C'è una piccola ma acuta fitta di terrore che incontravo.
Quando il mondo è andato a lavorare da casa, è solo peggiorato. Immagino che anche la maggior parte degli impiegati lo abbia sentito.
Una scossa ricorrente e frustrante di "Oh no, sarà noioso" arrivava ogni volta che ero immerso in un compito e mi rendevo conto che era necessario l'aiuto o il feedback di un collega.
Il problema era che mentre ero immerso nel compito e in tutto il suo contesto, altri no.
Almeno non completamente.
E così sentivo immediatamente una scarica di ansia o stress mentre consideravo il tempo e lo sforzo necessari per spiegare tutto in un'e-mail, su Slack o anche durante una chiamata.
Solo per avere una risposta semplice e continuare a lavorare con il mio lavoro.
Questo finché non ho scoperto la pomata. Il balsamo curativo che ti consente di condividere rapidamente il contesto, evitare la necessità di pianificare una riunione o una videochiamata ed eliminare la digitazione in eccesso e le spiegazioni testuali.
La grande soluzione è lo screencasting, il semplice processo di registrazione di un breve video e condivisione con i colleghi. È il modo ideale per comunicare idee, contesto, conoscenza e quasi ogni altro tipo di informazione.
Ora, quando incontro quello stress, registro semplicemente un breve video con Snagit, che è quasi sempre più facile che scrivere le cose.
Gli elementi visivi in una registrazione dello schermo combinati con la narrazione forniscono tutto il contesto e sono in grado di ottenere una risposta in molto meno tempo rispetto a se utilizzassi solo il testo.
Ma lo screencasting fa molto di più che alleviare i momenti di frustrazione minore. È una pratica ideale per risolvere o migliorare altri elementi del lavoro.
Ecco altri sette modi in cui puoi utilizzare lo screencasting per lavorare più velocemente e con maggiore efficienza.
1. Pianifica ed esegui il lavoro
Lavoro sul sito Web di TechSmith. Come ogni sito Web, ha numerose pagine composte da frammenti di contenuto, immagini, video e altri elementi. Ha spesso bisogno di modifiche o aggiornamenti per riflettere l'andamento della nostra attività e dei nostri prodotti.
La sfida è che quando un elemento specifico ha bisogno di un aggiornamento, emergono una serie di domande.
“Dov'è questo contenuto sul sito web?” "Come deve cambiare?" "È in più posti?"
Rispondere a queste domande via e-mail è un po' come cercare di descrivere un elemento specifico di un'immagine a qualcuno in piedi dall'altra parte di una tenda. Devi essere estremamente specifico con quello che dici.
Invece, realizziamo video che spiegano cosa deve essere fatto. Quindi, quel video può essere condiviso per assicurarsi che tutti siano d'accordo con il piano. Il video rende evidente cosa, dove e perché del nostro lavoro.
Se, come noi, utilizzi un software di project management come Asana o Trello, il link al video può essere posto sull'attività che rappresenta l'opera.
Ora, quando qualcuno avvia l'attività, avrà le informazioni necessarie per iniziare subito. E nessuno ha dovuto scrivere tutto.
2. Registra chiamate e riunioni
Le riunioni video ora sono uno stile di vita.
Non importa se utilizzi Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom o un'altra piattaforma per condurre riunioni video, sono stati essenzialmente l'unico modo per i colleghi (e, al di fuori del lavoro, amici e familiari) di riunirsi, collaborare e discutere.
Sebbene le circostanze non siano ideali, è emersa una grande opportunità. Quando ogni riunione si basa sulla tecnologia, ogni riunione è facile da registrare e archiviare. Convenientemente, la maggior parte dei servizi di videochiamata ha funzionalità di registrazione integrate oppure puoi utilizzare un software di registrazione dello schermo come Camtasia.
Le riunioni registrate rendono facile fare riferimento a ciò che è stato discusso. Meglio ancora, se qualcuno ha perso la riunione, può recuperare il ritardo guardando la registrazione.
Anche una riunione registrata è fantastica, perché puoi utilizzare un editor video come Camtasia per rimuovere alcune delle chiacchiere inattive all'inizio o alla fine. L'hosting su un servizio come TechSmith Knowmia consente agli spettatori di porre domande, quindi la discussione non deve terminare con la riunione e i non partecipanti possono esprimere i propri pensieri.
3. Ricerca clienti e prodotti
Questo suggerimento si basa sull'ultimo, tranne per il fatto che ora sto suggerendo, con l'autorizzazione adeguata, di registrare le chiamate con i clienti. Di solito si tratta di chiamate a prodotti o strategie di marketing.
Le informazioni condivise in queste chiamate sono inestimabili. Ascoltare le parole esatte e i toni di voce che le persone usano quando discutono della loro esperienza con il tuo prodotto o servizio è uno dei modi migliori con cui tutti in un'azienda possono comprendere i clienti che servono.
