* Esperto con processi contabili: Hanno visto il buono, il cattivo e il brutto fattura.
* Pratico, non solo teorico: Queste sono soluzioni del mondo reale, non consulenza per libri di testo.
* tono leggermente cinico (ma utile): Hanno imparato una cosa o due sulla natura umana nel mondo degli affari.
* Concentrati sulla prevenzione e sulla comunicazione chiara: Perché evitare i problemi è sempre meglio che risolverli.
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Verrà pagato:sette consigli su come gestire i problemi di fatturazione della fotografia da un impiegato di contabilità riformato
Va bene, ascolta, fotografi! Ero un impiegato di contabilità, profondo al ginocchio nelle fatture. Ho visto tutto:fatture mancanti, addebiti contestati, clienti comodamente "dimenticando" che hanno approvato quell'ora in più di riprese ... lo chiami. Fidati di me, essere pagato non è solo quello di scattare foto straordinarie; Si tratta di gestire una nave stretta. Quindi, abbandona il trope artista affamato e otteniamo un po 'di soldi nel tuo conto bancario. Ecco sette suggerimenti che vorrei * ogni * fotografo sapeva:
1. La regola "la prevenzione è più economica della terapia" (a.k.a. usa contratti, persone!)
* Il problema: Gli accordi vaghi sono un terreno fertile per i disaccordi. "I * pensavo * che il prezzo includesse il montaggio ..." è una linea classica.
* La correzione: Contratti, contratti, contratti! Sillabare. Qualunque cosa. Fuori. Ambito di lavoro, risultati, diritti di utilizzo, programma di pagamento, politiche di cancellazione:l'intero shebang. Un contratto solido è il tuo scudo contro la brigata "non sapevo". Non fare affidamento su offerte di stretta di mano o e -mail vaghe. Ottienilo per iscritto e firmato! (Suggerimento professionale:chiedi a un avvocato di rivedere il tuo contratto standard. È un investimento.)
2. Fattura come vuoi dire (a.k.a. chiarezza è re)
* Il problema: Una fattura scarsamente formattata o confusa urla "non professionale". I clienti ritardano il pagamento perché "non riescono a capirlo". (Traduzione:sperano che dimentichi.)
* La correzione:
* Modello professionale: Usa un modello chiaro e facile da leggere. Includi il logo, le informazioni di contatto, le informazioni del cliente, il numero di fattura, la data e una suddivisione dettagliata degli addebiti.
* Itemiti tutto: Non dire solo "Servizi fotografici - $ X". Rompilo:"Commissione di tiro - $ y", editing - $ z, "" Spese di viaggio - $ a "ecc.
* Data di scadenza - Rendilo ovvio: Evidenzia la data di scadenza del pagamento. Prendi in considerazione l'aggiunta di sanzioni in ritardo per incentivare i pagamenti tempestivi.
* Opzioni di pagamento: Elenca tutti i metodi di pagamento accettati (bonifico bancario, carta di credito, paypal, ecc.). Rendi il più semplice possibile per loro di pagarti.
* Quantità: Elenca la quantità di immagini, ore, ecc.
3. La "spinta, spinta, sai cosa intendo?" Approccio (a.k.a. follow -up, diplomaticamente)
* Il problema: I clienti si occupano, le fatture si perdono nelle caselle di posta. A volte è un delicato promemoria tutto ciò che serve.
* La correzione:
* Promemoria automatizzata: Utilizzare il software di fatturazione che invia promemoria di pagamenti automatici alcuni giorni prima e dopo la data di scadenza.
* follow-up personalizzati: Se i promemoria automatizzati non funzionano, inviare un'e -mail educata e personalizzata. "Sto solo controllando la fattura #123. Fammi sapere se hai domande." Mantienilo amichevole, non accusatorio.
* Mantieni i record: Documenta tutte le comunicazioni (e -mail, telefonate) per quanto riguarda la fattura. Questo può essere prezioso se le cose si intensificano.
4. La strategia di prevenzione "Little White Lie" (A.K.A. Ottieni approvazioni per iscritto)
* Il problema: "Non ho mai approvato quell'ora in più" o "Non mi rendevo conto che la dimensione della stampa fosse così costosa."
* La correzione: Prima di procedere con qualsiasi lavoro al di fuori dell'ambito originale, ottenere l'approvazione scritta (la posta elettronica va bene) dal cliente. Citare il costo aggiuntivo e indicare esplicitamente ciò a cui sono d'accordo. "Secondo la nostra conversazione, l'aggiunta di un'ora di tiro costerà un ulteriore $ x. Conferma la tua approvazione." Cya (copriti il culo!).
5. Il "Tango di negoziazione" (a.k.a. sa quando piegarsi, ma non rompere)
* Il problema: A volte i clienti hanno davvero problemi di flusso di cassa o non sono soddisfatti del prodotto finale.
* La correzione: Sii disposto a negoziare, *entro il motivo *. Forse offrire un piccolo sconto o un piano di pagamento. Ma conosci il tuo valore. Se il cliente è irragionevole o si rifiuta di pagare per un lavoro legittimo, preparati a sopportare la tua posizione. Documenta tutto.
6. La tattica "quando la gentilezza fallisce" (a.k.a. il protocollo di escalation)
* Il problema: Hai provato tutto e il cliente ti sta ancora ignorando.
* La correzione:
* Invia una lettera di richiesta finale: Dichiarare chiaramente l'importo dovuto, la data di scadenza originale e una scadenza finale per il pagamento. Menziona che se il pagamento non viene ricevuto, prenderà in considerazione ulteriori azioni.
* Considera un'agenzia di raccolta: Prenderanno un taglio, ma sono molto più persistenti (e legalmente esperti) di te.
* Small Claims Court: Come ultima risorsa. Può richiedere molto tempo, ma può anche essere efficace. Pesare il costo e lo sforzo contro l'importo dovuto.
7. Il mantra "Impara dai tuoi errori" (A.K.A. Regola e migliora)
* Il problema: Continui a correre negli stessi problemi di fatturazione.
* La correzione: Analizza i tuoi problemi passati. I tuoi contratti non sono chiari? Non stai seguendo prontamente? Regola i tuoi processi per prevenire futuri mal di testa. Essere pagati fa parte della gestione di un'attività di fotografia di successo e, come qualsiasi abilità, ci vuole pratica e raffinatezza.
Quindi, eccolo. Segui questi suggerimenti e trascorrerai meno tempo a inseguire pagamenti e più tempo dietro l'obiettivo. E ricorda, un po 'di sforzo anticipato può farti risparmiare molta frustrazione (e denaro!) Lungo la strada. Ora vai a essere pagato!