Che tu sia un libero professionista, un piccolo imprenditore, un creatore di contenuti o un lavoratore autonomo, scrivere presentazioni di posta elettronica è un'abilità che devi padroneggiare. Cercare opportunità è più importante che mai alla luce della pandemia di Coronavirus e catturare l'attenzione delle persone e promuovere te stesso è una priorità assoluta. Non preoccuparti, siamo qui per darti alcuni dei migliori consigli per scrivere presentazioni via e-mail. Iniziamo!
Cosa sono le presentazioni e-mail?
Le presentazioni e-mail sono, semplicemente, comunicazioni che invii per promuovere un prodotto o per evidenziare e condividere i tuoi servizi nella speranza di ricevere affari.
Alcuni esempi di presentazioni e-mail potrebbero essere:
- Chiedere recensioni per la tua azienda/lavoro
- Promuovere un servizio o un prodotto
- Diffondere la consapevolezza della tua azienda/lavoro
- Informazioni sulle offerte di lavoro (non domande di lavoro specifiche)
- Qualsiasi presentazione o promozione che invii a un potenziale cliente o collaboratore
Scrivere ottime presentazioni e-mail:i nostri migliori suggerimenti
1. Trova un contatto
A volte, l'invio di e-mail a freddo è inevitabile. Se non riesci a trovare un amico in comune o un contatto per presentarti, allora l'e-mail a freddo lo è! In questo caso, prova a fare una presentazione prima di lanciarti in vendite o promozioni pesanti.
Se riesci a trovare un modo per essere presentato (o un'e-mail di contatto diretto), è fantastico! L'utilizzo di una persona diretta/indirizzo e-mail anziché di un indirizzo e-mail generico di tipo "info@" è sempre il modo migliore per procedere. Trovare la persona giusta ti farà sembrare più professionale, ti impedirà di essere scambiato con persone diverse e aumenterà le tue possibilità di ottenere una risposta.
2. Segui le regole
Se un'azienda o un contatto stabilisce delle linee guida, seguile! Potrebbe essere allettante cercare di aggirare le regole e scegliere un approccio diverso per distinguerti, ma questo ti farà sembrare poco professionale, egoista e ignorante. La tua richiesta sarà quasi decisamente essere ignorato e potresti essere bloccato dall'invio di presentazioni future.
Molte aziende avranno regole chiare per diversi tipi di richieste, moduli online e linee guida per la presentazione. Presta particolare attenzione a ciò che chiedono, inclusa la lunghezza, il supporto che devi utilizzare per inviare e la data di scadenza per gli invii.
3. Considera il tuo tempismo
Se stai inviando un lavoro o inviando richieste di posta elettronica a società o siti famosi, fai attenzione ai tuoi tempi. C'è una grande differenza tra l'invio di un'e-mail alle 16:00 di venerdì rispetto alle 8:00 di mercoledì. Molto probabilmente l'e-mail del venerdì non verrà aperta e potrebbe essere sepolta con altre e-mail durante il fine settimana.
Un buon consiglio è quello di puntare alle 8-10 del mattino nell'ora locale della persona a cui stai inviando un'e-mail. Evita i lunedì per non sopraffare o confonderti in tonnellate di e-mail. Statisticamente, inviare un'e-mail dal martedì al giovedì sarà la tua migliore occasione per essere visto.
4. Usa la personalizzazione
È allettante risparmiare tempo inviando la stessa e-mail a centinaia di e-mail nella speranza che alcuni si attacchino. Tuttavia, dovrebbe essere un gioco di qualità e non di quantità.
Prenditi del tempo per personalizzare l'e-mail e non trascurare l'importanza di questo passaggio. Indirizza il contatto per nome e controlla tre volte l'ortografia del suo nome. Quindi, presentati brevemente in modo caloroso e accessibile. Identifica rapidamente chi sei e cosa vuoi/cosa hai da offrire. Non esagerare o sforzarti troppo, ma se puoi in qualche modo dimostrare di conoscere l'azienda/contatto e di aver fatto le tue ricerche, farà molto.
5. Fai le tue ricerche
Dimostrare di avere conoscenza della persona o del luogo a cui ti stai proponendo è un altro passo importante. Assicurati di lanciare in un posto che si trova nell'area giusta. Se sei un artista che chiede recensioni musicali per una canzone popolare, ad esempio... non inviare un'email a un recensore che si occupa solo di musica elettronica.
Menzionare qualcosa che hanno precedentemente pubblicato/alcuni dei loro lavori e ricollegarlo a ciò che hai da offrire è un ottimo modo per dimostrare che hai svolto la tua ricerca. Non limitarti a presentare alla cieca:fai le tue ricerche e crea un elenco dei più rilevanti a cui inviare una presentazione via email.
7. Vendi te stesso
Stai (nella maggior parte dei casi) essenzialmente ti avvicini ciecamente a qualcuno e cerchi di offrirgli qualcosa che non ha chiesto. Pertanto, devi dimostrare che ciò che hai da dire/offrire ha valore ed è qualcosa che ne trarrà vantaggio.
In primo luogo, qual è un problema che stai risolvendo o una domanda a cui stai rispondendo per questa persona? Cosa vendi esattamente:te stesso come persona, le tue intuizioni, le tue capacità o un prodotto/servizio? Forse una combinazione? È importante definirlo in anticipo in modo da poter essere chiaro, diretto e persuasivo.
Se il tuo servizio/attività/abilità ha qualcosa rispetto ai tuoi concorrenti, evidenzialo brevemente. Cosa ti rende diverso e perché questa persona dovrebbe sceglierti? Ricorda di mantenerlo conciso e cerca di non divagare!
8. Estetica email
La maggior parte delle aziende o dei contatti riceverà molte presentazioni e-mail e vorrà essere in grado di riconoscere immediatamente ciò che stai chiedendo. Pertanto, anche il layout e l'estetica digitale della tua email fanno la differenza.
Assicurati che sia ben distanziato, con abbastanza interruzioni di paragrafo, facile da leggere, grammaticalmente corretto e che i diversi paragrafi siano a tema e non frenetici/tornano a pensieri precedenti ogni due secondi. Cerca di mantenere l'email il più breve possibile per mantenere l'attenzione del lettore, ma con abbastanza informazioni e calore che la persona si prenderà il tempo di interagire con te.
9. Informazioni importanti da includere
Non dimenticare di includere tutte le informazioni pertinenti che devono conoscere, come ad esempio:
- Sfondo / chi sei
- Quello che offri più la tua idea e i tuoi valori
- Vantaggi di lavorare con te stesso rispetto alla concorrenza
- Tempi di consegna (per liberi professionisti)
- La tua commissione/costo (se applicabile in questo momento, in molti casi può attendere fino a tardi)
- Un campione del tuo lavoro (magari un collegamento ipertestuale di una parola all'indirizzo web/documento per evitare di sembrare troppo spam)
- Ricontrolla di aver trattato cosa, perché, quando, come e chi.
10. Non dimenticare di continuare
Solo perché non hai ricevuto risposta, non significa che sei stato rifiutato. A volte le e-mail passano inosservate o le persone dimenticano di rispondere anche se sono veramente interessate. A volte le persone hanno bisogno di un po' di respiro e poi di una richiesta per mettersi in contatto. Pertanto, è importante inviare un'e-mail di follow-up.
Non inseguire immediatamente, ma non lasciarlo così a lungo da essenzialmente rilanciare di nuovo. Ovunque tra una settimana e 10 giorni è la quantità di tempo migliore per aspettare e, ancora una volta, mantenere il tuo follow-up amichevole, conciso e inviato a un'ora premurosa.