Per molti di noi nella post-produzione, non siamo solo responsabili di essere creativi, ma anche di gestire le nostre piccole imprese. Che ciò significhi che siete solo tu e i tuoi clienti, o tu e un paio di dipendenti, gestire in modo efficace il lato commerciale delle cose è sempre un compito arduo.
Non ho problemi a prendere 40 ore di riprese e esaminarle attentamente per creare una narrazione forte di 3 minuti per un cliente, ma quando ho iniziato per la prima volta il mio viaggio verso il lavoro quotidiano con i clienti, ho faticato a capire come tenere traccia del mio tempo, pianificare le email di follow-up e risolvere alcune delle inevitabili esigenze tecniche che sarebbero emerse in seguito.
Di seguito condividerò con te alcuni suggerimenti e trucchi per gestire la tua piccola attività di post-produzione in modo efficace, remoto ed economicamente vantaggioso.
Sei responsabile di due componenti chiave di un progetto. Il supporto per quel progetto e il file di progetto che è la chiave per sbloccarlo.
Assicurati di avere dei backup
La prima regola per i file multimediali e di progetto è assicurarsi di disporre di backup di tutto. Per me, questo significa una delle due cose, ed ecco come lo spiego.
Per progetti più piccoli in cui il contenuto multimediale è relativamente minimo, con un valore di materiale inferiore a 500-700 GB, manterrò il supporto sul mio disco rigido interno e utilizzerò un servizio come Dropbox, Google Drive o Box per sincronizzare il supporto con una destinazione cloud. Inoltre, conserverò il file di progetto per quel progetto con i media, di cui verrà eseguito anche il backup nella mia destinazione cloud.
Tieni presente che sto parlando di disco rigido interno perché il mio iMac ha un grande SSD da 8 TB con molto spazio per un account Dropbox di grandi dimensioni, ma potresti utilizzare un RAID esterno o un SSD NVME esterno come Dropbox principale o posizione di archiviazione cloud, e va bene anche in questo esempio.
Backup di progetti più grandi
Per progetti più grandi in cui il supporto è molto più grande e non si adatta facilmente al mio disco rigido interno, lo terrò su dischi rigidi esterni che appartengono al progetto o al cliente. I file di progetto, tuttavia, rimarranno in una cartella che si sincronizza con il mio servizio di archiviazione cloud. Questo metodo semplifica il monitoraggio dei progetti dei clienti mentre risiedono su un disco rigido che appartiene specificamente a quel singolo progetto o a quel singolo cliente.
Parliamo un secondo del cloud storage. Altri articoli potrebbero approfondire i dettagli confrontando i servizi di archiviazione cloud, quindi non approfondirò l'argomento qui. Personalmente utilizzo Dropbox perché il loro prezzo mensile per un account illimitato è un costo accettabile e perché trovo che molti dei miei collaboratori siano già utenti Dropbox. Inoltre, gli account Dropbox illimitati prevedono tre postazioni, il che significa che posso invitare o rimuovere altri due collaboratori per condividere nel mio team Dropbox secondo necessità senza aumentare i costi.
La cosa più importante qui è che è necessario eseguire il backup dei file di progetto in un luogo in cui possano essere sicuri e ripristinati in caso di perdita accidentale. Dropbox dispone di una funzione di riavvolgimento delle cartelle e di conservazione dei file eliminati per 180 giorni che possono essere ripristinati.
Condivisione di contenuti multimediali con i collaboratori
La logica per conservare i file di progetto in una cartella di archiviazione cloud è che tale cartella può essere condivisa con i collaboratori secondo necessità. Potresti averlo visto utilizzando qualcosa come LucidLink, ma funziona altrettanto bene anche su Dropbox o altri servizi di archiviazione cloud.
Quando progetti la tua attività di post-produzione, pensa a come puoi lavorare con i collaboratori in modo rapido e semplice. Se sei attento ai costi, scegli un sistema che non ti penalizzi per utenti aggiuntivi o dati aggiuntivi. Per me questo è Dropbox. Posso aggiungere due nuovi membri del team al mio account in qualsiasi momento senza penalità di costo e, se desidero fornire l'accesso a più collaboratori contemporaneamente, posso creare un nuovo indirizzo email sul mio account aziendale e attivarlo come uno dei miei utenti Dropbox. In questo modo chiunque a cui fornisco le credenziali per quell'e-mail può accedere alla cartella Dropbox.
Vado più in dettaglio su come utilizzo Dropbox in questo articolo (articolo futuro non ancora pubblicato, forse aggiorneremo questo articolo con un collegamento ipertestuale in futuro).
