Le riunioni di tutte le mani sono un elemento chiave di una strategia di comunicazione interna. Se eseguiti correttamente, allineano i team e forniscono un forum salutare per feedback e conversazioni. Possono anche aiutare i dipendenti a capire come il loro ruolo e il loro lavoro si inseriscono nel quadro più ampio.
Ma c'è un problema. Se orchestrati male, questi incontri possono essere poco impegnativi nel migliore dei casi o non informativi nel peggiore dei casi.
Quindi, per i leader aziendali che cercano di mettere tutte le mani sul mazzo, come trovare il giusto equilibrio per la tua riunione?
Questa guida ti guiderà attraverso tutto ciò che devi sapere sulle riunioni di tutte le mani. Tratteremo le nozioni di base come di cosa si tratta e perché è importante.
Illustreremo anche alcuni suggerimenti su come Vimeo gestisce le nostre riunioni a tutti gli effetti per aiutarti a produrre con sicurezza le tue in un mondo di lavoro remoto o ibrido.
Pronto? Andiamo al punto.
Cos'è un all hands meeting?
Una riunione a tutti gli effetti, a volte indicata come municipio, riunisce un'intera organizzazione virtualmente o di persona per discutere gli aggiornamenti a livello aziendale.
Di solito un leader esecutivo (pensa al tuo amministratore delegato o amministratore delegato) guida con un'agenda piena di aggiornamenti aziendali, nuovi progetti, ringraziamenti del team e tempo designato per domande e risposte.
Perché le riunioni di tutte le mani sono importanti?
Pensaci. Senza una riunione personale ricorrente o un municipio, è probabile che i dipendenti raccolgano informazioni ad hoc in tutta l'organizzazione. Le informazioni potrebbero diffondersi in modo frammentario o addirittura essere interpretate erroneamente.
Inoltre, i dipendenti hanno bisogno di un luogo in cui porre domande e avere un'idea di come l'azienda opera in altre aree in cui non sono coinvolti.
Per fortuna, tutte le riunioni manuali hanno il potere di riunire i team. Condividendo le informazioni in una riunione designata, i dirigenti possono promuovere la trasparenza e ottenere feedback in tempo reale per aiutare i dipendenti a rimanere in contatto ovunque si trovino.
Qual è la differenza tra un incontro di persona e virtuale a tutte le mani?
La più grande differenza tra un incontro personale a tutte le mani e uno virtuale è che le riunioni virtuali a tutte le mani vengono trasmesse o trasmesse in live streaming ai dipendenti.
Anche le riunioni virtuali a tutte le mani offrono alcuni grandi vantaggi. Forniscono alle organizzazioni la flessibilità necessaria per includere i team remoti indipendentemente da dove si trovano.
Che cos'è una riunione virtuale a tutte le mani?
Una riunione virtuale a tutti gli effetti o in municipio è un evento interno trasmesso in diretta a un pubblico remoto di dipendenti. Le riunioni virtuali a tutti gli effetti sono diventate una necessità per le comunicazioni interne man mano che sempre più organizzazioni passano a un'esperienza di lavoro ibrida remota.
Nell'era del distanziamento sociale e del lavoro ibrido, è più importante che mai rimanere in contatto. Il video porta un senso di routine, supporto e comunità per i team dispersi.
Perché tutte le mani virtuali sono essenziali per le comunicazioni interne
Virtual all hands aiuta a mantenere i team allineati e coinvolti. Come le loro controparti in ufficio, le riunioni virtuali a tutti gli effetti (o i municipi virtuali) sono luoghi per aggiornamenti aziendali, riflettori sui dipendenti e un'opportunità per i leader di rispondere alle domande (e lanciare un grido o due!).
Ma ricorda:una riunione di successo a tutte le mani, di persona o virtuale, dipende da un'implementazione ponderata. Un recente studio condotto con Global Web Index ha rilevato che il 54% dei dirigenti ritiene che le proprie organizzazioni trasmettano aggiornamenti settimanali, mentre solo il 20% della forza lavoro è d'accordo. Evidentemente, questo rappresenta una disconnessione!
Per aiutarti a superare il baratro delle comunicazioni interne, abbiamo raccolto 8 suggerimenti dal COO di Vimeo, Courtney Sanchez, su come pianificare al meglio la riunione a tutti gli effetti.
Come gestire un'ottima riunione a tutte le mani in 8 passaggi
1. Organizza la tua riunione in anticipo
Per mantenere la tua riunione virtuale in pista, fai un passo indietro e pensa come un produttore. Ciò significa pianificazione, pianificazione e solo un po' più di pianificazione. Molte azioni dietro le quinte rendono ogni incontro virtuale un successone.
Inizia redigendo un'agenda proposta e facendola circolare in anticipo tra le parti interessate. La conferma dell'agenda, del flusso della riunione e dei relatori può arrivare al limite, quindi assicurati che i tuoi stakeholder comprendano la tua sequenza temporale.
Successivamente, se hai un team di produzione o AV che supporta la trasmissione, avvia uno stream di prova la mattina per assicurarti di essere pronto per partire!
Ad esempio, Vimeo utilizza una semplice sequenza di pianificazione in due fasi. In primo luogo, facciamo circolare una bozza dell'ordine del giorno al gruppo dirigente con una settimana di anticipo e sollecitiamo un feedback. Successivamente, il nostro team di produzione esegue un test del live streaming per appianare eventuali problemi tecnici in anticipo. Allora è l'ora dello spettacolo!
2. Organizza la tua riunione a tutte le mani su argomenti specifici
Il miglior incontro a tutte le mani facilita il dialogo trasparente e crea un ambiente inclusivo in cui i dipendenti possono partecipare. Per creare un ambiente inclusivo e coinvolgente, Vimeo ha riscontrato molto successo nell'ospitare i nostri incontri a tutte le mani su argomenti molto specifici.
Per fare ciò, ti consigliamo di identificare gli argomenti che sono più coinvolgenti per i dipendenti e omettere tutto ciò che è meno importante.
Ad esempio, se ricevi un eccesso di domande alla fine della riunione, potresti voler sessioni di domande e risposte dal vivo dedicate. Se diversi dipendenti stanno contattando con domande su un argomento specifico, è probabile che una riunione di follow-up incentrata su quell'argomento risuoni con loro.
3. Aumenta la frequenza delle riunioni a tutte le mani
Data la realtà del lavoro a distanza, è probabile che la tua organizzazione possa trarre vantaggio da una maggiore frequenza delle riunioni per mantenere la comunicazione fluida.
Nell'ultimo anno Vimeo ha riconosciuto la necessità di una cadenza più frequente per rivolgersi a tutta la squadra. Così, il nuovo marchio Tutti i municipi di Vimeo Live andare in diretta ogni due settimane. L'intento è quello di organizzare riunioni meno formali che consentano alla leadership di fornire aggiornamenti sull'ambiente attuale, l'azienda e affrontare le preoccupazioni dei dipendenti.
Ha anche senso che l'esecuzione di una mano virtuale sia cambiata. Siamo passati alla produzione principalmente remota anche se il lavoro di preparazione per la riunione virtuale e di persona è rimasto invariato. Dovrai anche considerare le implicazioni di non essere in grado di vedere le reazioni di tutti i tuoi dipendenti in un ambiente remoto.
Scopri come i dirigenti si avvicinano alle nuove strategie di comunicazione con il Workplace Communications Workshop.
4. Pianifica le attività delle riunioni
Una grande sfida durante il lavoro a distanza è mantenere un senso di appartenenza. Mentre pianifichi la tua riunione, considera come intrecciarti nelle attività sociali. Pensa a idee facili come happy hour virtuali, giochi a quiz, pranzo e apprendimento e sfide Slack.
Ad esempio, Vimeo ospita incontri video in cui i Vimean presentano i loro animali domestici e gare "indovina lo sfondo virtuale". Fa tutto parte di Vimeo Virtual , un programma di eventi globali per offrire ai nostri team l'opportunità di entrare in contatto, imparare e sostenersi a vicenda.
