La videoconferenza è diventata la norma per le riunioni professionali in tutto il mondo. Secondo gli esperti, è probabile che circa il 90% delle aziende del Nord America spenderà di più per le videoconferenze nel prossimo anno.
Sfortunatamente, molte persone commettono errori e si comportano in modo non professionale durante una videoconferenza.
Sebbene sia positivo disporre dei migliori strumenti di comunicazione per il tuo team in videoconferenza, sapere come comportarti durante la riunione è fondamentale.
La necessità di un comportamento corretto ha portato allo sviluppo di regole su come i partecipanti dovrebbero agire durante la videoconferenza. Molti esperti ritengono che non dovremmo sacrificare la professionalità a causa della natura causale di una videoconferenza.
Di seguito sono riportate 8 regole vitali considerate un comportamento di galateo standard per coloro che partecipano alle videoconferenze.
1. Preparati
A differenza di quanto molti pensano, è necessario prepararsi per le videoconferenze proprio come per le riunioni di lavoro fisiche.
Alcuni modi per pianificare la videoconferenza includono:
- Conosci l'agenda.
Gli organizzatori ei partecipanti di una videoconferenza non dovrebbero essere all'oscuro dello scopo della riunione. Un'agenda creerà uno schema chiaro e aiuterà i partecipanti a trattare gli argomenti di discussione entro il tempo assegnato.
- Prepara la tua attrezzatura e i tuoi strumenti.
Avere l'attrezzatura e gli strumenti giusti è il modo migliore per ottenere il massimo dalle videoconferenze. L'attrezzatura e gli strumenti per la tua videoconferenza includono sia hardware che software.
Senza l'attrezzatura e gli strumenti giusti, sarà difficile ottenere, inviare o condividere informazioni durante la videoconferenza.
Alcuni strumenti importanti per le videoconferenze includono:
- Accesso a Internet.
- App software video.
- Webcam.
- Microfono.
2. Non essere in ritardo
Il tempo è una risorsa scarsa e alla maggior parte delle persone non piace che il loro tempo venga sprecato. Una caratteristica delle videoconferenze è che possono partecipare persone provenienti da fusi orari diversi. Non rispettare il tempo è un modo per smorzare il morale dei partecipanti alla riunione.
In uno studio, il 67% dei dipendenti ha affermato che la metà delle riunioni a cui partecipano non ha valore, principalmente a causa degli orari di inizio tardivi di tali riunioni. Le videoconferenze, quindi, dovrebbero iniziare in tempo poiché i ritardi possono portare alla perdita di interesse.
Essere in ritardo alle riunioni di lavoro può anche danneggiare la tua reputazione e farti vedere dalle persone come poco professionale e inaffidabile. Alcuni modi per evitare di arrivare in ritardo alle videoconferenze includono:
- Impostazione della sveglia.
- Accesso anticipato.
- Riprogramma la riunione se sei l'organizzatore.
- Se per qualsiasi motivo sei in ritardo, scusati.
3. Eseguire un test di esecuzione
Molte cose possono andare storte durante le videoconferenze. L'esecuzione di un test è un buon modo per prevenire problemi durante la riunione. È sempre una buona idea assicurarsi che l'hardware e il software funzionino correttamente prima dell'inizio della riunione. L'invio di e-mail con la tua firma e-mail aziendale aiuta ad aumentare la credibilità e fa sì che il tuo oratore ti richiami facilmente
Alcuni test che puoi eseguire includono:
- Controllo che la tua fotocamera sia all'altezza degli occhi.
- Verifica la tua connessione a Internet.
- Prova i tuoi altoparlanti.
- Controlla il tuo microfono.
4. Assicurati di avere uno sfondo adeguato
Molte persone non si rendono conto che l'area di sfondo durante una videoconferenza rivela molto di più sulla tua personalità. Uno sfondo trasandato e disordinato non trasmette una buona impressione agli altri partecipanti alla videoconferenza.
Fortunatamente per coloro che non riescono a trovare una buona area di sfondo nella loro casa, ora ci sono app come Wave.video con modelli di sfondo zoom video modificabili gratuiti. Queste app possono aiutarti a trasformare il tuo spazio in uno splendido sfondo virtuale.
Altri modi per creare un buon sfondo sono:
- Scegli lo spazio meglio organizzato.
- Illumina lo sfondo.
- Usa le decorazioni.
5. Vestirsi correttamente
Una ricerca pubblicata sul Journal of Family and Consumer Sciences ha concluso che le persone che si vestono correttamente sono percepite in modo più positivo rispetto a quelle che non lo fanno.
Vestirsi in modo improprio è un grosso problema per gli organizzatori di videoconferenze. Per evitare imbarazzo, i partecipanti devono essere consapevoli di non indossare abiti che non indosserebbero a una conferenza fisica.
