Prima di poter aumentare le tue operazioni come libero professionista, ci sono una serie di cose che devono accadere. Se vuoi gestire con successo progetti più grandi o più complessi, creare un team più grande che ti aiuti a realizzare i risultati è solo l'inizio.
Per effettuare questa transizione, dovrai rivedere completamente il modo in cui comunichi e organizzi la tua attività. Ti stai diplomando da solista e ti stai assumendo le responsabilità di un project manager a tutti gli effetti.
Mi sono trovata in questa posizione nel 2015. Dopo anni di live action e video di animazione freelance, ho deciso di reclutare il mio personale che ha aumentato il numero di progetti che stavo bilanciando alla volta.
Con più larghezza di banda arrivavano più progetti e la pressione per consegnare era aumentata. È un ruolo gratificante, ma passare a un project manager può essere estremamente complicato. Ecco alcune strategie che ti aiuteranno a essere preparato.
Programma riunioni di panoramica del progetto
Il primo ordine del giorno è impostare una riunione settimanale di panoramica con il tuo team. Gestire 6-10 progetti contemporaneamente è sostenibile solo se hai un'idea chiara di tutti i pezzi in movimento. Come libero professionista, hai sviluppato un talento per gestire le cose da solo, ma quando hai a che fare con un numero così elevato di progetti ti aiuterà ad avere diversi set di occhi organizzati. Entra in contatto regolarmente con il tuo team per discutere i dettagli, gli obiettivi e gli ostacoli di tutti i progetti in corso.
Quando si gestiscono più progetti video contemporaneamente, il primo ordine del giorno è impostare una riunione settimanale di panoramica con il proprio team.
Ecco alcuni punti da considerare per ogni incarico:
- Qual è lo stato attuale del progetto?
- Quando il cliente ci ha ascoltato l'ultima volta?
- C'è qualcosa che ci tiene bloccati?
- Quando è la scadenza?
- Quali sono gli elementi di azione?
Prendersi il tempo necessario per spulciare i progetti manterrà la tua squadra nel segno e preverrà errori. Assicurati di essere coerente con queste riunioni operative ogni settimana. Essere così orientato ai dettagli ti farà risparmiare un sacco di inutili grattacapi.
Incoraggia anche la tua azienda a mantenere una comunicazione costante rispetto ai progetti che stai destreggiando. È un processo che richiede tempo, ma la pianificazione di riunioni efficaci è la base di un team funzionale.
Comprendi i tuoi costi
I liberi professionisti generalmente applicano una tariffa che compenserà il loro costo della vita. Una volta venduto un progetto, i clienti pagheranno una commissione di $ 30- $ 70 l'ora per il lavoro . Questa è una sana fonte di reddito, ma sei limitato da ciò che hai il tempo per realizzare. Se desideri aumentare il tuo stipendio annuale e delegare una parte del lavoro, dovrai tracciare un modello di entrate e costi ben fondato.
Ci sono cinque numeri che devono essere stimati per andare avanti:
- Entrate totali:quanti progetti totali e con quale budget venderai quest'anno?
- Costo per creare video:delle entrate totali, se non facessi nessuna parte del lavoro, quanto ti costerebbe pagare gli altri per fare il lavoro?
- Altre spese (spazio di lavoro, software, strumenti)
- Il tuo stipendio
- Utile netto
Sapere questo ti consentirà di guadagnare stipendi rispettabili senza gestire tutto il lavoro video da solo.
Ecco un esempio di modello di costo che potresti seguire se fossi in grado di vendere $ 250.000 all'anno.
Il "Costo per creare video" è la parte più importante della rottura. In questo modello, paghereste ai vostri liberi professionisti il 40% delle entrate totali del progetto per completare il lavoro. Con un lavoro da $ 10.000, otterrebbero $ 4000. Affidarsi a questo modello finanziario è la pietra angolare per poter far crescere una squadra.
Per fare in modo che funzioni, vuoi trovare gruppi di persone che possono fare bene il lavoro ma non devono essere fatturati a un premio. Trova un gruppo di liberi professionisti che sono felici di lavorare a $ 25 - $ 45 dollari l'ora.
L'idea è quella di assumere qualcuno a cui piaccia lavorare con una tariffa oraria standard e non stia cercando di riempirti le scarpe. Non lasciare che questo prezzo stabilisca basse aspettative per il talento. Le persone che soddisfano questo criterio aderiscono semplicemente a una filosofia di vita lavorativa diversa dalla tua.
Costruire una rete di persone che fanno pagare $ 30 l'ora ti consentirà di pagare loro il 40% del totale senza che si sentano compromesse.
Se ti stai muovendo nella direzione di vendere $ 20.000 al mese in progetti, inizia a costruire le tue quotazioni attorno al modello di pagare un freelance il 40% del progetto fa il lavoro, mentre tu gestisci il progetto. Provalo un paio di volte e dimostra a te stesso che funziona, ti piace e il cliente adora il prodotto finale.
