Una guida per i moderatori alle discussioni di gruppo

La maggior parte delle conferenze o dei convegni, dal vivo o virtuali, prevede almeno una sessione che coinvolge relatori esperti. Potresti esserti imbattuto in una tavola rotonda e non aver pensato molto alla pianificazione e alla produzione di uno.

Ma cosa succede se hai intenzione di condurre una tavola rotonda per la prima volta? Per gli organizzatori di eventi oi moderatori del panel, le discussioni del panel possono essere difficili da bilanciare. Devi considerare il mezzo, le domande del pubblico, come navigare in più punti di vista, il tutto mantenendo interessante la conversazione!

Questa guida ti aiuterà a capire di più sulle discussioni di gruppo (di persona o virtuali), suggerimenti per eseguirle con successo e su come pianificare e ospitare discussioni di gruppo virtuali.

Cos'è una tavola rotonda?

Le discussioni del panel di solito seguono la stessa struttura, indipendentemente dal settore o dall'evento:3-5 membri del panel che sono esperti in materia discutono argomenti nel loro campo di fronte ai membri del pubblico. È compito del moderatore guidare la discussione tra il pubblico, i relatori e tra gli altri relatori.

A seconda della formalità dell'evento, le domande del pubblico vengono prese direttamente dal pubblico dal vivo o curate in anticipo.

È importante notare che le discussioni del panel sono esattamente questo:discussioni. Non sono interviste 1:1 con individui, domande e risposte o serie di presentazioni PowerPoint.

Lo scopo principale di una grande tavola rotonda è condividere conoscenza e saggezza, ispirare un pensiero profondo e offrire spunti preziosi per il pubblico.

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5 suggerimenti rapidi per condurre una tavola rotonda di successo

All'inizio organizzare una tavola rotonda può essere un po' scoraggiante. Quindi in questa sezione parleremo di cinque suggerimenti rapidi che ti daranno un'ottima base. Questi suggerimenti sono importanti sia che tu stia organizzando un evento di persona o virtuale.

1. Determina lo scopo

Può essere facile pensare a una tavola rotonda come a un'attività aziendale facile e divertente, ma senza uno scopo reale può fallire. Idealmente, la discussione dovrebbe essere incentrata su un argomento specifico, ad esempio un problema nel tuo settore o dove le persone (o la tua azienda) possono apportare innovazioni in un'area specifica.

In effetti, il nostro recente sondaggio ha rilevato 64% e 63% dei partecipanti affermano che la qualità dei relatori e la pertinenza dei contenuti li spingono rispettivamente a iscriversi agli eventi.

2. Assicurati che il contenuto sia pertinente e interessante

In modo simile alla decisione del tuo scopo, da lì puoi determinare se il tuo argomento è rilevante e abbastanza interessante da giustificare una tavola rotonda. Se l'argomento è troppo superficiale o irrilevante per il tuo pubblico, rischi di esaurire i punti chiave e andare fuori tema, riducendo in definitiva il valore dell'evento.

Detto questo, la maggior parte delle discussioni di gruppo dura dai 60 ai 90 minuti. Quindi vale anche la pena assicurarsi di non scegliere un argomento troppo approfondito in cui i punti chiave potrebbero essere persi e si esaurisce il tempo di trasmissione.

3. Chiedi al moderatore e ai relatori di incontrarsi in anticipo

Se tu (come moderatore) incontri i tuoi relatori solo all'ultimo minuto (o viceversa), corri alcuni rischi che possono far deragliare la tua discussione.

I bravi moderatori conoscono abbastanza i loro relatori da non offenderli quando devono interrompere il loro punto di vista per andare avanti. Allo stesso modo, i relatori possono sentirsi abbastanza a proprio agio da rimbalzare sul moderatore e sugli altri relatori nella discussione.

È anche un'ottima opportunità per ottenere le biografie preferite dai relatori e le informazioni di follow-up.

4. Mantieni la discussione strutturata, ma rilassata

Molti eventi di parlare in pubblico iniziano con il pubblico e gli oratori che si sentono un po' tesi. Un ottimo modo per assicurarsi che la tensione non rimanga lì è fare prima una rapida chiacchierata al caminetto. Queste chat più informali possono aiutare a riscaldare il tuo pubblico alla tavola rotonda principale.

Ma non commettere errori, mentre tutti dovrebbero essere abbastanza rilassati da parlare, la discussione dovrebbe comunque essere strutturata. Un buon modo per fornire questa struttura è creare una presentazione webinar. La presentazione può contenere diapositive di domande specifiche del pubblico o punti chiave su cui discutere e spostarsi.

5. Interagisci con il pubblico, anche se stai curando le domande

Indipendentemente dalle dimensioni del tuo evento, mantenere il pubblico coinvolto è la priorità assoluta di una tavola rotonda:se non lo sono, perché farlo in primo luogo? Puoi interagire più facilmente con un pubblico più ristretto, ad esempio rispondendo a domande in tempo reale, ricevendo opinioni da loro e chiedendo informazioni sui loro risultati.

Con un pubblico più vasto, può essere più complicato. A seconda dell'argomento, potresti coinvolgerli in rapidi esperimenti, come il modo in cui Wendy MacNaughton ha fatto disegnare ai membri l'un l'altro senza guardare i loro fogli. Oppure potresti persino eseguire un quiz per rompere il ghiaccio o persino trovare lacune di conoscenza nel tuo pubblico.

Seguire questi suggerimenti ti aiuterà ad assicurarti che la tua tavola rotonda sia interessante e coinvolgente per il tuo pubblico, oltre a fornire spunti ricchi e preziosi sia per loro che per la tua azienda.

Cos'è una tavola rotonda virtuale?

Le idee principali di una tavola rotonda sono esattamente le stesse per le tavole rotonde virtuali. La differenza fondamentale è che un tipo è di persona mentre l'altro è online.

Una tavola rotonda virtuale è un evento online o un webinar composto da un moderatore, relatori e un pubblico che discutono collettivamente un argomento stimolante con l'obiettivo di lasciare l'evento ispirato e meglio informato.

Dato come la pandemia globale ha influenzato il modo in cui lavoriamo e comunichiamo, le tavole rotonde virtuali sono diventate ancora più popolari di prima.

Come pianificare e ospitare una tavola rotonda virtuale in 4 passaggi

In questa sezione parleremo della pianificazione di eventi virtuali, in questo caso una tavola rotonda. Tuttavia, dovresti considerare questi passaggi e suggerimenti come aggiunte ai punti in cui siamo già andati sopra (non c'è bisogno di ripetere le stesse informazioni!).

Ciò è particolarmente dovuto al fatto che le discussioni del panel virtuale presentano sfide uniche, come armeggi tecnologici, coinvolgimento del pubblico e mantenere viva la conversazione quando non hai un contatto visivo con loro. Con questo in mente, diamo ora un'occhiata a questi altri passaggi.

1. Scegli una piattaforma di hosting

Se hai un'ottima idea per una tavola rotonda virtuale, dovrai trovare un modo per ospitarla, altrimenti l'idea sarà morta nell'acqua.

Per aiutarti a determinare quale software scegliere, prova a rispondere alle seguenti domande:

• Hai in programma un pubblico molto ampio e ampio o un pubblico di nicchia più ristretto?
  
• Vorresti avere elementi interattivi nella tua discussione?
  
• Farai il paywall o accelererai in altro modo l'evento?

Rispondere a queste domande principali ti aiuterà a restringere le opzioni a tua disposizione. Ad esempio, se stai pianificando per un vasto pubblico, l'utilizzo di un software di videoconferenza come Zoom potrebbe rivelarsi un incubo per l'organizzazione (e la larghezza di banda), soprattutto se tutti gli spettatori utilizzano le loro videocamere.

Invece, potresti preferire l'utilizzo della piattaforma di eventi virtuali per gestire facilmente sia gli elementi di produzione che i relatori per creare una conversazione vivace. Potresti anche provare lo streaming live per una configurazione di produzione più complessa o se stai cercando di trasmettere in simultanea a canali come Facebook o YouTube Live dove il tuo pubblico può discutere e porre domande in diretta nei commenti.

2. Pianifica con largo anticipo

Potresti pensare che, data la quantità di pianificazione che può essere coinvolta negli eventi fisici, gli eventi online sarebbero molto più facili da organizzare. La verità è che hanno entrambi la stessa difficoltà, devi solo dirigere lo sforzo in modi diversi.

Ad esempio, quando si invitano relatori a un evento di persona, è meglio organizzare il loro trasporto (almeno per l'evento) — d'altra parte, se stai conducendo una tavola rotonda virtuale devi sapere se hanno il diritto attrezzature (nonché eventuali requisiti di accessibilità).

In generale, esistono alcune best practice comuni se ti stai chiedendo come pianificare una tavola rotonda virtuale oltre a trovare relatori e host:

Fai un elenco di requisiti tecnici. Ciò include sia software, come funzionalità di streaming live, sia hardware come telecamere, illuminazione e microfoni (e verifica se i membri del panel sono in grado di soddisfare questi requisiti).

Crea un flusso di eventi o ordine del giorno. Ovviamente creerai un'agenda o un flusso di eventi per tutte le discussioni del panel, ma per le discussioni del panel virtuale, dovrai anche capire come passerai da una parte all'altra dell'evento online e quanto tempo dedicherai per i relatori di parlare o rispondere alle domande.

Prepara i tuoi relatori . I tuoi relatori stanno guidando la discussione. Se sono eccitati, il tuo pubblico è entusiasta. Quindi assicurati di aver dedicato abbastanza tempo a preparare i relatori, fornire feedback e istruire quando necessario, in modo che siano sicuri e pronti per la telecamera per il palco virtuale.

Prepara alcune domande in anticipo. Alcuni segmenti di pubblico possono essere un po' timidi, quindi vale sempre la pena preparare alcune domande in anticipo con i relatori per evitare silenzi imbarazzanti.