Organizzazione del progetto
Potresti avere il tuo sistema di piegatura e sottocartelle, inventando modi per nominare i tuoi progetti e nomi in codice da dare ai tuoi clienti. Per quanto mi riguarda, lo mantengo il più semplice possibile. Utilizzo AA-MM come codice di riferimento per tutti i progetti, questo li mantiene organizzati cronologicamente ma non eccessivamente ponderati.
Una nota sull'utilizzo delle date nella tua organizzazione:desideri utilizzare un formato che inizi con l'anno, seguito dal mese e quindi dal giorno. Quindi verrebbe letto come AA-MM-GG. La ragione di ciò è che se svolgi un lavoro che dura diversi anni, tutte le volte in cui hai iniziato un lavoro nel mese di maggio verranno ordinate insieme nonostante l'anno in cui sono state prodotte.
Questo metodo semplifica inoltre l'ordinamento rapido e semplice dei progetti più vecchi nelle cartelle di conservazione a freddo.
Accesso remoto
Quando gestisci un'attività di post-produzione, sai che il lavoro non si ferma mai, anche se decidi di prenderti del tempo lontano dalla scrivania. Naturalmente, dovresti assicurarti di concederti molto riposo e tempo libero, ma dovresti anche rendere possibile l’accesso remoto alla tua macchina se necessario. Poiché lavoro in un ufficio lontano da casa, spesso accedo al computer in remoto per prendere un file che ho dimenticato o configurare un rendering che non posso configurare da casa.
Esistono diversi percorsi da percorrere quando si considera l'accesso remoto. Personalmente, non ho intenzione di “lavorare da remoto” veramente. Considero l'accesso remoto come uno strumento necessario per assicurarmi di poter accedere ai file di cui potrei aver bisogno da lontano, ma non ho intenzione di apportare alcuna modifica effettiva da remoto. Lo strumento perfetto per me, in questo caso, è Chrome Remote Desktop. Non solo è gratuito, ma poiché sono già un utente Google e Chrome, si interfaccia perfettamente con il mio spazio di lavoro esistente.
In passato ho utilizzato TeamViewer. Mi è piaciuto, ma il prezzo dell'abbonamento è troppo alto per come intendo utilizzarlo.
Comunicazione
Nel mondo della post-produzione, la comunicazione è fondamentale. Dovrai comunicare con i collaboratori, con i membri del team su un progetto su cui lavori e con clienti e fornitori esterni. Ciò significa tantissimi strumenti di comunicazione. Ho trovato alcuni suggerimenti efficaci per la comunicazione.
Se non hai sentito parlare di Superhuman, è ora di dargli un'occhiata. L'ho provato e sono rimasto molto colpito. Alla fine ho finito per non continuare con l'abbonamento perché sentivo che il tempo guadagnato non valeva il costo che stavo pagando e, come sostenitore del concetto Inbox Zero, non ho necessariamente bisogno di un servizio che mi aiuti con la mia posta elettronica. Detto questo, conosco diverse persone che ne hanno bisogno.
Non importa cosa fai per la posta elettronica, una cosa è fondamentale. Utilizza un unico indirizzo email oppure, se non hai altra scelta che utilizzare più indirizzi email, assicurati che vivano tutti in un'unica piattaforma, che si tratti di Mail, Outlook, Superhuman o qualcosa di simile.
Chatta
Sfortunatamente, le app di chat sono state la sfida più grande da superare per me. Al momento devo tenere d'occhio Slack, Discord, Facebook Messenger, Whatsapp e GChat. Si tratta semplicemente di troppe app di chat a cui prestare attenzione e finora non ho trovato una soluzione semplice per riunire tutte queste chat in un unico posto.
Con questo in mente, se prevedi di utilizzare la chat per parlare con clienti, fornitori o collaboratori, consiglio vivamente Discord come soluzione migliore. Ha tutte le stesse funzionalità di Slack senza il complesso processo di accesso. Ero un utente irriducibile di Slack, ma mi sono lentamente spostato verso Discord e spero di migrare alla fine tutti i miei canali Slack nei canali Discord nel tempo.
Telefono
Se sei un utente Mac e iPhone, assicurati di utilizzare le chiamate Wi-Fi e FaceTime Audio sul tuo computer. Ogni volta che hai bisogno di effettuare telefonate, puoi farle direttamente dal tuo computer invece di dover utilizzare il tuo dispositivo mobile. Ciò aiuta a ridurre le facili distrazioni mobili come Instagram o TikTok che comportano lo scorrimento infinito.
Videoconferenza
Infine, probabilmente avrai bisogno di una videoconferenza. Zoom è lo strumento principale per questo ed è davvero fantastico. Ho dovuto utilizzare Google Meet in diverse occasioni e ho trovato la qualità video carente e la facilità d'uso difficile.