Crea un calendario
Tutti i progetti devono essere venduti tenendo conto delle scadenze appropriate. Se vendi in eccesso un libero professionista, potresti rischiare di essere in grado di realizzare il tuo modello di costo del 40%. Questo ti espone a un enorme rischio finanziario se devi pagare più del dovuto.
Tieni un calendario delle risorse che mostri a quali progetti stanno già lavorando i tuoi freelance per evitare che vengano prenotati due volte. Ciò ti consentirà di sapere quando è necessario portare più risorse video. È un approccio utile quando diversi clienti chiedono video nelle stesse date.
Tieni un calendario delle risorse che mostri a quali progetti stanno già lavorando i tuoi freelance. Questo ti aiuterà a prevenire la doppia prenotazione.
Cerca di concederti un po' di respiro durante la vendita e la pianificazione. Se il cliente richiede una scadenza troppo vicina a un altro progetto, offrigli un incentivo per anticiparla di una settimana o acquista furtivamente un giorno o due in più in una data pietra miliare o di consegna.
Un altro grande vantaggio di un calendario delle risorse è avere un'idea di cosa sta lavorando ogni membro del team. Vuoi evitare di affidare un grosso compito a qualcuno che ha già le mani occupate con più progetti. È meglio trovare un'altra risorsa che bruciare i membri del tuo team che sono fondamentali per il progresso della tua attività.
Inizia a padroneggiare l'email
La comunicazione e-mail è la base delle operazioni per un project manager. Assumere più clienti ti richiederà di gestire un volume di e-mail maggiore di quello a cui probabilmente sei abituato e gestire questo aumento è fondamentale. Se non riesci a tornare dalle persone o perdi le tracce delle conversazioni, inizierà a interferire con la tua capacità di soddisfare con successo la domanda. Ho scoperto che la chiave per padroneggiare la posta elettronica è trattare la posta in arrivo come una lista di cose da fare ogni giorno.
Ogni e-mail che ricevi richiede una linea d'azione. Il passaggio successivo è completare l'azione e ordinare l'e-mail in una delle tre cartelle create utilizzando la funzione cartella di Gmail. Trascinare le conversazioni completate nella cartella appropriata ti aiuterà a rimanere organizzato e a svuotare la posta in arrivo.
Crea le seguenti cartelle:
- Progetti aperti
- Nuove opportunità
- Fatto
I thread relativi ai progetti in corso devono essere trascinati in Open Progetti. Fare clic su quella cartella per visualizzare tutte le comunicazioni correnti. I progetti nuovi o non finalizzati devono essere inseriti in Nuove opportunità . I thread o il cestino completati devono essere inseriti in Fine . Rendi il tuo obiettivo ogni giorno completare tutti gli elementi di azione e-mail e ordinarli in cartelle. Quando hai finito, usa quel tempo per lavorare per spostare le cose in altre aree della tua attività.
L'utilizzo di questa strategia di posta elettronica semplifica la comunicazione con i clienti e ti consente di determinare rapidamente se hai completato o meno tutte le azioni richieste per la giornata.
Alza il telefono
Incoraggia una comunicazione tempestiva ed efficace attraverso punti di contatto telefonici costanti. I liberi professionisti sono spesso molto lontani dall'urgenza professionale del mondo aziendale. Contrastare questo problema con telefonate regolari li aiuterà a mantenerli più responsabili.
Parlare al telefono non consente alle persone di aspettare un'ora prima di rispondere a una domanda come fa la posta elettronica. Mantenere una linea di comunicazione diretta è fondamentale quando stai cercando di rispettare le scadenze.
Vuoi un team di persone che sono brave a rispondere al telefono. Le persone con cui puoi metterti in contatto rapidamente faranno un'enorme differenza mentre stai cercando di soddisfare le richieste dei clienti. L'e-mail da sola non sarà sufficiente per gestire un gran numero di progetti. Usa il telefono per effettuare il check-in tutti i giorni.
Un tocco al giorno
Avere un punto di contatto al giorno è una strategia di gestione del progetto che puoi eseguire subito per ottenere risultati immediati. Prenditi il tempo necessario per controllare ogni singolo progetto che gestisci e completare almeno un'azione al giorno che lo porterà avanti. È una pratica semplice, ma questo piccolo dettaglio può fare una grande differenza quando stai cercando di tenere traccia di più progetti.
Un sistema organizzato, riunioni coerenti e stime dei costi realistiche lavoreranno tutti insieme per rendere possibile la tua scalabilità verso l'alto. Man mano che impari a guidare in modo efficace una squadra e a gestire un volume elevato, svilupperai un forte senso di ciò in cui puoi impegnarti e di come sopportarlo.
Trovare il tuo project manager interiore richiederà che tu sia organizzato e veloce in piedi. Con il giusto piano di gioco, puoi raggiungere i tuoi obiettivi di profitto e la mentalità necessaria per sostenerli.
Informazioni sull'autore: Mike Clum è il CEO di Clum Creative, una società di produzione video con sede a Cleveland, Ohio, al servizio di esperti di marketing e imprenditori di tutto il mondo.