È piuttosto ben- fatto noto che la gestione della stampa è un grande affare in questi giorni. Uno dei principali problemi affrontati dalle aziende di ogni forma e dimensione è che i loro dipendenti semplicemente non hanno le competenze o le conoscenze necessarie per prendere le giuste decisioni di acquisto per quanto riguarda le stampanti.
Ricordo un'azienda per la quale ho lavorato molti anni fa utilizzando stampanti a getto d'inchiostro piccole e inefficienti in un ufficio di 20 persone! I miei colleghi dell'epoca si lamentavano spesso di dover cambiare le cartucce d'inchiostro e di aspettare a lungo il completamento di lavori di stampa di grandi dimensioni.
Quando ho chiesto al mio capo perché stessimo usando queste stampanti a getto d'inchiostro, il motivo che mi ha dato è stato perché "l'acquirente dell'azienda le ha viste in offerta speciale nel suo negozio di computer locale"! Ancora oggi, non riesco ancora a capire cosa abbia spinto l'acquirente ad acquistare queste stampanti economiche senza fare alcuna ricerca sulle esigenze di stampa delle persone che le avrebbero effettivamente utilizzate.
Ironia della sorte, nel suo ufficio aveva una stampante laser abbastanza decente che era più che in grado di gestire grandi volumi di lavori di stampa, ma la usava solo due volte al mese! Per quanto divertente possa sembrare questa piccola storia, temo di dire che è solo uno dei tanti esempi di come le aziende abbiano pratiche di stampa inefficienti (e spesso costose).
L'importanza della gestione della stampa
Il tema della gestione della stampa è molto importante sul posto di lavoro. Le stampanti rappresentano una grossa fetta della spesa IT di un'azienda ogni anno e non mi riferisco solo al costo di acquisto o noleggio delle stampanti!
I materiali di consumo per stampanti come cartucce, toner, tamburi e carta rappresentano un'ampia percentuale dei costi di stampa e questa è un'area in cui molte aziende commettono errori. È sempre facile acquistare una stampante economica, ma generalmente uno dei motivi per cui sono così economiche è perché i materiali di consumo costano una piccola fortuna.
Una società di gestione della stampa sarà in grado di collaborare con te per identificare in che modo la tua azienda può mantenere bassi i costi di stampa e i modi in cui lo fanno sono i seguenti:
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Conoscenza:nessuno conosce il mercato delle stampanti meglio di qualcuno specializzato in esso, quindi le società di gestione della stampa possono dirti di che tipo di stampanti hai bisogno per le tue esigenze. Ad esempio, potresti aver bisogno di una stampante a colori A3 se stampi molte fotografie di alta qualità o documenti tecnici a colori su larga scala;
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Competenza:le società di gestione della stampa sono lì per consigliarti su ciò di cui hai bisogno, piuttosto che su ciò che desideri. Potrebbe essere fantastico avere una costosa stampante laser a colori nel tuo ufficio, ma se non stampi mai nulla a colori, è uno spreco di denaro;
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Supporto:il problema con i dipendenti che hanno poca o nessuna esperienza con il mercato delle stampanti o come mantenere una stampante è che potresti letteralmente finire da solo! Le società di gestione della stampa ti offrono il supporto di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno.