Nel mondo degli affari, più grande non sempre significa migliore. Eventi virtuali, webinar ed eventi ibridi su larga scala possono connettere centinaia o addirittura migliaia di persone in tutto il mondo, ma gli eventi su piccola scala possono comunque dare un grande vantaggio.
Ecco perché le organizzazioni stanno guardando a nuove opportunità con microeventi più piccoli e più mirati.
Sebbene i microeventi non siano necessariamente un nuovo concetto, hanno guadagnato più popolarità come un modo significativo per connettersi con i partecipanti all'evento. Questa guida ti aggiornerà sulla nuova tendenza dei micro eventi e su come possono avvantaggiare la tua attività.
Cosa sono i microeventi?
I microeventi sono in genere eventi virtuali su scala ridotta (sebbene possano essere anche offline, ne parleremo più avanti).
Tradizionalmente, i microeventi si riferivano a eventi online come webinar, eventi di networking, trasmissioni in diretta, sessioni di gioco dal vivo e altro ancora. Sono in contrasto con il vertice virtuale su larga scala o gli eventi di più giorni che attirano molti partecipanti e includono più sessioni, relatori o segmenti che si sommano a ore di contenuto dell'evento.
Microeventi ed eventi più grandi possono coesistere per aiutare le aziende a soddisfare esigenze diverse. L'hosting di microeventi può aiutarti a raggiungere un pubblico più mirato in un lasso di tempo più breve.
Pensa:eventi VIP, brevi eventi di networking, sessioni di pranzo e apprendimento e altro ancora. Le dimensioni più ridotte aiutano le organizzazioni a connettersi più facilmente con ogni partecipante.
La chiave per un micro evento di grande impatto è l'attenzione alla qualità rispetto alla quantità. Puoi scegliere manualmente l'elenco dei partecipanti, fornire un'esperienza dell'evento più curata e pianificare di sfruttare gli strumenti per incoraggiare un maggiore coinvolgimento e partecipazione dei partecipanti.
Analizziamo alcuni dei loro principali vantaggi.
1. Salute e sicurezza
Una delle cose più importanti che preoccupano gli organizzatori e gli organizzatori di eventi è la salute e la sicurezza.
Gli organizzatori hanno dovuto assicurarsi che le sedi degli eventi fisici abbiano spazio sufficiente per soddisfare le regole di distanziamento sociale in molti paesi e fornire attrezzature per l'igiene extra. Questo è in cima ai soliti requisiti H&S.
Tuttavia, con i micro eventi virtuali, c'è meno pressione per gli organizzatori di concentrarsi sui requisiti o sulle limitazioni dell'evento fisico. I microeventi di persona hanno anche una maggiore flessibilità in quanto gli organizzatori possono limitare il numero di partecipanti in base alla sede e agli standard di salute e sicurezza.
Ad esempio, un organizzatore può pianificare di ospitare un micro evento come un seminario su uno strumento o un problema specifico nel tuo settore — limita il numero di partecipanti — mantenendo l'evento breve e semplice.
2. Riduci i costi
Un altro ottimo motivo per organizzare micro eventi è che hanno un costo naturalmente inferiore. Secondo i dati di Statista, il budget medio per riunioni e convegni negli Stati Uniti è stato storicamente di oltre $ 1,2 milioni con un'esposizione o oltre $ 600.000 senza un'area espositiva.
Queste cifre si riferiscono alla pianificazione di eventi su larga scala. Con budget che superano mezzo milione di dollari per eventi con o senza mostre, è facile vedere l'attrattiva di ospitare micro eventi su piccola scala, in cui il prezzo diminuisce significativamente.
Diamo un'occhiata ad alcune spese medie del settore quando si tratta di eventi tradizionali in stile convention/conferenza secondo socialtables:
- Noleggio sede: $ 950– $ 1.250 all'ora
- Cibo e bevande: $ 125– $ 200 a persona
- Relatori e relatori: $ 4.500– $ 8.500 per un solido oratore
- Personale aggiuntivo: $ 12– $ 40 a persona
- Attrezzature audiovisive e personale: $ 1.100– $ 1.400 per le apparecchiature e $ 350– $ 450 al giorno per il personale A/V
Questi sono solo alcuni dei costi di base, quando sommi piccole cose come spese di viaggio, pubblicità, regali e gadget può diventare l'incubo di un budgeter (o contabile).
Con un micro evento, invece, puoi sfruttare meno personale, meno relatori, un evento virtuale o una piattaforma webinar, o assumere locali più piccoli che potrebbero non aver nemmeno bisogno di apparecchiature A/V a seconda dello stile dell'evento.
3. Qualità alla quantità
I grandi eventi annuali come fiere e conferenze (se fatti bene) hanno il fattore wow per attirare le persone indietro anno dopo anno. E se potessi ridimensionare quegli eventi e avere il fattore wow su base più regolare?
Ecco un'idea:se desideri organizzare una conferenza, prova a suddividere i contenuti in microeventi che tieni su base bisettimanale o mensile per un periodo di tempo limitato.
L'utilizzo di microeventi in questo modo aiuta in diversi modi:
- Le persone sono sempre impegnate, il 70% degli spettatori di eventi afferma che dovrebbe durare un'ora o meno. Gli eventi più brevi si rivolgono a più persone.
- Meno pressione per l'organizzazione tra relatori e presentazioni se i tuoi microeventi si concentrano solo su uno alla volta.
- Un'esperienza più personale per i partecipanti poiché possono scegliere di partecipare a un evento più piccolo senza impegnarsi in uno più lungo.
4. Sono fantastici online e offline
Quando si tratta di ospitare un micro evento, puoi farlo online, offline o un mix di entrambi (più avanti sull'esperienza dell'evento ibrido).
