Le aziende che fanno della condivisione delle conoscenze parte della loro cultura organizzativa hanno un netto vantaggio competitivo.
Gallup, la società di analisi e consulenza, osserva:"La gestione della conoscenza dovrebbe essere vista come una strategia aziendale chiave e dovrebbe ricevere lo stesso tempo e attenzione di qualsiasi altra iniziativa IT o delle risorse umane".
I vantaggi della condivisione delle conoscenze sono diffusi, da una maggiore agilità e innovazione a un maggiore coinvolgimento dei dipendenti. È anche uno dei modi migliori per garantire la continuità aziendale durante il normale ricambio del personale.
Ma il termine e persino la pratica stessa possono essere un po' opachi, il che rende difficile definire le priorità e implementare.
Quindi, tracciamo un quadro più chiaro di cosa sia esattamente la condivisione delle conoscenze, i vantaggi specifici e identifichiamo le opportunità per la tua organizzazione di iniziare a farlo proprio ora.
Cos'è la condivisione della conoscenza?
In poche parole, la condivisione della conoscenza è lo scambio di abilità, informazioni e competenze tra una rete o un gruppo di persone.
In questo contesto, esistono due tipi di conoscenza:conoscenza esplicita e conoscenza tacita.
La conoscenza esplicita è quella che può essere facilmente registrata, codificata, articolata e accessibile. Spesso sono cose che possono essere contenute in documentazione, manuali, tutorial o video dimostrativi.
La conoscenza tacita, che è complementare alla forma esplicita, è la saggezza, l'esperienza, l'intuizione e l'intuizione che costruiscono il contesto attorno alla conoscenza esplicita. Chi ha una tacita conoscenza sa perché una particolare pratica è fondamentale per un'azienda o come è stata presa una serie di decisioni.
Il modo più semplice per condividere la conoscenza
Non importa se stai cercando di condividere conoscenze esplicite o tacite, può sembrare un compito difficile.
In che modo un'organizzazione rende le informazioni critiche facilmente accessibili a tutti senza spendere una quantità esorbitante di tempo o denaro?
La risposta è creare una cultura di condivisione della conoscenza.
Le organizzazioni dovrebbero incoraggiare i dipendenti a condividere le proprie conoscenze e fornire strumenti che lo rendano facile.
La cosa bella è che non è necessario implementare un intero sistema di gestione della conoscenza per iniziare. Alcuni semplici strumenti di cattura dello schermo o di registrazione dello schermo come TechSmith Snagit e Camtasia sono più che sufficienti.
Strumenti come Snagit e Camtasia aiutano i dipendenti a creare sussidi di lavoro, screencast, tutorial e altri contenuti informativi. Archivia e condividi queste risorse in una knowledge base, in una intranet aziendale o anche in semplici spazi di collaborazione come Google Docs per un accesso facile e veloce.
La chiave è fornire gli strumenti e la spinta all'incoraggiamento.
Tre motivi per iniziare subito a condividere le conoscenze
Quando la conoscenza fluisce facilmente in un'organizzazione, numerosi aspetti dell'azienda prosperano.
Ecco tre modi in cui la condivisione delle conoscenze ha dimostrato di avvantaggiare le organizzazioni.
1. Aumenta il ROI di strumenti software e altri investimenti aziendali
Nella loro spesa per lo stato della tecnologia del 2020, Flexera, un fornitore di gestione IT, ha scoperto che l'azienda media spende quasi il dieci percento delle sue entrate in risorse IT. Le società finanziarie, di servizi cloud e di software spendono al di sopra della media con le società di software, spendendo in media quasi il 25% delle loro entrate in risorse IT.
Massimizzare il ROI di questi investimenti è fondamentale.
Il modo migliore per farlo?
Incoraggiare la condivisione delle conoscenze. Ciò contribuirà a garantire che il maggior numero possibile di dipendenti comprenda lo scopo degli strumenti e come utilizzarli.