Sebbene ci siano molti vantaggi nel lavorare da casa, vestirsi in modo improprio durante le videoconferenze è diventato uno dei suoi aspetti negativi.
Alcune cose che dovresti evitare includono:
- Indossare pantaloncini sotto la tuta.
- Inserendo trasparente.
- Indossando pigiami e camicie da notte.
- Applicare un trucco pesante.
6. Evita un ambiente rumoroso
La qualità audio di una videoconferenza può rendere o rovinare l'intero esercizio. Per coinvolgere efficacemente i partecipanti a una videoconferenza, la qualità dell'audio deve essere nitida e chiara.
Una cosa che può influire sulla qualità audio di una videoconferenza è uno sfondo rumoroso. Un partecipante che partecipa a una videoconferenza da un ambiente rumoroso può creare fastidio agli altri. Il rumore di fondo dell'ambiente circostante può distrarre te e gli altri partecipanti.
Non tutti hanno il lusso di una camera insonorizzata. Ci sono, tuttavia, un paio di cose che puoi fare per migliorare la qualità audio di una videoconferenza.
Di seguito sono riportati alcuni modi per ridurre il rumore di fondo durante una videoconferenza:
- Stai lontano dalle fonti di rumore:identifica ed evita le fonti di rumore intorno a te. Per chi è all'interno di una casa, elettrodomestici come televisori, ventilatori e condizionatori d'aria dovrebbero essere spenti.
- Utilizzare un auricolare:l'utilizzo di un auricolare è un modo efficace per amplificare la voce e disattivare il rumore di fondo.
- Disegna persiane e finestre:chiudere le finestre e tirare le tende e le persiane è un altro modo per ridurre il rumore in una stanza.
- Evita le stanze vuote:è una conoscenza elementare che riecheggia in una stanza vuota. Gli echi sono dovuti alle onde sonore che rimbalzano sulle pareti dure della stanza. Per evitare di avere uno sfondo echeggiante:
- Soggiorna in una stanza arredata.
- Copri il pavimento con tappeti e moquette.
- Appendere le tende in tessuto.
- Installa scaffali.
- Metti vasi di fiori e piante.
7. Evita le distrazioni
Uno svantaggio delle videoconferenze è che ci si può distrarre facilmente. Infatti, l'88% dei lavoratori ammette regolarmente il multitasking.
Evitare le fonti di distrazione è la chiave per avere una buona esperienza di videoconferenza. Partecipare alle videoconferenze da casa, dal veicolo o da qualsiasi altro luogo può causare molte distrazioni.
Per quelli in casa, i bambini e gli altri membri della famiglia possono essere un'enorme fonte di distrazione. Per gli altri che partecipano alla conferenza dall'esterno delle loro case, il traffico e altri movimenti circostanti sono fonte di distrazione.
Per evitare distrazioni:
- Non multitasking.
- Non stare in un luogo affollato.
- Evita di sederti davanti a uno specchio.
8. Parla chiaramente
Parlare chiaramente è un elemento importante delle videoconferenze. Dovresti parlare per consentire agli altri partecipanti di cogliere ogni parola che pronunci.
Alcuni dei modi migliori per proiettare chiaramente la tua voce durante le videoconferenze includono:
- Utilizza un microfono esterno — I microfoni integrati sui nostri laptop non producono suoni di qualità in modo efficace durante le videoconferenze. L'uso di un microfono esterno è un modo per migliorare le videochiamate.
- Stai vicino al microfono — Stare vicino al microfono ti aiuterà a proiettare la tua voce in modo più chiaro ed eliminare i rumori di sottofondo.
- Conserva la tua larghezza di banda Internet — Maggiore è la larghezza di banda del tuo sistema, migliore sarà la qualità della tua connessione audio. Il modo migliore per risparmiare larghezza di banda è chiudere i programmi che non stai utilizzando sul tuo computer.
Conclusione
La videoconferenza è arrivata per restare. È diventato un modo popolare per i professionisti di comunicare tra loro. L'aumento delle videoconferenze da parte di molte organizzazioni ha portato alla ribalta la necessità di adottare un insieme standard di comportamenti da parte dei partecipanti.
Le linee guida delineate in questo articolo sono alcune delle regole vitali da ricordare durante una videoconferenza in modo che le persone non mettano in dubbio la tua professionalità.
Informazioni sull'a autore: Andreyana Kulina è una specialista di marketing digitale presso Brosix, specializzata in strategie di marketing e divulgazione dei contenuti. Oltre alla sua passione per il marketing digitale, le piacciono le escursioni e la mountain bike. Connettiti con lei su LinkedIn.