Se utilizzi Zoom solo per videoconferenze individuali, non è necessario un abbonamento. Un trucco che ho per gli utenti Zoom è configurare una stanza Zoom sempre aperta utilizzando il tuo collegamento personale e preimpostare le impostazioni per avere sempre abilitata la condivisione dello schermo.
Conservo sempre una copia del mio collegamento Zoom su un blocco note sul mio computer in modo da poter inserire rapidamente il collegamento in una chat e chiedere ai collaboratori di partecipare immediatamente a una chiamata con me.
Se utilizzi Slack o Discord, non esitare a utilizzare anche la loro straordinaria funzionalità di chat video integrata. Non hai sempre bisogno di un'altra applicazione, semplifica quando possibile.
Crea un sistema organizzativo
Se l'e-mail, l'accesso al computer, i contenuti multimediali e i file di progetto non sono sufficienti a cui prestare attenzione, dovresti anche pensare a una sorta di sistema organizzativo che ti aiuti a tenere traccia del lavoro che devi svolgere.
Fortunatamente, sul mercato non mancano le fantastiche app, la maggior parte delle quali può essere utilizzata gratuitamente. Utilizzo una combinazione di tre cose per tenere traccia di tutto il mio lavoro, ed è un po’ poco ortodosso. Per tenere traccia dei progetti, prevedere i costi e tenere sotto controllo ciò che devo fare quando utilizzo Airtable. Ho impostato una tabella che tiene traccia delle offerte che ho presentato per lavoro, dei progetti in rotazione attiva e dei progetti completati e completati. Airtable è veloce, facile da usare e rapidamente ricercabile.
Quaderni digitali
Per prendere appunti utilizzo Sublime. Questa è forse una delle scelte meno ortodosse in quanto ci sono tantissime fantastiche app per prendere appunti come Notion. Tuttavia, mi piace che le cose siano il più semplici possibile e Sublime raggiunge questo obiettivo per me. Mantengo Sublime sempre aperto e ridotto a icona e, in un attimo, mi basta accedere al software, premere il tasto di scelta rapida per una nuova pagina e iniziare a digitare. Nessuna confusione, nessun titolo, nessun ritardo di alcun tipo, basta semplicemente digitare. Per me, questo funziona in modo rapido ed efficace. Gli appunti che prendo in Sublime vengono solitamente successivamente copiati nella cella appropriata di Airtable che si connette a quel client o progetto per custodia.
Infine, utilizzo QuickBooks Online per la fatturazione e la contabilità. È improbabile che troverai un software di fatturazione completamente gratuito. Ho lavorato con Bill.com insieme a Wave e personalmente trovo che QuickBooks Online sia il migliore del gruppo. L'unica cosa con cui ho problemi è il loro modello di fattura, che ritengo non offra una personalizzazione sufficiente per creare e inviare fatture dall'aspetto moderno.
QuickBooks Online, proprio come la maggior parte dei software di contabilità, può aiutarti a eseguire i tuoi rapporti P&L, prevedere per il futuro e tenere traccia di quanti soldi stai fatturando, chi ti deve cosa e quando e può persino accettare pagamenti ACH e con carta di credito. Inoltre, QuickBooks Online dispone di un nuovissimo strumento di monitoraggio del tempo se desideri monitorare con precisione il tuo tempo.
Semplifica i tuoi flussi di lavoro
Può sembrare molto, ma in realtà questo è uno degli articoli più lunghi che ho scritto per OWC. Ma in realtà, gestire un’azienda, non importa quanto piccola, è un compito arduo. Il consiglio più importante che posso offrire a chiunque abbia difficoltà a capire i dettagli della gestione della propria società di post-produzione è quello di semplificare tutto ciò che si sta facendo.
Quando ho iniziato, utilizzavo tutti i tipi di fogli di calcolo, diversi strumenti di monitoraggio del tempo, gestivo male il mio Dropbox e le cartelle dei clienti e in generale mi rendevo la vita più difficile. È stato solo quando ho semplificato il mio sistema che mi sono ritrovato a risparmiare tempo durante il giorno. E alla fine, quello che ho scoperto che funziona al meglio per me è allontanarmi dal computer per un minuto e utilizzare carta e pennarello per tenere traccia di ciò su cui sto lavorando. Annotare ciò che devo fare ogni giorno che entro nel mio ufficio stabilisce un'intenzione positiva per il giorno di ciò che spero di completare e aiuta a evitare di eludere compiti importanti, ma noiosi, che so che devono essere svolti.