Sostituisci le persone con esperienza o interesse con nuovi software o tecnologie per creare alcuni screencast che dimostrino gli elementi chiave. Condividere video e rendere disponibili altre risorse è un modo semplice per creare una semplice base di conoscenza.
Il risultato ideale è che l'esperienza fluisca liberamente all'interno dell'organizzazione, massimizzando il ROI della tua spesa tecnologica.
2. Facilita le sfide associate al turnover dei dipendenti e alla "fuga di cervelli"
Una delle maggiori minacce all'efficienza di un'azienda è il ricambio di conoscenze e talenti.
Anche in questo caso, Gallup fornisce informazioni, osservando che attualmente o vedremo presto un grande esodo di dipendenti quando la generazione del baby boom raggiunge l'età pensionabile e lascia la forza lavoro.
Ma non è solo la transizione generazionale che le organizzazioni devono attraversare.
La forza lavoro odierna è transitoria con una permanenza media di un dipendente di circa 4,2 anni e molti dipendenti sono perennemente aperti a nuove opportunità.
Le aziende possono creare "livelli di conoscenza" facendo in modo che dipendenti veterani registrino le loro conoscenze collettive in screencast, istruzioni, sussidi di lavoro e altra documentazione. Metti queste risorse a disposizione di altri dipendenti e puoi facilmente colmare una lacuna di competenze nel caso se ne presentasse.
L'implementazione anche di un sistema di condivisione delle conoscenze vago può prevenire la perdita di informazioni ed esperienze chiave quando i dipendenti ad alte prestazioni o di lunga durata escono.
3. Supportare lo sviluppo, la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti
Il rapporto 2021 sull'apprendimento sul posto di lavoro di LinkedIn Learning ha rilevato che le aziende che offrono opportunità di crescita e mobilità hanno maggiori probabilità di trattenere i dipendenti per un periodo di tempo più lungo.
Infatti, "Secondo i dati di LinkedIn, i dipendenti delle aziende con un'elevata mobilità interna rimangono quasi due volte più a lungo di quelli che non lo fanno".
In altre parole, le persone vogliono lavorare in un luogo in cui hanno opportunità di crescere, affrontare nuove sfide e avanzare nella propria carriera. Acquisire nuove competenze imparando sul lavoro e sul posto di lavoro è uno dei modi principali in cui le persone lo fanno.
I programmi di formazione formale svolgono un ruolo importante in questo caso, ma anche la condivisione delle conoscenze quotidiana e informale può avere un grande impatto.
Promuovere un ambiente collaborativo che incoraggi e faciliti un'efficace condivisione delle conoscenze sarà un enorme impulso allo sviluppo e alla fidelizzazione dei dipendenti.
Tre opportunità di condivisione delle conoscenze in ogni organizzazione
Ci sono opportunità di condivisione delle conoscenze che sono uniche per alcune organizzazioni e settori, ma molte sono coerenti ovunque tu vada. Ecco tre opportunità disponibili per tutte le organizzazioni.
1. Contenuti di introduzione e formazione
Inizia la condivisione delle conoscenze fin dall'inizio collegandole a contenuti di formazione e onboarding per i nuovi assunti.
Convoca un gruppo di dipendenti veterani per identificare le opportunità iniziali di condivisione delle conoscenze. Quindi, chiedi ai membri di questo gruppo di creare risorse che possono insegnare ai nuovi assunti su norme, sistemi, processi e pratiche aziendali.
Usa queste risorse per fornire ai nuovi dipendenti un corso di apprendimento curato nei loro primi giorni di lavoro. Apprezzeranno il supporto e la tua organizzazione trarrà vantaggio dai tempi rapidi per la produttività.
2. Implementazioni di software e sistemi
Le organizzazioni aggiungono, aggiornano o sostituiscono continuamente tecnologia e sistemi. Queste transizioni possono creare periodi di inefficienza.