Oltre a incontri come show e racconti, ospitiamo sessioni sulla diversità, l'equità e l'inclusione. Considera i modi in cui puoi uscire dall'agenda standard della riunione e trovare argomenti e temi per entusiasmare il tuo team.
5. Usa i sondaggi per ottenere feedback
Abbiamo imparato che raccogliere feedback dopo un virtual all hands è fondamentale. Probabilmente noterai nella tua prossima sincronizzazione aziendale che è difficile valutare le reazioni durante una trasmissione in diretta.
Per creare preziosi cicli di feedback, inviare sondaggi, identificare persone sincere all'interno dell'organizzazione e chiedere ai nuovi dipendenti informazioni dettagliate su ciò che gli piaceva ed esempi di ciò che apprezzavano dalle organizzazioni precedenti. Aggiungi il feedback mentre testi nuovi moduli e approcci nelle riunioni future.
6. Coinvolgi i dipendenti mostrando la tua faccia
Coinvolgere i dipendenti remoti è impegnativo. La fatica digitale è reale. Ecco perché è così importante che i leader siano sinceri e mostrino il loro volto ai dipendenti. Incoraggia i leader ad affrontare argomenti o problemi direttamente nei materiali della riunione piuttosto che aspettare di vedere se verranno visualizzati nelle domande e risposte.
Ricorda:va bene per i leader essere vulnerabili, poiché dimostra empatia e volontà di essere reali. Il candore mantiene i dipendenti coinvolti e motivati, in particolare nei periodi di incertezza.
7. Incorpora i valori aziendali nella tua strategia di comunicazione interna
Per organizzare un incontro straordinario, incorpora i valori della tua azienda con onestà e integrità.
I valori di Vimeo influenzano enormemente la nostra strategia di comunicazione interna. Empatia, impatto e franchezza sono pilastri fondamentali della nostra strategia di comunicazione interna. Apriamo tutte le mani con un quadro "Cosa funziona/Cosa non (ancora)" per essere trasparenti su dove stiamo avendo un impatto come squadra e dove dobbiamo migliorare.
Concludiamo ognuno con una sessione di domande e risposte anonima e aperta per incoraggiare ogni voce che vuole essere ascoltata. Spesso, questo si traduce nel nostro team di leadership che affronta argomenti difficili in modo aperto e onesto. Ci impegniamo in questo approccio poiché riteniamo che sia il modo migliore per affrontare le sfide come una squadra.
8. Misura il tuo successo
Dopo ogni mano, pubblichiamo immediatamente un sondaggio per il team per fornire feedback. Il successo è spesso misurato da due domande:
- Hai una migliore comprensione della strategia, delle prestazioni e degli obiettivi di Vimeo?
- Il nostro impegno è stato un utile investimento di tempo?
Chiediamo anche feedback sui materiali per tutte le mani, poiché ci sforziamo sempre di approfondire argomenti e temi importanti per il team, argomenti che non abbiamo affrontato e che dovremmo avere o qualsiasi feedback aggiuntivo.
Concludi:tutte le mani sul mazzo!
Ci stiamo adattando tutti a un nuovo ambiente di lavoro a distanza. Abbraccia gli insegnamenti e continua a perfezionare il tuo processo di comunicazione interna con questi utili suggerimenti:
- Pianifica in anticipo le tue riunioni a tutte le mani.
- Ospita riunioni su argomenti specifici.
- Aumenta la frequenza delle riunioni a tutte le mani.
- Ravviva il tutto con attività e sfide virtuali.
- Acquisisci feedback importanti con i sondaggi.
- Mostra la tua faccia.
- Porta i tuoi valori nella strategia di comunicazione.
- Continua a misurare il successo.
Stai pianificando la tua riunione virtuale o di persona? Il team di produzione dal vivo di Vimeo può aiutare con guida e consulenza per renderlo un successo.