In TechSmith, spesso modifichiamo queste registrazioni per condividere feedback particolarmente utili e illuminanti dai nostri clienti.
Proprio come ho suggerito sopra, puoi registrare queste chiamate, modificarle fino alle parti utili e quindi condividerle con altri.
4. Video di formazione rapida
La vita dell'impiegato di oggi è essenzialmente una sfida di diverse tecnologie.
Saliamo da questa dashboard di dati a quella o da un prodotto SaaS a un altro.
Mentre navighiamo nel panorama tecnologico, inevitabilmente incontriamo un processo che non conosciamo. Oppure, altrettanto probabilmente, qualcuno ha bisogno che tu gli mostri come fare qualcosa.
Glielo spieghi e vai avanti. Poi qualcun altro fa la stessa domanda. E tu glielo spieghi. E poi qualcun altro... finché l'intera giornata non viene spesa a mostrare alle persone come fare le cose e non avere mai l'opportunità di concentrarsi o completare il proprio lavoro.
Lo screencasting è la tua via d'uscita da questo ciclo devastante.
Registra uno o due video veloci per i processi comuni di cui le persone chiedono. Potrebbe essere come estrarre rapporti particolari. O come impostare una dashboard.
Una volta che hai il video, ospitalo su qualcosa come Screencast.com e invia il link ogni volta che qualcuno lo chiede. Meglio ancora, potresti creare una semplice base di conoscenza che risponda a una serie di domande comuni.
Il risparmio di tempo qui aumenta:man mano che altri diventeranno esperti, condivideranno le tue risorse e tutti saliranno di livello.
5. Demo di prodotti per le vendite e l'esperienza del cliente
Il video è utile durante tutto il ciclo di vendita. Ti consente di essere affabile e di coltivare relazioni in un modo in cui l'e-mail da sola non lo fa, ma senza la necessità di pianificare videochiamate di persona o dal vivo.
All'inizio di un coinvolgimento del cliente, è ottimo per dare ai potenziali clienti uno sguardo al tuo prodotto in azione e per dimostrare alcune delle sue capacità più potenti.
Con l'avanzare della conversazione, i video possono essere più specifici, persino personalizzati. Molti venditori e professionisti CX creano video dimostrativi di prodotto per account individuali, che collegano funzionalità specifiche al modo in cui un cliente può utilizzarle.
6. Conserva le conoscenze organizzative
Quando le persone lasciano le aziende per nuove opportunità o per andare in pensione, può creare un vuoto di conoscenza.
I dipendenti a lungo termine di solito diventano esperti in determinati compiti, procedure ed elementi dell'azienda. È fondamentale trovare modi per conservare le loro conoscenze e mantenere la continuità organizzativa e aziendale.
Screencasting è un modo ideale per farlo.
Cerca di rendere pratica tra dipendenti esperti la registrazione di video delle procedure e dei processi che gli altri devono comprendere. Se gli esperti acquisiscono i loro flussi di lavoro, ti assicuri che le best practice e le informazioni importanti non vadano perse.
7. Entra a far parte dei nuovi dipendenti
Se stai registrando conoscenze e processi importanti, probabilmente stai costruendo una libreria di risorse ideale per l'inserimento di nuovi dipendenti. In sostanza, prendere le conoscenze che hanno richiesto anni per acquisire e renderle disponibili ai dipendenti all'inizio del loro incarico.
Compila i video creati da esperti (come nel suggerimento n. 5) in una risorsa "Inizia" per nuovi assunti e tirocinanti. Oppure, riunisci un gruppo di esperti per fare un brainstorming sulle cose più importanti che un nuovo dipendente dovrebbe sapere all'inizio della tua organizzazione. Quindi, crea una serie di video che costituiscono un "curriculum" iniziale.
Se stai cercando ispirazione, guarda come Virgin Media utilizza i video per conservare le conoscenze nella propria azienda.
Tieni gli occhi aperti per ulteriori opportunità di screencasting
Ogni settore, azienda, organizzazione e ruolo ha i suoi processi ed elementi unici. E il video può probabilmente aiutare ad alleviare i punti critici o rendere il lavoro più efficiente in qualche modo per tutti loro.
Quindi tieni gli occhi aperti, perché probabilmente troverai il modo di adattare ciò che ho suggerito e probabilmente una serie di nuove idee.
Più risorse di screencasting
- La guida definitiva:cos'è lo screencasting e perché usarlo?
- Come creare uno screencast in 5 semplici passaggi
- Come registrare il video in streaming live perfetto
- Come realizzare un video dimostrativo del prodotto (modello gratuito)
- Come trasformare la tua comunicazione remota con immagini e video