clic sul link di invito e non è necessario che i tuoi co-conduttori o il tuo pubblico creino un account o scarichino software aggiuntivo.
Funzionalità potenti
L'ampia gamma di funzionalità di Riverside ti consente di personalizzare il tuo municipio virtuale. Condividi il tuo schermo per mostrare ai tuoi dipendenti risorse aggiuntive, aggiungi suoni e altri contenuti multimediali alla tua sessione utilizzando la scheda multimediale e persino invita tutti i dipendenti "salire sul podio", per così dire, utilizzando la funzione di chiamata in ingresso del pubblico dal vivo . Il mondo è la tua ostrica con Riverside.fm.
Registrazione HD
Sfortunatamente, è quasi impossibile coinvolgere tutti i tuoi dipendenti in una chiamata alla volta. Fortunatamente, Riverside.fm registra automaticamente localmente in full HD, così puoi condividere la registrazione del municipio con chiunque se la sia persa.
Caricamento progressivo su cloud
Non devi più aspettare ore prima che la registrazione della riunione del municipio sia disponibile online per la condivisione. Riverside carica tutti i file sul cloud durante la registrazione, quindi quando hai finito, tutto è pronto per essere condiviso in pochi minuti. In questo modo si evita anche che arresti anomali del computer o problemi tecnici ti facciano perdere le registrazioni.
Facile personalizzazione del marchio
Se stai cercando di condividere le riunioni del tuo municipio pubblicamente, o anche solo all'interno dell'azienda, non è mai una cattiva idea mantenere tutto professionale e coerente con il marchio della tua organizzazione. Magic Editor di Riverside ti aiuta a farlo con layout semplici, sfondi e loghi personalizzati per adattarsi al marchio della tua organizzazione.
3 strumenti chiave da incorporare nelle riunioni del municipio virtuale
Condivisione schermo
Rendi la tua riunione in municipio più interattiva e coinvolgente utilizzando la funzione di condivisione dello schermo. Puoi scegliere di fare una semplice presentazione PowerPoint che rafforzi la discussione, riproduci video o mostri un processo particolare. Qualunque cosa tu stia mostrando, l'elemento visivo aggiunto è un modo efficace per rafforzare ciò che stai dicendo e mantenere i tuoi dipendenti interessati.
Sondaggi/sondaggi in tempo reale
Alla fine della giornata, le riunioni del municipio riguardano i tuoi dipendenti. Incoraggia la loro partecipazione invitandoli a esprimere la loro opinione utilizzando sondaggi o sondaggi in tempo reale. Questo è un ottimo modo per coinvolgere il tuo pubblico nella riunione del municipio e fargli sentire davvero che la loro voce è importante.
Registrazione HD
La possibilità di registrare localmente la riunione del municipio in full HD non dovrebbe essere trascurata. Come abbiamo detto prima, questo è un ottimo modo per condividere l'incontro con coloro che non sono stati in grado di farcela.
Domande frequenti
Qual è un'altra parola per una riunione del municipio?
Tutte le organizzazioni si riferiscono alle riunioni del municipio in modo leggermente diverso. Potresti imbatterti in alcune persone che lo chiamano più letteralmente un "riunione a livello di organizzazione", mentre altri potrebbero riferirsi ad esso come un "recupero" mensile. Puoi davvero scegliere di chiamarlo come preferisci.
Qual è un effetto importante della partecipazione alle riunioni del municipio?
L'effetto di gran lunga più importante della partecipazione alle riunioni del municipio è un accresciuto senso di comunità e spirito di squadra. Inoltre, i dipendenti si sentiranno una parte preziosa di un quadro più ampio che può fare miracoli per la motivazione sul lavoro.
Come si fa a rendere divertente un municipio?
Prima di tutto, assicurati di seguire i nostri consigli per creare un'atmosfera più rilassata nel tuo municipio. Potresti anche scegliere di prenotare una parte dell'incontro all'inizio dedicata alle attività rompighiaccio o aggiornamenti più personali con un tocco umoristico.