Rispetta i fusi orari. Quando organizzi un orario per la tua tavola rotonda virtuale, assicurati di considerare i fusi orari sia dei tuoi relatori che del tuo pubblico.

Verifica tutto. È sempre consigliabile testare qualsiasi tecnologia in uso prima di trasmettere in diretta il tuo evento:59% è probabile che i partecipanti al webinar disattivino un evento in anticipo in caso di difficoltà tecniche.

Dopo aver pianificato le basi dell'organizzazione, è il momento di pensare a come ottimizzare l'esperienza del pubblico.

3. Ottimizza l'esperienza per i partecipanti

Un aspetto della pianificazione degli eventi che le persone spesso trascurano è il coinvolgimento del pubblico prima all'evento anche a partire. Quando inizi a pianificare per la prima volta, è tutto incentrato sull'argomento, su quali relatori includere, su come gestire l'evento, senza pensare al marketing.

Naturalmente, l'idea di una discussione interessante con grandi domande può essere sufficiente per indurre alcune persone a iscriversi, ma la maggior parte dovrà essere convinta.

Ad esempio, sarebbe un'ottima idea creare una landing page video che parli degli obiettivi della tavola rotonda e del valore che fornirà al pubblico.

Ma il marketing non finisce qui. Quando le persone si iscrivono all'evento, assicurati di acquisire la loro e-mail in modo da poter inviare loro una sequenza di e-mail che li precede. La tua sequenza di email può includere:

• Riflettori per altoparlanti (biografie approfondite)
• Dettagli dell'ordine del giorno
• Informazioni sull'invio di domande
• Annunciazione generale e promemoria sull'evento
• Crea e fornisci un collegamento a un gruppo Slack pre-evento per consentire ai partecipanti di collegarsi in anticipo

Anche al termine dell'evento, hai l'opportunità di fornire ancora più valore al tuo pubblico con sequenze di email di follow-up che possono includere:

• Un foglio da asporto (punti chiave discussi e concisi riassunti su cui è possibile twittare)
• Download gratuiti o guida alle risorse relativa all'argomento dell'evento
• Richiesta di feedback sull'evento

Quando si tratta di ottimizzare le discussioni dei panel virtuali, si vuole pensare a quale tipo di valore ottiene il pubblico dai panel di persona e come replicarli (o addirittura batterli) con i panel virtuali.

4. Coinvolgi il tuo pubblico virtuale

Con molte persone che lavorano da casa da oltre un anno (me compreso), la fatica di Zoom è un ostacolo che dovrai aiutare il tuo pubblico a superare. Quindi il nostro "passo" finale è una serie di suggerimenti per aiutarti a mantenere un pubblico virtuale coinvolto nella tua tavola rotonda.

Diversità dei relatori

Per cominciare, quando costruisci il tuo pannello assicurati di tenere a mente la diversità. Se tutti i tuoi relatori provengono dallo stesso background, farai fatica a ottenere una varietà di punti di vista, il che è un modo rapido per chiudere una discussione senza uscita.

Incoraggiate le domande del pubblico

Potresti essere stato in grado di elaborare un elenco di domande parlando con i relatori e ricevendone alcune dai partecipanti prima dell'evento. In tal caso, sapere che le domande inviate riceveranno risposta potrebbe tenere il richiedente in giro.

Tuttavia, se apri anche uno spazio per le domande dal vivo del pubblico, potresti trattenere coloro che non hanno avuto la possibilità di porre domande in anticipo.

Offri momenti di interattività

Ammettiamolo, a volte parlare può essere solo un po' noioso, specialmente quando il pubblico ha la possibilità di essere distratto a casa.

Per mantenere le persone attivamente coinvolte prova a utilizzare i sondaggi per valutare rapidamente le opinioni (cosa che puoi fare sulla maggior parte delle piattaforme di social media, anche se Twitter è probabilmente la scelta migliore).

Un'altra opzione è incoraggiare la discussione tra i membri del pubblico nella chat della piattaforma. Questo può essere utile se una particolare domanda o risposta ha ispirato molto dibattito ma il moderatore deve andare avanti.

Lasciali fare rete

Molti di noi l'hanno fatto:sono andati a un evento, hanno partecipato, parlato con un gruppo di nuove persone, ma si sono dimenticati di condividere effettivamente i dettagli di contatto (chi era di nuovo quel ragazzo?).

La fine della tavola rotonda vera e propria è un ottimo momento per offrire (o ricordare) ai membri del pubblico di fare rete tra loro. In Zoom, puoi farlo creando "stanze di lavoro" per gruppi più piccoli di membri per parlare tra loro (invece di bombardare la stanza principale con indirizzi e-mail).

In alternativa, puoi rimandarli al gruppo Slack che hai creato prima dell'evento.

Seguire questi suggerimenti prima, durante e dopo l'evento ti aiuterà a garantire che tutto vada liscio e che stai fornendo un valore reale al tuo pubblico.

Domande frequenti sulle discussioni del panel