Quando si implementa una nuova tecnologia o si esegue un aggiornamento importante, adescare la pompa con contenuti di supporto. Crea screencast, istruzioni e altra documentazione per aiutare i dipendenti a sentirsi a proprio agio. Argomenti come la configurazione dell'account e come utilizzare le nuove funzionalità sono ottimi punti di partenza, ma ce ne saranno molti altri a seconda della situazione.
Spesso, la creazione di materiali di supporto per le implementazioni tecnologiche può essere un lavoro di squadra e non è necessario toccare persone che sono già esperte per creare risorse.
Riunisci un gruppo di parti interessate e incarica ciascuno di apprendere o comprendere un particolare elemento del nuovo sistema. Possono quindi creare i materiali di supporto per l'area assegnata.
Un approccio distribuito e attivo alla condivisione della conoscenza, come quello spiegato qui, è l'ideale.
3. Supporto informatico e tecnico (interno e rivolto al cliente)
I team di supporto tecnico e IT sono costantemente sopraffatti.
Internamente, supportano un'ampia gamma di tecnologie che fanno funzionare il business.
Esternamente, garantiscono che i tuoi clienti rimangano felici e soddisfatti risolvendo i problemi il più rapidamente possibile.
Trovare modi per gestire e persino alleggerire questo pesante carico di lavoro è fondamentale. Naturalmente, la condivisione delle conoscenze è un modo ideale per farlo.
La maggior parte dei team IT e di supporto incontra alcune domande più spesso di altre. Per molte di queste domande, un semplice video o un documento di istruzioni può fornire una risposta semplice.
Fornisci ai tuoi team IT e di supporto semplici strumenti di acquisizione delle conoscenze. Quindi, offri tempo e incoraggiamento per creare e condividere risorse che rispondano a queste domande di supporto comuni.
Una volta che le risorse esistono, possono essere utilizzate per rispondere alle richieste pertinenti, fornendo una scorciatoia che fa risparmiare tempo regolarmente.
Due grandi motivi per appoggiarsi alla condivisione delle conoscenze
Ho due motivi finali per cui ogni organizzazione dovrebbe fare della condivisione delle conoscenze una priorità.
Primo, nella società odierna la condivisione della conoscenza è un luogo comune. Innumerevoli corsi online, canali YouTube e account di social media dedicati all'insegnamento di nuove abilità e conoscenze. Molti dei tuoi dipendenti si impegnano regolarmente in questo ecosistema, anche se su argomenti di loro interesse.
In secondo luogo, i vantaggi della condivisione delle conoscenze aumentano rapidamente.
Aiuta l'efficienza in tutta l'azienda. Quando i nuovi dipendenti si aggiornano più velocemente, i veterani dedicano meno tempo alla formazione e alle risposte alle domande.
Inoltre, i dipendenti sono più disposti a lavorare su cose nuove e stimolanti quando sanno che la conoscenza e le informazioni sono accessibili. Di conseguenza, le aziende che condividono la conoscenza diventano più innovative.
Il potere della condivisione della conoscenza è diffuso, pervasivo e facile da iniziare. Cosa stai aspettando?
Che cos'è la condivisione delle conoscenze sul posto di lavoro?In poche parole, la condivisione delle conoscenze è lo scambio di abilità, informazioni e competenze tra una rete o un gruppo di persone.
Qual è l'importanza della condivisione delle conoscenze?La condivisione della conoscenza è una pratica fondamentale per le organizzazioni di oggi. I suoi vantaggi sono diffusi, poiché aiuta i dipendenti a tutti i livelli a essere più produttivi, assicura che le conoscenze critiche non lascino l'organizzazione e aiuta le aziende a sviluppare e trattenere i talenti.
Come condividi le conoscenze sul posto di lavoro?Ci sono molti modi per condividere le conoscenze sul posto di lavoro. Uno dei più semplici è utilizzare gli strumenti di cattura dello schermo o di registrazione dello schermo per creare screencast, video e altre risorse che documentano conoscenze, processi e informazioni chiave. Queste risorse possono quindi essere accessibili su richiesta dai dipendenti quando ne hanno bisogno.