Durante la pandemia, probabilmente hai partecipato ad alcuni eventi online. Molti di questi eventi erano probabilmente micro eventi senza che tu ne fossi nemmeno a conoscenza! Ad esempio, ho partecipato a un micro evento ospitato da Clearscope.
L'evento è stato breve ma dolce, e ha approfondito come costruire un sito Web da 0 a 1 milione di visualizzazioni di pagina. Gli organizzatori dell'evento hanno sfruttato canali promozionali mirati, come un canale Slack, per trovare i partecipanti come illustrato di seguito:
Nota come, anche se è un evento breve, esiste una struttura pianificata con un solo relatore. L'evento si rivolge a un pubblico di nicchia di esperti di marketing interessati alla strategia dei contenuti SEO. Ho lasciato questo particolare webinar con grandi spunti e ispirazione per creare un sito tutto mio.
Con il lento allentamento delle restrizioni di Covid-19 (al momento in cui scriviamo), stiamo assistendo a un numero sempre maggiore di micro eventi di persona oltre a eventi virtuali mirati.
I microeventi possono avere un grande impatto con argomenti mirati, relatori solidi, una piccola promozione di eventi e coinvolgimento attivo.
5. Costruisci connessioni significative
Uno dei maggiori vantaggi dell'ospitare un micro evento è che è per natura più intimo della tua conferenza media. Questa intimità crea un ambiente in cui i tuoi partecipanti possono connettersi in modo significativo sia con te che con gli altri partecipanti.
Quando sei a un evento con una grande folla, è facile sentirsi persi o soli. Questo può essere il risultato di avere meno opportunità di interagire uno a uno con altre persone.
Con gli eventi virtuali in particolare, i piccoli raduni, gli eventi di networking e le tavole rotonde sono i tipi "più popolari", per buoni motivi.
- Gli eventi più piccoli offrono un senso di connessione. Dal momento che ci sono meno persone, è più probabile che tu possa rivolgerti personalmente e interagire con ciascuna di loro come individui invece di rivolgerti a una stanza piena di facce senza nome.
- Le persone sentono meno pressioni a parlare. Per esperienza personale, ho trovato piccoli eventi più favorevoli all'interazione. I partecipanti sono meno inclini alla "paura da palcoscenico" e si sentono liberi di parlare e fare domande. Queste esperienze sembrano più conversazioni.
- Sei più in grado di offrire un'esperienza . Gli esseri umani sono creature sociali e spesso proviamo un senso di realizzazione quando contribuiamo alla nostra comunità. Con i microeventi, sei più in grado di creare un ambiente o un'attività che coinvolga tutti.
Nel complesso, i microeventi ti aiutano a connetterti e a creare un senso di comunità tra i tuoi partecipanti, che è ciò che rende l'esperienza memorabile.
6. Migliora l'esperienza dell'evento ibrido
Esistono diversi modi per organizzare un evento ibrido. Ma oltre il 75% dei partecipanti trova dal vivo eventi di persona e ibridi preziosi, rispetto al 64% che trova preziosi eventi preregistrati.
Quando si tratta dell'esperienza ibrida dell'evento, è facile sbagliare l'equilibrio tra i partecipanti di persona e quelli online:se ci sono troppi partecipanti di persona, è probabile che l'esperienza dei partecipanti online ne risenta.
L'uso del modello di micro eventi può aiutare a correggere o mantenere l'equilibrio per questi eventi ibridi.
Ad esempio, una società di servizi finanziari potrebbe voler ospitare riunioni settimanali a tutto tondo con dirigenti senior che hanno elementi di eventi ibridi. Alcuni membri del personale potrebbero essere in ufficio di persona mentre altri possono guardare attraverso lo streaming live.
Le dimensioni di tutte le riunioni manuali possono variare, ma la flessibilità dello stile dei partecipanti significa che tutti hanno la possibilità di impegnarsi e interagire con il senior management.
7. Muoviti velocemente, rimani agile
L'ultimo motivo per cui dovresti prendere in considerazione l'utilizzo di microeventi è la loro capacità di aiutarti a muoverti rapidamente sulle tendenze del settore e mantenere agile il flusso di informazioni.
Con conferenze su larga scala, devi pianificare mesi (forse anche anni) in anticipo. E proprio come l'editoria di libri, quando arrivi all'evento, le informazioni sono vecchie notizie. Ciò può danneggiare la percezione della tua attività come "dietro".
Ad esempio, i briefing sul Covid-19 trasmessi nel corso del 2020, che hanno preso la cornice di un micro evento ricorrente, aiutano a facilitare il flusso di informazioni frenetico degli aggiornamenti sulla salute pubblica. Senza questi micro eventi quotidiani, molte persone sarebbero state all'oscuro delle informazioni chiave.
Quindi, quando c'è un cambiamento o una tendenza emergente nel tuo settore, invece di pianificare una conferenza completa sull'argomento, organizza un micro evento che li affronti immediatamente. In questo modo puoi superare i tuoi concorrenti e posizionare la tua azienda come leader di pensiero.
Pronto a ospitare un micro evento?
Speriamo che tu sia entusiasta del potenziale impatto che i microeventi possono avere sulla tua attività.
I microeventi aiutano gli organizzatori a rispettare gli standard di salute e sicurezza, ridurre al minimo i costi generali senza compromettere la qualità, facilitare connessioni di eventi più significative e contribuire a rendere la strategia dell'evento a prova di futuro.
Se sei curioso di ospitare i tuoi micro eventi virtuali, inizia a pianificare i tuoi contenuti, crea lo storyboard della tua sessione e traccia la partecipazione dei partecipanti con gli strumenti video e la piattaforma per eventi che possono aiutarti.